Jak pisać CV pod ATS?

Czy ATS to bezduszna maszyna, która eliminuje kandydatów, zanim rekruter zdąży mrugnąć (a co dopiero spojrzeć na CV)? Jaka jest tajemna receptura na „CV przyjazne ATS”, bez której aplikacja przepadnie w czeluściach systemu? 

Te pytania to niektóre z mitów, które krążą po sieci. Wielu kandydatów i nawet rekruterów wciąż w nie wierzy. Co naprawdę robi ATS, a czego nie? I co zrobić, aby „spojrzał” na CV łaskawym okiem? Zmierzmy się z tym tematem!

Czym (nie) jest ATS?

Jeśli mielibyśmy przypisać ATS-owi rolę, to byłby to nie selekcjoner, a organizator rekrutacji. ATS (Applicant Tracking System) pełni funkcję CRM-u dla rekruterów – pomaga zbierać aplikacje, porządkować procesy, zarządzać pipeline’em (lejkiem) kandydatów i ułatwia komunikację w zespole. To narzędzie przechowujące wszystkie CV w jednym miejscu, ułatwiające ich przeszukiwanie i pomagające w zarządzaniu całą rekrutacją. Od publikacji ogłoszenia po finalną decyzję o zatrudnieniu.

I powiedzmy sobie raz, a dobrze:

ATS wspiera, ale nie zastępuje rekrutera.

ATS robi wiele rzeczy automatycznie, ale podejmowanie decyzji nie jest jedną z nich. To rekruter ustala kryteria wyszukiwania, analizuje profile i decyduje, kto przejdzie dalej. Choć system nie zastąpi ludzkiej intuicji ani screeningu, to pozwoli szybciej dotrzeć do najlepszych kandydatów i poprawić candidate experience. Jest sprzymierzeńcem rekrutera, a nie jego konkurencją. 

Jeśli dobrze go skonfigurujesz, oszczędzisz czas, poprawisz jakość procesów i unikniesz chaosu organizacyjnego.

Czy CV musi być „ATS-friendly”? I co to oznacza?

Wokół systemów ATS narosło wiele mitów – jednym z najczęstszych jest przekonanie, że kandydaci muszą pisać swoje CV w jakimś tajnym kodzie, aby system w ogóle je odczytał. 

Sam pomysł, że CV musi być „ATS-friendly”, jest dość leciwy. Prawdopodobnie koncepcja powstała, gdy pierwsze systemy do zarządzania rekrutacją faktycznie miały problem z odczytywaniem skomplikowanych formatów. 

Starsze wersje ATS-ów działały głównie na zasadzie OCR (Optical Character Recognition) – technologii, która próbowała „przetłumaczyć” tekst osadzony w grafice na czytelne dla systemu dane. W efekcie CV w nietypowych układach lub w formie plików graficznych mogło zostać źle zinterpretowane lub częściowo pominięte.

Dziś ATS-y (a Elevato na pewno!) działają na zupełnie innym poziomie. 

To prowadzi nas płynnie do kolejnego pytania:

Jakie CV rzeczywiście jest czytelne dla ATS (i rekrutera)?

Nie ma jednej „złotej” formuły na CV idealnie dopasowane do ATS, ale są pewne dobre praktyki, które sprawiają, że dokument będzie dobrze zinterpretowany zarówno przez system, jak i przez człowieka. Wśród nich:

• prosty układ i klasyczne sekcje – rekruter (i ATS) łatwiej znajdzie kluczowe informacje, jeśli CV będzie zawierało standardowe nagłówki, takie jak:
  • doświadczenie zawodowe,
  • wykształcenie,
  • umiejętności,
  • języki obce,
  • uprawnienia, certyfikaty i kursy.
• umiejętności ujęte w formie tekstowej, nie graficznej – ATS może nie odczytać elementów wizualnych, takich jak:
  • paski postępu do oceny umiejętności (np. „Excel – 80%”),
  • ikonki i grafiki zamiast tekstu, np. gwiazdki,
  • wielokolumnowe czy tabelaryczne układy.
• plik w odpowiednim formacie – ATS bez problemu radzi sobie z plikami:
  • doc, docx, odt – to standardowe formaty edytorów tekstu,
  • PDF – ale uwaga! Ważne, by był to standardowy PDF, a nie „spłaszczony” obraz, który ATS może potraktować jak grafikę i nie odczytać go prawidłowo..

Wsparcie w preselekcji CV a RODO 

W Unii Europejskiej obowiązują przepisy RODO, które zapewniają kandydatom ochronę przed decyzjami opartymi wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, jeśli takie działania wywołują wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływają. Tłumacząc na bardziej przystępny język: to oznacza, że systemy ATS mogą wspierać proces selekcji kandydatów poprzez automatyczne przypisywanie punktów czy tagów umożliwiających późniejsze filtrowanie, jednak ostateczne decyzje dotyczące odrzucenia kandydata należą do rekrutera. 

