Dział HR jest jedną z najbardziej rozbudowanych komórek w wielu organizacjach. Odpowiada jednocześnie za kilka obszarów, które wymagają zaawansowanej komunikacji, wypracowanej strategii oraz zarządzania licznymi informacjami. Co i jak może pomóc usprawnić pracę HR-owców, która będzie źródłem optymalizacji działania w całej naszej organizacji? Jakie funkcje powinny zawierać wykorzystywane narzędzia HRM?
Zawartość artykułu
1. System ATS
Ponad 20 stron praktycznej wiedzy i wskazówek!
Pobierz przewodnik „Jak wybrać i wdrożyć system ATS?”
Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy system ATS?
Projekty rekrutacyjne to często złożone przedsięwzięcia angażujące wiele osób po stronie organizacji, jak i licznych kandydatów. Nietrudno tu o pomyłkę lub niemiłe doświadczenia w obszarze candidate experience spowodowane np. kilkukrotnym zaproszeniem kandydata na rozmowę lub brakiem informacji zwrotnej dotyczącej statusu rekrutacji. Sytuacji nie ułatwia czasochłonne gromadzenie, przeglądanie i zarządzanie setkami dokumentów aplikacyjnych, takich jak CV, listy motywacyjne, portfolia kandydatów. Pomocą w pracy wielu rekruterów jest system ATS (applicant tracking system), który stanowi źródło wiedzy o potrzebach i postępach rekrutacyjnych, a także kandydatach. Usprawnia przetwarzanie informacji gromadzonych w projektach rekrutacyjnych, czyniąc je czytelnymi i dostępnymi. Automatycznie generowane raporty obrazują zainteresowanym postępy w rekrutacji i pomagają podjąć decyzje optymalizujące cały proces. Co ważne, ATS pozwala również na skuteczną i sprawną komunikację z menedżerami zaangażowanymi w rekrutacje.
2. Przeprowadzanie ocen okresowych i kompetencji
Złożoność tradycyjnego procesu oceny i konieczność zaangażowania wielu jednostek jest najczęstszą barierą dla wykonania oceny. Czas, jaki muszą przeznaczyć HR-owcy na przygotowanie modelu oceny wraz z formularzami i zebraniem informacji zwrotnej, może być demotywujący. Błędy w rocesie ewaluacji lub rezygnacja z niej uderzają przede wszystkim w pracowników. Nie mając jasno wyznaczonych celów i konstruktywnego feedbacku, możemy narazić się na brak realizacji zadań, a tym samym nieosiąganie celów biznesowych organizacji. Głównym zadaniem funkcjonalności systemu HRM do oceny okresowej jest zminimalizowanie czasu, jaki trzeba poświęcić na przeprowadzenie procesu. Dobre narzędzie wspiera udzielanie informacji zwrotnej, zachęcając pracowników i menedżerów do systematyczności.
3. Zarządzanie szkoleniami
O konieczności organizowania szkoleń, zwiększających poziom kompetencji pracowników, wszyscy są przekonani. Mało kto jednak zdaje sobie sprawę z trudności zarządzania tym procesem. Schody zaczynają się już w momencie definiowania rzeczywistych potrzeb szkoleniowych lub rozwojowych w organizacji. Kolejnym zmaganiem jest dostosowanie się do ustalonego wcześniej budżetu, troszcząc się jednocześnie o najwyższą efektywność.
Receptą na problematyczne aspekty związane z procesem powinno być narzędzie, które samodzielnie wskaże obszary wymagające poprawy. Niezbędna również jest pomoc w kwestii budżetowania, która umożliwi monitorowanie wydatków i mierzenie rzeczywistego zwrotu z inwestycji. Sprawny moduł do zarządzania szkoleniami pozwoli każdemu pracownikowi rozwijać się w kierunku dążącym do największej skuteczności, czerpiąc z tego niebywałą satysfakcję.
4. Zarządzanie talentami
Talenty to największa wartość przedsiębiorstwa, która napędza cały jej mechanizm. Pielęgnowanie ich niesie za sobą ogromną odpowiedzialność. Poświęcając się procesowi zarządzania talentami, HR wkłada dużo wysiłku, by poprawnie zdiagnozować i zidentyfikować potencjał drzemiący w pracownikach. Wyzwanie pojawia się również w obszarze rozwoju, który powinien być starannie zaplanowany. Organizacja całego procesu jest czasochłonna, a każda pomyłka może skutkować utratą utalentowanych pracowników, którzy zapewniają organizacji przewagę konkurencyjną.
Narzędzie usprawniające zarządzanie talentami powinno umożliwiać integrację obszarów takich jak: moduł kompetencji, ocena okresowa, szkolenia. Cennym jest również automatyczne monitorowanie działań rozwojowych oraz mierzenie skuteczności.
Pielęgnowanie talentów w organizacji, przy pomocy dobrego narzędzia HRM, zaowocuje wyjątkowo kompetentnymi pracownikami, którzy stale będą zapewniać jej wzrost.
5. Zaawansowane raportowanie w HRM
Znane i powszechnie nielubiane tworzenie raportów w Excelu jest zmorą pracowników działów HR. Wiąże się to nie tylko ze żmudnym tworzeniem wykresów, lecz także z ryzykiem błędnej interpretacji. Wielość czynników i osób nim podlegających stawia przed HR-owcami szereg problemów, jak: czasochłonność, priorytetyzacja oraz wiarygodność danych. Zaawansowane raportowanie jest atrybutem każdego nowoczesnego działu HR. Rozbudowane raporty, korespondujące ze wszystkimi aspektami, związanymi z zarządzaniem zasobami ludzkimi, pozwolą na optymalizację wielu działań strategicznych oraz operacyjnych. Będą również skutkowały podejmowaniem właściwych decyzji dotyczących poszczególnych jednostek, jak i całej organizacji. Korzystanie z narzędzia typu system HRM, które zapewnia zaawansowane raporty, pozwoli HR skupić się na tym, co najważniejsze, czyli działaniu strategicznym.
