Baza kandydatów do pracy – jak ją przygotować?

Baza kandydatów do pracy – jak ją przygotować?

Każdy doświadczony rekruter przynajmniej raz spotkał się z sytuacją, podczas której potrzebował kandydata do pracy na „tu i teraz”. Aby zaoszczędzić sobie stresu i być przygotowanym na każdą sytuację awaryjną, warto przygotować i systematycznie uzupełniać bazę kandydatów do pracy.

Dlaczego warto przygotować bazę kandydatów do pracy?

Pierwszą zaletę przygotowania bazy danych kandydatów przedstawiliśmy już we wstępie. Niejednokrotnie zdarza się nagła rotacja w firmie, wiążąca się z trudnym do wykonania zadaniem: natychmiastowego znalezienia nowego pracownika. Utworzenie bazy CV kandydatów wymaga oczywiście poświęcenia czasu na jej przygotowanie, jednak znacznie oszczędzi go w przyszłości.

Umożliwia ona stały dostęp do danych i nadesłanych wcześniej aplikacji kandydatów do pracy. Dzięki odpowiednio przygotowanej zespół rekrutacyjny odpędzi się od problemów związanych z niewielkim odzewem na wystawione ogłoszenie. Czym tak właściwie jest wspomniana baza kandydatów do pracy?

To nic innego jak zbiór nadesłanych dotychczas CV i informacji na temat potencjalnych pracowników. Mówiąc kolokwialnie, to rekrutacyjny As z rękawa możliwy do wyciągnięcia w każdej sytuacji. Mając na uwadze to, że jej autorami są sami rekruterzy, warto zastanowić się nad tym, jak przygotować bazę CV pracowników, by była jak najbardziej funkcjonalna.

Doskonale prowadzona baza pozwala nie tylko na prosty dostęp do informacji o kandydatach i CV, które zostały odłożone na kolejne poszukiwanie pracowników, ale także upraszcza cały proces rekrutacji. Znacznie łatwiej jest prowadzić komunikację z zespołem na temat kandydatów i wyników danej rekrutacji, mając dostęp do przejrzystej bazy danych. Każdy pozostawi w niej swój feedback, dzięki czemu znika konieczność wypytywania na temat każdego kandydata po kolei. Twoi koledzy z zespołu nie będą też musieli zawracać Ci głowy pytaniami o terminy kolejnych rozmów – wystarczy, że otworzą bazę.

Jak przygotować bazę kandydatów do pracy?

Sam wybór miejsca „składowania” danych jest uzależniony od wygody i potrzeb rekrutera czy pracodawcy. Możesz skorzystać z arkuszy Excela, tworząc swoją własną bazę, możesz również wykorzystać gotowe narzędzia dostępne w systemie ATS. Decydując się na jej samodzielną budowę od podstaw, koniecznie weź pod uwagę:

  • Katalogowanie CV – baza CV kandydatów musi być prosta i czytelna, tak, by odnalezienie odpowiedniej aplikacji nie graniczyło z cudem. Segreguj je według własnej wygody; datami, nazwami stanowisk.
  • Podstawowe informacje w jednym pliku – tutaj właśnie przyda się przykładowy Excel. Możesz skrupulatnie notować informacje o otrzymanych aplikacjach; imię i nazwisko, nr telefonu, adres mailowy kandydata i przede wszystkim swoje własne uwagi, o których poniżej. Pamiętaj jednak, by okres i sposób przechowywania danych był zgodny z wymogami prawnymi.
  • Opisuj kandydatów – dodawaj notatki o tym, czy brał już udział w rekrutacji i dlaczego został „przełożony” do kolejnej. Zapisuj wszystkie informacje, które przydadzą Ci się podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Skorzystanie z profesjonalnego narzędzia do tworzenia bazy kandydatów do pracy jest o tyle wygodne, że wszystkie informacje zostają skatalogowane w jednym miejscu. Zależnie od portalu, rekruter może mieć możliwość między innymi:

  • Dodawania opinii o kandydacie – zarówno Ty, jak i wszyscy inny współpracownicy możecie zostawiać swoje wrażenia po rozmowie z konkretną osobą. Notatki można najczęściej podłączyć do samego CV.
  • Śledzenia historii aplikowania – bez większego wysiłku możesz sprawdzić, czy kandydat aplikował już na stanowisko sprzedawcy, czy może miesiąc temu chciał zostać zastępcą dyrektora i, przede wszystkim, ile razy oraz z jakim skutkiem.
  • Śledzenia historii kontaktów – prostym kliknięciem rekruter może sprawdzić w bazie, ile kontaktów zostało wykonanych do kandydata w sprawie konkretnej oferty. Dzięki temu nie zaliczy „wpadki” związanej z kolejną rozmową dokładnie w tej samej sprawie.

Niezależnie od tego, czy chcesz skorzystać z narzędzia do tworzenia bazy CV pracowników, czy stworzyć ją samodzielnie, korzystaj ze wszystkich wymienionych wyżej opcji. Pozwolą one na uzyskanie czytelnej, prostej w obsłudze bazy, która znacznie przyspieszy i ułatwi cały proces rekrutacyjny.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!