Wyjątkiem jest sytuacja, w której kandydat świadomie wyraził zgodę na profilowanie.

CV czytelne dla ATS = CV czytelne dla rekrutera

Dostosowywanie CV do ATS nie oznacza stosowania sztuczek czy „oszukiwania systemu”. Wręcz przeciwnie – czytelne, dobrze uporządkowane CV zwiększa szanse na to, że rekruter szybko znajdzie najważniejsze informacje i zaprosi kandydata na rozmowę.

A jak może wyglądać taka analiza CV?

• Przeglądanie aplikacji po kolei – jeśli w danym procesie rekrutacyjnym spływ jest niewielki, rekruterzy po prostu czytają każde CV jedno po drugim, ręcznie oznaczając, które kandydatury warto dalej analizować, kontaktując się z kandydatem lub odrzucając aplikację wraz z podaniem powodu.
  
• Wyszukiwanie po słowach kluczowych – w przypadku większej liczby zgłoszeń rekruterzy mogą skorzystać z funkcji wyszukiwania słów kluczowych. Przykładowo, wpisanie „Java Developer” pozwoli znaleźć CV zawierające dokładnie taką frazę.
  
• Wyszukiwanie częściowe – system ATS umożliwia odnalezienie fragmentów frazy, np. „Senior Java Developer” czy „JavaScript”, chyba że rekruter świadomie wykluczy niepożądane wyniki.
  
• Wyszukiwanie boolean search – rekruterzy mogą stosować operatory logiczne (AND, OR, NOT), by precyzyjnie filtrować wyniki. Przykładowe zapytanie: Java AND Spring AND (Kotlin OR Scala), co pozwala dopasować kandydatów do specyficznych wymagań technicznych.
  
• Filtrowanie po odpowiedziach w formularzach rekrutacyjnych – systemy ATS pozwalają na zadawanie kandydatom pytań w formularzach aplikacyjnych, np. o znajomość jakiejś technologii czy lata doświadczenia. Aplikacje mogą być filtrowane na podstawie tych odpowiedzi.
  
• Analiza wyników testów – niektóre ATS-y, np. Elevato, integrują się z platformami przeprowadzającymi testy kompetencji, osobowości czy testy behawioralne (np. Staffly), co pozwala rekruterom sortować kandydatów na podstawie wyników.
  
• Tagowanie i segmentacja kandydatów – rekruterzy mogą oznaczać kandydatów tagami i filtrować bazę pod kątem takich oznaczeń.

Dobre praktyki pomagają uniknąć błędów technicznych, ale najważniejsze jest to, co znajduje się w treści dokumentu – czy jest dopasowane do oferty i czy jasno przedstawia kwalifikacje kandydata. 

Bonus: 4 największe mity o ATS-ach

Mit #1: ATS odrzuca CV przed rekruterem

Jak jest faktycznie?

ATS nie podejmuje decyzji o odrzuceniu kandydatów – to narzędzie do zarządzania procesem, a nie filtr eliminacyjny. To rekruter ustawia kryteria wyszukiwania i podejmuje finalną decyzję o tym, kogo zaprosić do kolejnego etapu.

Mit #2: CV musi być w specjalnym kodzie, żeby ATS je odczytał

Jak jest faktycznie?

Nie ma jednego „magicznego” formatu CV. Dobre praktyki to klarowna struktura, standardowe nagłówki i plik w formacie tekstowym, np. docx lub klasyczny pdf. Systemy ATS doskonale radzą sobie z tekstem, więc przesadne „dopasowywanie” CV pod ATS jest zbędne.

Mit #3: Wpisywanie słów kluczowych białym kolorem zwiększa szanse na przejście do kolejnego etapu

Jak jest faktycznie?

To mit i ryzykowna taktyka. ATS analizuje kontekst, a nie liczbę słów kluczowych. Ukrywanie fraz białą czcionką może zostać uznane za próbę oszustwa i spowodować odrzucenie aplikacji – przez rekrutera, a nie system.

Mit #4: ATS działa na niekorzyść kandydatów

Jak jest faktycznie?

Dobrze skonfigurowany ATS poprawia candidate experience. Dzięki automatycznym powiadomieniom kandydaci nie pozostają w „czarnej dziurze” rekrutacji – wiedzą, na jakim etapie jest ich aplikacja i otrzymują szybkie odpowiedzi.

Chcesz zobaczyć, jak ATS może ułatwić rekrutację – bez mitów i frustracji? Zamów dla siebie bezpłatną prezentację Elevato ATS! Przekonaj się, że naprawdę można rekrutować szybciej i skuteczniej, z zachowaniem wysokiej jakości candidate experience.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!