Adaptacja pracownika – 4 etapy wdrożenia

Adaptacja pracownika – 4 etapy wdrożenia

Onboarding to jeden z najbardziej zaniedbywanych procesów Human Resources. Bywa mylony z administrowaniem dokumentacją, która jest niezbędna w przypadku zatrudnienia nowego pracownika. Oczywiście, rutynowe działania, takie jak podpisywanie umów, wypełnianie wniosków, zapoznawanie z regulaminami i procedurami oraz przekazywanie materiałów o firmie, są koniecznością. Proces onboardingu jest jednak czymś znacznie więcej. To zarządzanie zmianą, którą jest przecież pojawienie się nowego członka zespołu w firmie. Onboarding dotyczy i służy jednak nie tylko nowo przyjętemu pracownikowi. Im łatwiej bowiem nowy pracownik zaadaptuje się w nowym środowisku pracy, tym szybciej spełni oczekiwania firmy. Onboarding przynosi więc korzyści całej organizacji. Są to zyski w postaci oszczędności czasu, energii i pieniędzy, a więc ekonomiczne. Skuteczna adaptacja pracownika wiąże się również z korzyściami wizerunkowymi. Służy bowiem budowie marki pracodawcy z wyboru, co nie tylko zmniejsza rotację kadry, ale również przyciąga nowe talenty do firmy.

Adaptacja pracownika

Podczas „onboardingu” nowy pracownik powinien otrzymać narzędzia niezbędne dla wykonywanej pracy oraz wiedzę z zakresu strategii firmy i stosowanych procedur, a także obowiązków, kompetencji, możliwości rozwoju itp. Musi również zyskać wsparcie w procesie socjalizacji w organizacji. To, jak długo i w jaki sposób wdrożenie nowego pracownika ma przebiegać, zależy jednak od specyfiki firmy i jej możliwości. Nie istnieje jeden uniwersalny model onboardingu. Dlatego też przed formalnym wdrożeniem programu onboardingu pracodawca, w oparciu o potrzeby i oczekiwania biznesu, powinien odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań, takich jak np.:

  • Kiedy ma się rozpocząć onboarding?
  • Jak długo ma trwać adaptacja pracownika?
  • Jakie wrażenia z pierwszego dnia w miejscu pracy powinien wynieść pracownik?
  • Które informacje z zakresu strategii, kultury, środowiska pracy powinien otrzymać nowy pracownik?
  • Jakie mają być punkty brzegowe?
  • Jaką rolę ma pełnić dział HR, bezpośredni przełożony, współpracownicy w procesie?
  • Kiedy i w jaki sposób mierzyć efektywność podjętych działań?

Uzyskane odpowiedzi w połączeniu z doświadczeniami innych firm oraz ogólną wiedzą dotyczącą onboardingu pozwoli na stworzenie szytego na miarę programu wdrożenia nowego pracownika.

Pierwsze wrażenie ma znaczenie nie tylko w relacjach osobistych, lecz również w życiu zawodowym.

4 etapy wdrożenia nowego pracownika

Uwzględniając ustalone cele oraz możliwości, warto ułożyć harmonogram wdrożenia i poinformować o nim nowego pracownika. Nowo zatrudnione osoby z reguły przedkładają nad tzw.”wolną amerykankę” porządek działania i jasno określone cele. Należy przestrzegać założonego planu, ale równocześnie reagować elastycznie, zależnie od tempa przyswajania wiedzy i oswajania się z firmą nowego pracownika.

Adaptacja pracownika – etapy

  • Okres poprzedzający przyjście do pracy: między rekrutacją a inauguracją

Onboarding pracownika rozpoczyna się przed jego pierwszym dniem w firmie. To okres na przygotowanie miejsca pracy oraz niezbędnych przedmiotów i narzędzi, jak np. biurko, komputer, telefon. W tym czasie należy również skonfigurować pocztę e-mail, przydzielić dostępy do firmowych platform, wydrukować wizytówki, itp., jak również zaplanować szkolenie i prawnie wymagane dokumenty. Warto informować o podjętych działaniach nowego pracownika, który poczuje się miło oczekiwaną osobą „on board” oraz doceni profesjonalizm organizacji. Można również skierować do niego list powitalny oraz zapoznać go z podstawowymi informacjami, dotyczącymi choćby struktury organizacji, współpracowników, zasad komunikacji i procedur – bezpośrednio, za pomocą poczty elektronicznej albo platformy onboardingowej. Adaptacja pracownika na tym etapie może być wspierana za pomocą wielu narzędzi, których wybór zależy od możliwości i potrzeb komunikacyjnych pracowników. Należą do nich manuale – drukowane przewodniki po firmie, lub e-booki dostępne elektronicznie, systemy e-learningowe, szkolenia wdrożeniowe i integracyjne, formalne spotkania z przełożonym.

