ATS — profesjonalne narzędzie do rekrutacji, które sprawdzi się niemal wszędzie?

Jeśli Twoja firma poszukuje pracowników, to zapewne chciałbyś, aby były to osoby o odpowiednio wysokich kompetencjach. Jak dotrzeć do takich osób? Pomocne może okazać się oprogramowanie ATS. O tym, jak dużą rolę odgrywa w biznesie, najlepiej świadczy fakt, że aż 99% firm z listy Forbes 500 nie wyobraża sobie pracy bez narzędzi wspierających rekrutację. Czym wyróżniają się najlepsze aplikacje? Jakie funkcje pomogą zautomatyzować wiele procesów w firmie?

System ATS — co to takiego?

Nazwa wywodzi się z języka angielskiego. ATS to skrót od Applicant Tracking System, co można przetłumaczyć jako System Śledzenia Aplikacji. W dzisiejszych czasach, kiedy rekrutacja w dużej mierze przeniosła się do internetu, taki program ATS to doskonały sposób, by szybko zoptymalizować pracę i docierać do najlepszych kandydatów dostępnych na rynku.

Szacuje się, że nowoczesne systemy ATS są w stanie skrócić czas niezbędny do zakończenia procesu rekrutacji nawet o 20%. Warto zwrócić też uwagę na to, że — zgodnie z danymi InterViewMe — ponad 75% specjalistów, którzy poszukują pracowników poprzez takie narzędzia, twierdzi, że pozyskani w ten sposób kandydaci lepiej wpisują się w strukturę firmy oraz że cechują ich wyższe kompetencje.

Raport agencji Capterra pokazuje też, że 94% rekruterów i pracodawców, którzy wybrali profesjonalne narzędzie ATS, nie wyobraża sobie dalszych rekrutacji bez wsparcia takiego software’u. Trudno się temu dziwić, to branża, gdzie dynamiczny dostęp do wideokonferencji, kalendarza spotkań, segregowania CV według tagów czy dostęp do danych o skuteczności pozyskiwania kandydatów z poszczególnych źródeł to istna kopalnia wiedzy.

Profesjonalny system do rekrutacji to także możliwość współdzielenia projektów. Jeśli nad naborem w firmie czuwa kilka osób, to mogą one w czasie rzeczywistym korzystać z konta, analizując dane, dzięki którym będzie można jeszcze lepiej poznać kandydata. 

W naszym oprogramowaniu wprowadziliśmy też bardzo szerokie możliwości w zakresie przeszukiwania bazy kandydatów. Administrator może skorzystać m.in. z:

• wyszukiwania po tagach i notatkach rekruterów,
• Boolean Search,
• kodów QR z linkami do ogłoszeń i formularzy aplikacji,
• notyfikacji o spotkaniach wysyłanych przez wiadomość SMS,
• generatora umów z kandydatami.

Nawet jeśli osoba zarządzająca firmą nie jest bezpośrednio zaangażowana w rekrutację, to bez trudu będzie mogła znaleźć nadesłane CV w dowolnym czasie i w ten sposób zobaczyć, jak rozwija się trwający nabór. W tym ujęciu ATS system online daje nieporównywalnie większe możliwości niż nawet najlepsza baza danych prowadzona wewnątrz firmy.

Jak działa system ATS krok po kroku?

Dedykowane oprogramowanie wspierające rekrutacje to o wiele więcej niż tylko raportowanie i analiza efektywności działań.

To także rozbudowane funkcje tworzenia zadań rekrutacyjnych, dzięki którym będzie można szybko wyselekcjonować tych kandydatów, którzy mają największe kompetencje. Najlepsze narzędzia na rynku wyszukują odpowiednie osoby po słowach kluczowych lub TAGach. 

Elevato pozwala zautomatyzować publikacje na popularnych serwisach jak OLX, Indeed, Adzuna, FachPraca, Lento, Nuzle czy Jooble. Na dodatek w większości z nich w pełni za darmo! Platforma jest też zintegrowana z popularnymi serwisami społecznościowymi.

Dzięki Elevato możliwe będzie zautomatyzowane wysyłanie i udostępnianie ofert za pośrednictwem Facebooka, LinkedIn czy Twittera. To dostęp do kolejnych potencjalnych kandydatów. Kto wie, może właśnie na jednej z tych platform znajdziemy idealnego pracownika, który spełni wszystkie wymagania naszej organizacji? 

Bez względu na to, czy szukamy osoby na stanowisko wykonawcze, czy kierownika lub menedżera, zdecydowanie nie opłaca się marnować potencjału mediów społecznościowych. Szacuje się, że ponad 25 milionów Polaków (a więc około 70% populacji) ma swoje konto na jednym z tych serwisów — zwykle jest to Facebook.

W jaki sposób aplikacje ATS pomagają nam, gdy znajdziemy już kilku kandydatów, z którymi chcielibyśmy się spotkać? Najlepsze narzędzia dostępne na rynku, jak Elevato, oferują m.in. tryb integracji logowania i kalendarzy z pakietem Microsoft 365 oraz Google Calendar. Można też szybko zaplanować spotkanie w MS Teams i Google Meet. Profesjonalne agencje rekrutacyjne na pewno docenią też możliwość jednoczesnego prowadzenia wielu różnych projektów.

Wartością dodaną, którą na pewno docenią użytkownicy korporacyjni, będzie personalizowany widżet, który można umieścić na przykład w zakładce Praca czy Rekrutacje. Będą tam znajdowały się wszystkie prowadzone właśnie procesy rekrutacyjne, do których zainteresowani mogą przystąpić. Ich zgłoszenia zostaną zapisane w bazie danych ATS. To dodatkowa oszczędność czasu — nie będzie trzeba sprawdzać kilku różnych maili, by dotrzeć do nadesłanych CV. 

