Według Światowej Organizacji Zdrowia w zamkniętych pomieszczeniach spędzamy 90% naszego czasu. W biurze pracownik przebywa średnio 8 godzin dziennie. Do tych statystyk można dodać kolejne. 47% zatrudnionych (wg raportu „Szczęście w pracy Polaków”) twierdzi, że miejsce pracy ma takie same znaczenie jak wykonywane obowiązki. Dla 78% millenialsów (How Millennials live, work and play) jakość i warunki miejsca pracy są ważne. 69% z nich zamieniłoby inne profity na lepszą przestrzeń biurową. Dobrze zaprojektowane biuro ma wpływ na jakość współpracy i komunikacji oraz samopoczucie pracowników. Przekłada się to na ich efektywność, a więc konkretne korzyści dla firmy. Równocześnie nowoczesne, atrakcyjne, inspirujące biuro jest dobrą wizytówką pracodawcy, mogącą przyciągnąć i zatrzymać najlepszych pracowników.
Zawartość artykułu
Biuro – przestrzeń przyjazna
Ponad 20 stron praktycznej wiedzy i wskazówek!
Pobierz przewodnik „Jak wybrać i wdrożyć system ATS?”
Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy system ATS?
Sytuacja na rynku pracy, na którym koegzystują przedstawiciele różnych pokoleń, oraz nowa filozofia pracy wynikająca ze zmian technologicznych i społecznych stawiają przed firmami wyzwania związane z reorganizacją przestrzeni biurowej. Ma ona służyć komfortowi pracowników oraz pobudzającym interakcjom między nimi. W efekcie – zwiększeniu wydajności i innowacyjności, jak też sprzyjać zmniejszeniu rotacji pracowniczej i liczby zwolnień lekarskich. Tym samym biuro staje się nowoczesną metodą zarządzania zasobami ludzkimi.
Współczesne rozwiązania
Współczesne rozwiązania zakładają uwzględnienie specyfiki firmy i charakteru pracy oraz indywidualnych oczekiwań pracowników należących do różnych pokoleń i preferujących różne style działania. Odchodzi się od tradycyjnych dużych powierzchni biurowych typu open space, nieprzyjaznych i męczących, na korzyść elastycznych wnętrz z wydzielonymi obszarami, dedykowanymi różnym potrzebom, na przykład pracy wymagającej skupienia, kreatywnej czy zespołowej. W nowoczesnym biurze powinno znaleźć się też miejsce zapewniające intymność, gdzie można spokojnie odbyć rozmowę telefoniczną lub odpocząć. Warto również przewidzieć przestrzeń wspólną dla pracowników. Jak mówią najlepsi menedżerowie – odkrywcze pomysły nie wpadają ludziom do głowy, kiedy siedzą przy biurku, ale podczas przypadkowych spotkań. Innymi słowy biuro ma umożliwiać wygodny kontakt między współpracownikami, ale też nie przeszkadzać im w wykonywaniu różnorodnych obowiązków.
Przeczytaj także artykuł “Well-being pracowników – fanaberia czy świadomość” na blogu.
Domowa atmosfera
Na to, czy pracownicy postrzegają przestrzeń biurową jako kreatywną, przyjazną i lubią w niej przebywać wpływa jej aranżacja, ergonomia, akustyka, oświetlenie, kolorystyka, wentylacja… Wystarczy wspomnieć, że źle rozmieszczone oświetlenie i w efekcie na przykład odbicie światła na monitorze, potrafią utrudnić pracę.
77% badanych jest przekonana, że ich produktywność zależy w dużym stopniu od oświetlenia. Aranżacje nowoczesnych biur zakładają wykorzystanie światła dziennego lub też światła sztucznego o parametrach zbliżonych do naturalnego w najjaśniejszej porze dnia.
Równie istotna jest odpowiednia akustyka, jako że hałas, będący sumą rozmów, dźwięków urządzeń i szumu ulicy, skutecznie obniża efektywność oraz jest źródłem zmęczenia i napięcia. Do kreowania przyjaznej akustycznie przestrzeni stosuje się m.in. technologie maskowania dźwięku, specjalne wykładziny, mobilne czy też montowane do sufitu, ściany lub biurka ścianki akustyczne, jak też przegrody ze szkła, dające wrażenie otwartej przestrzeni, albo roślinność, która wg badań obniża poziom stresu i zwiększa kreatywność. Dodatkowo tłumi hałas i zmniejsza zanieczyszczenie powietrza.
