Ankieta rekrutacyjna – co powinna zawierać?

Nieodłącznym elementem usprawniania rekrutacji jest jej automatyzacja. Narzędziem pozwalającym na szybką i łatwą selekcję kandydatów do pracy, które cieszą się coraz większą popularnością wśród pracodawców, są ankiety rekrutacyjne. Jak właściwie je sporządzić?

Czym jest ankieta rekrutacyjna?

To rodzaj dokumentu, który, jak wspomnieliśmy we wstępie, ma na celu przede wszystkim zautomatyzowanie procesu rekrutacji poprzez wspomaganie rekrutera w selekcji kandydatów. Może mieć formę fizyczną, drukowaną lub online, dającą znacznie lepsze efekty. Ankieta rekrutacyjna do pracy składa się z szeregu pytań zamkniętych i otwartych, pozwalających na zweryfikowanie rekruterowi kompetencji kandydatów na podstawie udzielonych odpowiedzi.

Jej wersja drukowana wymaga zaproszenia potencjalnego pracownika na spotkanie, w którego trakcie uzupełni ankietę ręcznie. Taka forma oczywiście zbiera wymagane informacje, jednak nie do końca oszczędza czas zespołu rekrutacyjnego: wszystkie odpowiedzi trzeba bowiem sprawdzać ręcznie. Internetowe ankiety rekrutacyjne mają tę zaletę, że po pierwsze umożliwiają jej wypełnienie zdalnie, wraz z nadsyłaniem CV, a więc nie wymagają od kandydata dojazdu do firmy, a po drugie pozwalają rekruterowi na generowanie raportów. Dzięki nim będzie mógł w szybki i prosty sposób porównać kompetencje wszystkich zainteresowanych ogłoszeniem o pracę. To doskonała forma selekcji, umożliwiająca zaproszenie na rozmowę wyłącznie najlepszych osób.

Kiedy powinno się stosować ankietę rekrutacyjną?

Aby ankieta w całości spełniała swoje zadanie, a więc oszczędzała czas zespołu rekrutacyjnego i kandydatów oraz umożliwiała wstępną selekcję, najlepiej zastosować ją w pierwszym etapie rekrutacji. Powinna więc ukazywać się kandydatom w momencie odpowiadania na ogłoszenie o pracę albo tuż przed wysłaniem CV, albo w tym samym oknie. Oczywiście ankieta rekrutacyjna dotyczy nowych pracowników, nie odnosi się do osób już zatrudnionych.

Jej zastosowanie doskonale sprawdza się zarówno podczas prowadzenia rekrutacji standardowej, jak i masowej. Możliwość własnego doboru pytań sprawia, że zastosowanie ankiety odpowiada na potrzeby w zasadzie każdego typu stanowiska. To też przede wszystkim idealna forma rozpoczęcia rekrutacji, która odbywa się w pełni online, a więc dotyczącej wszelkiego rodzaju firm internetowych (sklepy, księgarnie, usługi) czy zawodów zdalnych (copywriter, social media ninja, programista etc.).

Co powinna zawierać ankieta rekrutacyjna?

Przygotowując ankietę, należy mieć na szczególnej uwadze rodzaj i ilość pytań. Choć są one uzależnione od rodzaju stanowiska i typu działalności pracodawcy, a więc w przypadku każdej firmy dokumenty mogą być zupełnie inne, to mają pewne elementy wspólne. Ankiety rekrutacyjne, by przynosić najlepsze efekty zarówno pod względem raportów, jak i selekcji kandydatów, z całą pewnością powinny zawierać:

• Pytanie o sposób dowiedzenia się o ofercie pracy – ta informacja pomoże firmie ustalić, która ze ścieżek wystawiania ofert okazała się najbardziej efektywna. W przypadku kandydata „z polecenia” pozwoli także na wygodne uzyskanie danych polecającego pracownika; to przydatna opcja w przypadku występowania w firmie premiowego planu poleceń.
• Pytania zamknięte ze skalowaniem odpowiedzi – zastosowanie formy odpowiedzi w skali na przykład od 1 do 5 sprawdzi się między innymi podczas pytań o ocenę własnych kompetencji przez potencjalnego pracownika. To więc zagadnienia takie jak: „Jakie są pana/i kompetencje w zakresie obsługi komputera?”, gdzie 1 oznacza bardzo niski poziom umiejętności, a 5 doskonałą znajomość.
• Pytania dotyczące zarówno kompetencji, jak i zdolności interpersonalnych – odpowiedzi pozwolą na dokładniejszą selekcję kandydatów. Sprawdzą się na wszystkich stanowiskach wymagających wysokiej odporności na stres, doskonałej komunikatywności, łatwości w rozwiązywaniu konfliktów etc.
• Pytania dotyczące cech kandydata – wstępna weryfikacja asertywności, punktualności, dyspozycyjności, kreatywności czy samodzielności z pewnością uzupełni budujący się w oczach rekrutera obraz danego kandydata.
• Pytania o doświadczenie na danym stanowisku – warto dodatkowo wesprzeć je oceną kandydata poziomu posiadanej wiedzy z zakresu branży firmy.
• Pytanie o oczekiwania finansowe – bardzo istotny z kryteriów doboru kandydatów. Na podstawie udzielonych odpowiedzi możliwe jest zaproszenie na spotkanie wyłącznie tych osób, których oczekiwania wpisują się w możliwości firmy. Jednocześnie stają się cenną informacją o tym, jakich zarobków na danym stanowisku wymagają kandydaci.
• Możliwość swobodnej wypowiedzi – pytania otwarte, np. dotyczące wykształcenia, doświadczenia czy osobistych oczekiwań względem pracy na danym stanowisku.
• Podziękowanie za udział w ankiecie – zdecydowanie warto docenić uczestników za poświęcony czas.

Choć wskazane powyżej kryteria badania wydają się bardzo rozległe, w rzeczywistości umożliwiają stworzenie ankiety, której wypełnienie zajmie maksymalnie kilka minut. Ankiety rekrutacyjne zdecydowanie nie powinny zajmować więcej czasu, tak, by nie znużyć i odstraszyć kandydata.

O co nie pytać w ankiecie?

Należy mieć także na szczególnej uwadze te elementy, których zdecydowanie nie powinniśmy zawierać w ankiecie. To przede wszystkim pytanie potencjalnych pracowników o ich sytuację życiową. Tak, jak podczas rozmowy kwalifikacyjnej, pracodawca nie może pytać o plany związane z macierzyństwem, orientację seksualną, stan zdrowia, stan cywilny, wyznanie czy przynależność związkową.

Przygotowując się do sporządzenia dokumentu, możesz skorzystać ze wzorów ankiet rekrutacyjnych dostępnych w sieci czy prezentowanych przez inne firmy. Na ich podstawie sprawdzisz, jaka forma odpowiedzi wygląda najlepiej i przyniesie Ci oczekiwane efekty, jednocześnie satysfakcjonując pracodawcę. Zastosowanie ankiet w procesie rekrutacji z całą pewnością przynosi zauważalne i warte uwagi wyniki. Nie tylko umożliwia wstępną selekcję kandydatów, ale także pozyskanie cennych informacji na temat ich oczekiwać względem firmy czy stanowiska oraz sporządzenie statystyk związanych z poziomem zainteresowania.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!