adaptacja pracownika

Ułatwieniem w realizacji programu onboardingu są przygotowane uprzednio listy zadań do wykonania na poszczególnych etapach – check listy. Przeczytaj artykuł na blogu elevato.
  • Pierwszy dzień w pracy – pracownik na podium

To najbardziej stresujący moment dla pracownika na nowej drodze zawodowej. Pierwszy dzień należy przeznaczyć na zapoznanie nowo przyjętej osoby z miejscem pracy i z zespołem. Warto oprowadzić zatrudnionego po biurze, pokazać miejsce pracy innych pracowników, sale konferencyjne, zaplecze socjalne, toalety. Trzeba też przedstawić wszystkich członków zespołu, omawiając krótko kto, czym się zajmuje. Należy przy tym zwrócić uwagę na przyjazną atmosferę, służącą budowaniu dobrych relacji. Członkowie zespołu powinni mieć świadomość roli, jaką ma pełnić w firmie nowa osoba, by nie obawiać się utraty swoich pozycji. Warto też tak zorganizować pracę całego zespołu w dniu inauguracji, by priorytetem było dla niego spotkanie z nowo przyjętą osobą. Pierwsze dni pracy wiążą się również z uzupełnianiem niezbędnej dokumentacji i planowaniem obowiązkowych szkoleń. W tym czasie należy też pozyskać od pracownika świadectwa pracy, dyplomy ukończenia studiów, świadectwa ukończenia kursów itp.

  • Pierwsze tygodnie lub miesiące pracy – zależnie od stanowiska

W pierwszym okresie nowy pracownik powinien ściśle współpracować z przełożonym lub dedykowanym do programu onboardingu pracownikiem, pełniącym rolę tzw. „buddy”, czyli opiekunem, mentorem, przewodnikiem. Buddy ma za zadanie wdrażać nową osobę w obowiązki, firmowe zwyczaje, cele, a także monitorować jej wydajność, eliminować ewentualne błędy, wspierać, niwelować poczucie alienacji, itp. Wszystko po to, by pracownik jak najszybciej i najbardziej bezboleśnie związał się ze środowiskiem i pracodawcą. Buddy musi posiadać rozwinięte umiejętności komunikacyjne oraz wiedzę i doświadczenie w pracy w danej organizacji. Warto co pewien okres, np. po każdym tygodniu pracy czy po każdym miesiącu weryfikować osiągnięcia nowego pracownika.

  • Adaptacja pracownika – samodzielność

Po pewnym okresie nowo przyjęta osoba powinna osiągnąć pełną samodzielność i wydajność. To czas na  feedback, jak również na wytyczenie jej ścieżki rozwoju zawodowego. Musi on wskazywać elementy pozytywne i  te, które wymagają poprawy z intencją pomocy przy rozwiązywaniu problemów.

Adaptacja pracownika – bieżący monitoring pracy

Istotnym elementem onboardingu jest bieżący monitoring pracy nowej osoby. Buddy i bezpośredni przełożony powinni zachęcać ją do dzielenia się wrażeniami i wyjaśniania wątpliwości, a następnie wspomagać w rozwiązywaniu problemów. Równocześnie jednak przekazywać jej informacje zwrotne dotyczące tego, jak pracuje: po wykonaniu zleconych zadań i na koniec każdego z etapów. Dobrym rozwiązaniem jest również ankieta, za pomocą której nowy pracownik może poddać ocenie poszczególne elementy onboardingu. Bieżąca ewaluacja procesu dostarcza niezbędnych informacji, umożliwiających jego doskonalenie.

Więcej przeczytasz w artykule „Onboarding pracownika – o czym należy pamiętać” na blogu elevato.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!