64% pracowników uważa, że wyeliminowanie hałasu zwiększy ich efektywność.
Można to zrobić, stosując odpowiednie rozwiązania i materiały, które stworzą komfort
akustyczny w miejscu pracy.
Nie bez znaczenia jest także kolorystyka wnętrza. Zimne, czyste kolory dają wrażenie chłodu i dystansu. Żywe, szczególnie odcienie czerwieni, rozpraszają uwagę i budzą niepokój. Najbardziej sprzyjające są barwy stonowane, jasne, jak np. pastelowa zieleń.
Przestrzeń kreatywna
Projektowanie strefy kreatywnej wymaga… kreatywności. Hamaki, huśtawki, bujane fotele, pufy, wielkie piłki sprzyjają relaksowi i zabawie. Żywe kolory pobudzają do działania. Duża przestrzeń zachęca do ruchu, a ten sprzyja twórczym pomysłom.
Projektując nowoczesne biuro, warto pomyśleć o strefie relaksu, a nawet miejscu
na krótką, regeneracyjną drzemkę, inne niż na załączonym zdjęciu.
Odpoczynek i regeneracja
Istnieje ścisły związek między przerwami w pracy na odpoczynek a kreatywnością. Maksymalny czas skupienia człowieka wynosi 90 minut. Po tym okresie należy przełączyć się ze stanu turn on na turn off. Sprzyja to efektywności, a do tego dąży współczesny biznes. Stąd istotne jest wydzielenie z przestrzeni biurowej strefy relaksu, zgodnej ze specyfiką firmy i potrzebami zatrudnionych osób. Mogą się w niej znajdować wygodne fotele czy kanapy. Mogą być też też stanowiska do gier, huśtawki, bieżnie, miejsca do ćwiczeń, pokoje do relaksującego masażu. Zależnie od budżetu i koncepcji.
Blisko natury
Jednym ze współczesnych trendów w projektowaniu przestrzeni, również biurowej, jest biophilic design, kładący nacisk na kontakt z naturą. Zgodnie z tą ideą w aranżacji biura stosowana jest roślinność i materiały naturalne lub w naturalnych barwach. Nie pełnią one wyłącznie funkcji dekoracyjnej. Rośliny zmniejszają zanieczyszczenie powietrza i tłumią hałas. Zwiększają też kreatywność, uspokajają, poprawiają nastrój. Generalnie pozytywnie wpływają na stan emocjonalny oraz fizyczny. Ważny jest także dostęp do światła słonecznego. Biophilic design po prostu zakłada, że najważniejszy jest człowiek, jego potrzeby i zdrowie.
Biuro elastyczne
Koncepcja elastycznego biura, tzw. shared desking, zakłada odejście od sztywno przypisanych miejsc pracy na korzyść przestrzeni modyfikowanej zależnie od zadań czy realizowanego projektu i potrzeb przypisanych do niego pracowników. Z obserwacji sposobu pracy na niektórych stanowiskach, na przykład z działów zarządzania lub sprzedaży, wynika, że pracownicy większość czasu spędzają poza swoimi biurkami. W tej sytuacji warto więc rozważyć stworzenie wygodnych stref do rozmów telefonicznych albo spotkań. Z badań wynika, że pozwolenie pracownikom na wybór sposobu pracy i miejsca albo jego modyfikacji, skutkuje większą innowacyjnością i efektywnością. Zgoda na takie rozwiązanie ma jednak mniejszy związek z designem, a większy z filozofią zarządzania i kulturą firmy, stąd też nie każda organizacja jest na ten trend przygotowana.
Biuro inteligentne
80% spośród uczestników badania Future Workforce Study 2016 stwierdziło, że wpływ na ich decyzję o wyborze pracodawcy będzie miał stopień wdrożenia przez niego w firmie nowych technologii. Pracownicy, szczególnie z młodszych pokoleń, mają bowiem świadomość, że współczesne rozwiązania cyfrowe znacząco ułatwiają pracę. Coraz częściej w biurach stosowane są aplikacje, umożliwiające na przykład otwieranie drzwi za pomocą kart dostępu czy drukowanie ze smartfonów. Prawdziwie inteligentne rozwiązania integrują działanie poszczególnych aplikacji i na podstawie pozyskiwanych z nich danych zarządzają biurem i panującymi w nim warunkami.
Oryginalne rozwiązania
Można urządzić biuro ergonomicznie, ale równocześnie indywidualnie tak, by pokazać charakter firmy i wyróżnić się spośród konkurencji. Precz z urawniłowką.