Na etapie wdrożenia można nawet zaplanować wersję kolorystyczną dla formularza oraz ogłoszeń widocznych w mediach społecznościowych. To ważny z marketingowego punktu widzenia element, który pomaga budować siłę brandu i rozpoznawalność logotypu naszej działalności.

Systemy ATS a RODO — jak to wygląda w praktyce?

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nie dotyczy tylko i wyłącznie jednostek samorządu terytorialnego. Przepisy, nad których przestrzeganiem czuwa UODO, dotyczą też działalności prywatnych. Niestety, ale wiele przedsiębiorstw wciąż ma problem ze stosowaniem się do wytycznych, jakie zawiera ten akt prawny.

Zgodnie z danymi Urzędu Ochrony Danych Osobowych za 2020 rok, tylko w sektorze firm prywatnych doszło do 2519 wykroczeń. Wśród skarg, jakie wpływały do UODO, część dotyczyła niewłaściwego przetwarzania danych — zarówno osobowych, jak i informacji o charakterze marketingowym.

Praktyka wielu firm pokazuje, że nie warto szukać oszczędności w tak kluczowym obszarze. Pełna zgodność z RODO to nie tylko bezpieczeństwo gromadzonych danych, ale też budowanie pozytywnego PR-u przedsiębiorstwa. Każda osoba, która rozważa aplikowanie na wybrane stanowisko, na pewno chciałaby, aby jej dane były w stu procentach bezpieczne, a o firmie nie było głośno, bo wyciekły z niej dane wrażliwe.

Dzięki Elevato zyskujemy nie tylko dostęp do automatycznego zarządzania zgodami czy szerokie raportowanie. To, co wyróżnia ten system informatyczny ATS, to dostęp do notyfikacji o kończących się zgodach. Platforma wysyła kandydatom prośby o jej przedłużenie. To dodatkowa oszczędność czasu dla osób zatrudnionych w firmie, a jednocześnie zapewnienie sobie dostępu do sporej bazy CV, co może okazać się kluczowe, gdybyśmy kiedyś poszukiwali pracowników do nowego projektu.

Zalety systemu ATS, czyli dlaczego potrzebujesz go w swojej firmie?

Nowoczesna rekrutacja ATS to nie tylko monitorowanie danych. Przede wszystkim, to optymalizacja czasu zatrudnienia oraz dostęp do profesjonalnych kadr. To szczególnie ważne w tzw. rekrutacjach wyższego szczebla, kiedy pracodawca wymaga już sporego doświadczenia. 

Szybko można też skonwertować wybrane aplikacje do ujednoliconego, wspólnego formatu, dzięki czemu, gdy rekruter będzie chciał porównać ze sobą kompetencje kilku kandydatów, nie będzie musiał tracić czasu na szukanie interesujących go danych w CV. Właśnie wtedy przyda nam się też opcja filtrowania czy wysyłania wiadomości do kandydata.

Wśród funkcjonalności, które doceni każdy rekruter, na pewno trzeba wskazać też rozbudowane opcje feedbacku. Szacuje się, że ponad połowa osób biorących udział w naborach, nie otrzymuje informacji zwrotnej. Radykalnie zmniejsza to szansę na to, że taki kandydat (który był bardzo blisko podjęcia pracy w naszej działalności) odpowie na inne ogłoszenie naszego przedsiębiorstwa.

Nowoczesne systemy rekrutacyjne ATS muszą wspierać profesjonalny feedback. Atuty tego rozwiązania doceni zarówno dział HR, jak i marketing. Ostatecznie, jeśli osoba biorąca udział w naborze nie dostanie się do firmy, bo na przykład nie miała odpowiedniej wiedzy technicznej tylko z jednego obszaru, to dzięki precyzyjnej informacji zwrotnej będzie w stanie nabyć te dodatkowe kompetencje i z powodzeniem będzie mogła aplikować po raz kolejny.

Czy systemy rekrutacyjne ATS są opłacalne?

Tak, zdecydowanie. To wyspecjalizowane, tworzone przez profesjonalistów oprogramowanie, które nie tylko skraca czas niezbędny do pozyskania pracownika, ale też daje nam dostęp do najlepszych kandydatów dostępnych na rynku. 

To doskonały sposób, by uprościć i zautomatyzować pracę rekrutera, dzięki czemu w ciągu jednego dnia roboczego osoba zatrudniona w firmie będzie w stanie wykonać więcej zadań. Warto zwrócić też uwagę na to, że ATS doskonale sprawdzi się nie tylko w korporacjach, ale i w niewielkich, zatrudniających kilka osób firmach.

Szacuje się, że już dziś z takich narzędzi korzysta ponad 75% zawodowych rekruterów. Warto pamiętać też o tym, że na wdrożenie takiego rozwiązania zdecydowało się 99% firm z rankingu Forbes 500.

System rekrutacyjny ATS od Elevato to m.in.:

• pełny support, łatwa konfiguracja i migracja danych,
• bezpłatne szkolenie dla rekruterów,
• dwujęzyczny interfejs,
• możliwość publikowania w kilku językach,
• ogromne możliwości w zakresie konfiguracji narzędzia oraz jego wybranych modułów,
• dedykowany widżet, który można umieścić na stronie firmy,
• pełna zgodność z wymogami, jakie narzuca rozporządzenie RODO,
• możliwość umieszczenia ogłoszenia o pracę na wielu portalach branżowych,
• rozbudowany feedback, który pozwala szybko odpowiedzieć kandydatowi,
• szczegółowe, łatwe do wyeksportowania raporty o zakończonych rekrutacjach.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!