Jednym z najgorętszych tematów branżowych ostatnich lat stała się koncepcja digital workplace. Idea równie kusząca… co szeroka i niejasna. Dla wielu digital workplace jest jedyną słuszną drogą do „biura przyszłości”, dla innych – kolejnym modnym, ale w gruncie rzeczy pustym terminem, wypełnionym na dodatek po brzegi zupełnie niepotrzebnymi inwestycjami. Czym jest więc digital workplace? Co kryje się pod tym tak szeroko używanym terminem? A co ważniejsze, czy digital workplace się opłaca? Spróbujemy odpowiedzieć na te kilka, wydawałoby się, prostych pytań.
Zawartość artykułu
Digital workplace – krótkie wprowadzenie
Ponad 20 stron praktycznej wiedzy i wskazówek!
Pobierz przewodnik „Jak wybrać i wdrożyć system ATS?”
Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy system ATS?
Era cyfrowa zrewolucjonizowała działania zarówno ogromnych korporacji, jak i małych, rodzinnych przedsiębiorstw. Dopiero cofając się kilka dekad w przeszłość, widzimy, jak drastyczne zmiany zaszły w naszym miejscu pracy. Nowy wspaniały świat, wraz ze swoim pędem za oszczędnością, automatyzacją, skomunikowaniem i eliminacją większości mechanicznych, trywialnych zadań, przyniósł jednak ze sobą wiele nowych wyzwań. Większość firm skazana jest na korzystanie z najnowszych darów (i przekleństw) współczesnej cywilizacji. Pozostanie w tyle oznacza zwykle walkę o przetrwanie.
Cyfrowe miejsce pracy
Miejsce pracy nie istnieje już tylko w świecie rzeczywistym. Przestało być wyłącznie stereotypowym biurkiem, krzesłem i lampką pozwalająca na przebijanie się przez niekończące się stosy papierów. Coraz częściej zastępuje je cały szereg cyfrowych narzędzi usprawniających, przyśpieszających i automatyzujących pracę. Narzędzi, które – jak choćby chmura i sztuczna inteligencja – pozwalają na swobodną komunikację, wymianę i dostęp do danych między pracownikami. Nie wspominając nawet o tak podstawowych rzeczach, jak praca z każdego miejsca i urządzenia na świecie. Właśnie na takich zagadnieniach skupia się idea digital workplace, nazywanego czasem w Polsce cyfrowym miejscem pracy. W tym wypadku, warto mówić o idei lub strategii, ponieważ wciąż nie powstała jedna, wyczerpująca definicja tego określenia. Zresztą prawdopodobnie, z powodu mnogości koncepcji i różnych potrzeb gałęzi gospodarki, nigdy nie powstanie.
Przeczytaj również artykuł na blogu elevato Sztuczna inteligencja w rekrutacji – jak AI usprawnia procesy”
Nowa idea?
Przyznacie, idea digital workplace brzmi całkiem kusząco. Gdy jednak zastanowimy się nad tymi pięknie okrągłymi słowami, odkryjemy, że tak naprawdę większość rozwiązań i technologii nie tylko istnieje od lat, ale również jest stosowana przez większość działających na rynku przedsiębiorstw. W tym kontekście, idea digital workplace nie brzmi już tak odkrywczo, prawda? Jej sukces nie opiera się jednak na rewolucji, ale raczej na świadomości jak bardzo fragmentaryczny i niekompatybilny jest nasz cyfrowy świat. Choć elementy digital workplace znajdziemy praktycznie w każdej branży i firmie, rzadko kiedy stanowią one zintegrowany i przemyślany system… a jedynie taki pozwoli nam wykorzystać pełne możliwości współczesnej technologii.
Jak się ma ona do rzeczywistości?
Co z tego, że na biurkach każdego z pracowników błyszczą najnowsze laptopy, jeżeli niektóre firmowe operacje wciąż wykonywane są na papierze? Co z tego, że przedsiębiorstwo zainwestowało w nowoczesny system księgowy, jeżeli nie jest on zintegrowany z innymi systemami? Czasy, kiedy firmy zaczynają powszechnie wykorzystywać prawdziwy potencjał ukryty w dostępnych technologiach i narzędziach dopiero nadchodzi. Potencjał oparty na komunikacji, kompatybilności i elastyczności.
Wizja przyszłości
Wyobraźmy sobie firmę, w której pracownik za pomocą kilku kliknięć rozlicza delegację, rezerwuje salę na konferencję, prosi o urlop, sprawdza grafik. Dzięki pracy w chmurze nie obawia się utraty swojego narzędzia pracy. Nie marnuje czasu na kopiowanie materiałów z różnych, nie kompatybilnych ze sobą platform.
Wyobraźmy sobie firmę, w której menadżer ma możliwość zdalnego wglądu do postępów zespołów z całego świata. Za pomocą kilku kliknięć kontroluje swojego pracownika czy wykonuje skomplikowane operacje, które wcześniej wymagały współpracy wielu działów firmy. A teraz połączmy to wszystko w całość. Witaj w cyfrowym biurze przyszłości!
Atuty i wady cyfrowego miejsca pracy
Wdrożenie digital workplace niesie z sobą wymierne korzyści dotyczące poprawy komunikacji, wydajności pracowników, automatyzacji oraz udoskonalenia procesów biznesowych. Ze względu na możliwość współpracy z osobami znajdującymi się na końcu świata i dostępność informacji przez całą dobę pracownikom będzie łatwiej zachowywać balans między życiem zawodowym a prywatnym. Dokumenty, archiwizowane zdalnie za pomocą urządzeń mobilnych, mogą być dostępne w czasie rzeczywistym dla wszystkich zainteresowanych. Digital workplace pozwoli firmom zmniejszyć koszty operacyjne i powierzchnię biurową, a także przyciągnąć talenty. Cyfrowe miejsce pracy niesie z sobą jednak i wyzwania. Dotyczą one między innymi bezpieczeństwa danych. Może ono również, mimo platform ułatwiających wirtualną współpracę, wpłynąć negatywnie na relacje międzyludzkie.
