Informacja zwrotna – dobre praktyki rekrutacji

Informacja zwrotna – dobre praktyki rekrutacji

Oczekiwanie na feedback jest naturalną reakcją w komunikacji pomiędzy ludźmi. Pisząc maila do współpracownika, spodziewamy się potwierdzenia. Zadając pytanie dziecku, liczymy na odpowiedź. Otrzymujemy i udzielamy informacji zwrotnych codziennie: menedżer podwładnemu, sąsiadka sąsiadce, uczeń uczniowi, chłopak dziewczynie oraz… nieustannie samemu sobie. Dlaczego więc w relacji rekruter – kandydat miałoby być inaczej?

Feedback w rekrutacji – po co?

Informacja zwrotna w procesie rekrutacyjnym ma ogromny wpływ na doświadczenie kandydatów, a tym samym na budowanie marki pracodawcy na rynku pracy.

Candidate experience

Kandydaci informowani na bieżąco o przebiegu rekrutacji czują się traktowani podmiotowo i po partnersku. Nabierają przekonania, że pracodawca darzy ich szacunkiem. Docenia fakt, że poświęcili swój czas na dobre przygotowanie się do aplikowania na stanowisko w jego firmie. Brak kontaktu ze strony rekrutera, na przykład po rozmowie kwalifikacyjnej, jest frustrujący dla kandydatów. Wielu z nich – czekając na wynik rekrutacji – przerywa albo ogranicza poszukiwanie pracy, co oznacza konkretną stratę czasu i szansy. Kandydaci, którzy wynieśli negatywne wrażenia z rekrutacji, często dzielą się swoją opinią w mediach społecznościowych i na forach dyskusyjnych. Zdarza się również, że nie kupują produktów firmy albo nie korzystają z oferowanych przez nią usług. Dlatego też dbałość o feedback, a tym samym o candidate experience zarówno zaakceptowanych, jak i odrzuconych kandydatów, można uznać za równie ważny element procesu rekrutacyjnego co wskaźniki KPI, np. time to hire, candidate quality lub recruitment source effectiveness.

Employer branding

Wrażenia z przebiegu rekrutacji kandydat przenosi na opinię o samym pracodawcy. Traktowanie kandydatów wskazuje bowiem na to, jak firma odnosi się do pracowników. Nieinformowanie kandydatów o statusie procesu rekrutacyjnego, świadcząc o nieprofesjonalizmie i braku kultury osobistej rekrutera, dowodzi niskiej kultury organizacji. Tym samym odpowiednia informacja zwrotna jest istotnym elementem budowania wizerunku pracodawcy, a ten może zwiększać lub zmniejszać zainteresowanie potencjalnych pracowników aplikowaniem do firmy. Może również zaważyć na przyjęciu albo odrzuceniu posady przez cennego kandydata.

Informacja zwrotna

Więcej o:
> wskaźnikach KPI w rekrutacji przeczytasz w artykule Wskaźniki KPI w HR. Jak mierzyć efektywność procesów
> candidate experience i o employer brandingu dowiesz się z artykułu Candidate experience – grzeczność jest jak poduszka
> exit interview piszemy w Dobre praktyki: exit interview

Feedback – ale jaki?

Najtrudniejszą informacją zwrotną do przygotowania jest ta o odrzuceniu kandydatury, np. po rozmowie kwalifikacyjnej. Może mieć ona formę standardowej, choć spersonalizowanej korespondencji z podziękowaniem za uczestnictwo w rekrutacji. Zdecydowanie lepiej sprawdza się jednak indywidualna wiadomość skierowana do określonego kandydata, zawierająca szczegółowe uzasadnienie w formie wiadomości e-mail, albo rozmowa telefoniczna lub bezpośrednia.

Jak należy przygotować informację zwrotną, by przyniosła korzyść wszystkim stronom?

Na to pytanie można odpowiedzieć krótko: w sposób konstruktywny, taktowny i wyważony. Informacja zwrotna powinna zawierać bowiem rzetelną, merytoryczną ocenę kompetencji kandydata opartą na faktach. Wskazanie mocnych stron i umiejętności wymagających poprawy sprzyja jego rozwojowi osobistemu. Przede wszystkim jednak dokumentuje wysoką jakość procesu rekrutacyjnego. Oczywiście, trzeba pamiętać, by w informacji zwrotnej oceniać kompetencje w kontekście wymagań danego stanowiska i firmy, a nie człowieka i ograniczać się do konkretów, a nie do interpretacji z pogranicza psychoanalizy. Wówczas nawet negatywna, lecz rzeczowa informacja zwrotna, sformułowana z empatią i szacunkiem wobec odczuć kandydata i przekazywana w dobrej intencji, sprawia, że w większości przypadków zachowuje on dobrą opinię o pracodawcy. Być może będzie nawet skłonny rekomendować firmę w swoim środowisku zawodowym. Bywa, że negatywna informacja zwrotna wywołuje niepożądane reakcje kandydata. Rekruter musi jednak zachowywać spokój i nie angażować się w słowne przepychanki.

Podsumowując. Informacja zwrotna powinna być:

  • spersonalizowana,
  • merytoryczna,
  • oparta na faktach,
  • taktowna.

Skoro feedback ma tyle atutów, dlaczego tak rzadko jest stosowany?

Do 25% kandydatów nie dociera informacja zwrotna na żadnym etapie rekrutacji. Tylko 15% kandydatów otrzymuje informację zwrotną w sytuacji niezakończonej sukcesem aplikacji od headhunterów, przedstawicieli działów HR albo managerów. Natomiast aż 94% ankietowanych (wg LinkedIn) takowej oczekuje. Dlaczego więc informacja zwrotna o wyniku rekrutacji jest tak rzadko przekazywana?

Dzieje się tak, ponieważ:

  • udzielenie rzetelnej informacji zwrotnej jest czasochłonne, a w rekrutacji czas ma znaczenie – rekruterzy przeprowadzają często kilka procesów rekrutacyjnych jednocześnie,
  • etap ten nie jest uwzględniony podczas planowania całego procesu,
  • rekrutujący obawiają się reakcji kandydatów, dla których brak zatrudnienia jest porażką i informacja zwrotna może wywołać frustrację,
  • rekrutujący nie mają doświadczenia lub wiedzy, jak i o czym rozmawiać z kandydatami, którzy nie zostali zatrudnieni,
  • rekruterzy nie otrzymują jasnej informacji od biznesu o powodach odrzucenia kandydatów.

Z powyższych powodów udzielanie informacji zwrotnej kandydatom, którzy nie przeszli poszczególnych etapów rekrutacji, nie jest standardem. Warto jednak zadbać o ten element w procesie rekrutacyjnym z myślą o wpływie pozytywnego doświadczenia kandydatów na wizerunek pracodawcy.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!