Jak powinno wyglądać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną?

Jak powinno wyglądać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną?

Zaproszenie kandydata na spotkanie lub zdalną rozmowę kwalifikacyjną jest elementem rekrutacji, który wydaje się bardzo prosty, jednak wymaga równie wiele uwagi, jak wszystkie pozostałe etapy. Profesjonalnie sporządzone wiadomości do kandydatów są częścią budowania PR firmy zatrudniającej. Podpowiadamy, jak powinno wyglądać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

Co powinno zawierać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną?

Odpowiedź na pytanie, jak napisać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną będzie oczywiście nieco inna dla każdej branży czy rodzaju stanowiska – pod względem szczegółowym. Każda z wiadomości ma jednak pewne cechy wspólne, które powinny się w niej znaleźć, by wyglądała jak najbardziej profesjonalnie i była dla kandydata wartościowa. Niezależnie od tego, czy planujesz sporządzenie listu zapraszającego na rozmowę kwalifikacyjną, czy przesłania zwięzłej wiadomości zawierającej najważniejsze informacje, wcześniej dokładnie zastanów się nad tym, co powinieneś w niej zawrzeć. Jednak dane, których nie powinno zabraknąć to na pewno:

  • Data i godzina rozmowy,
  • Miejsce spotkania – w przypadku „realnego” z podaniem dokładnego adresu, w tym piętra i numeru sali oraz wskazówkami dotyczącymi dojazdu. Gdy z kolei spotkanie ma odbyć się online, w formie wideo rekrutacji, koniecznie załącz do wiadomości link do pokoju wraz z informacjami o sposobie dołączania do niego czy logowania do systemu,
  • Zaplanowany czas trwania rozmowy kwalifikacyjnej,
  • Imię, nazwisko oraz numer telefonu lub adres mailowy rekrutera,
  • Informacje o przebiegu spotkania, zwłaszcza gdy planujesz wykonanie testu rekrutacyjnego,
  • Listę rzeczy koniecznych do zabrania ze sobą – lub braku konieczności ich zabrania, gdy np. nie potrzebujesz przyniesienia przez kandydata CV,
  • Informacje dotyczące ilości osób biorących udział w rozmowie – gdy planujesz rekrutację grupową albo udział kilku rekruterów czy managera w spotkaniu, dobrą praktyką jest uprzednie poinformowanie o tym kandydata. Obecność kilku osób, której nie był wcześniej świadomy, może wywołać w nim niepotrzebne pokłady stresu,
  • Prośbę o potwierdzenie przybycia na rozmowę kwalifikacyjną – odpowiedźpozwoli Ci upewnić się, że kandydat w dalszym ciągu jest zainteresowany ofertą i najprawdopodobniej zjawi się na spotkaniu.

Przed sporządzeniem zaproszenia warto zapoznać się z przykładowymi wzorami dostępnymi w sieci. Pomogą one ustalić ogólny wygląd wiadomości i jej schemat, zależnie od wybranej formy wysyłki. Przede wszystkim pamiętaj jednak o stosowaniu przyjaznego w odbiorze języka, pozbawionego wyrażeń nadmiernie formalnych lub potocznego słownictwa.

Jak wysłać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną?

Metody wysyłki zaproszenia wybranych osób na spotkanie są uzależnione przede wszystkim od preferencji rekrutera. Często wysyłane jest ono przez telefon, po uprzedniej rozmowie, w formie zwięzłej wiadomości SMS zawierającej najważniejsze informacje. Dobrą praktyką jest jednak wysłanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną mailem. Umożliwia zrobienie bardzo dobrego pierwszego wrażenia poprzez dodanie linku do filmu prezentującego firmę czy estetycznej grafiki i przede wszystkim wygląda znacznie bardziej profesjonalnie od krótkiej wiadomości tekstowej. Alternatywą dla maila jest wysłanie zaproszenia przez system rekrutacyjny, gdy kandydat za jego pomocą przesłał swoją aplikację – wówczas wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu i obie strony mają do nich łatwiejszy dostęp.

Niezależnie od wybranej formy wysyłki zaproszenia, musisz pamiętać o tym, by zrobić to odpowiednio wcześnie. Wysłanie go dzień przed spotkaniem z pewnością nie spotka się z pozytywnym odbiorem kandydatów. Co więcej, zaproszone osoby mogą nie tylko nie zdążyć odpowiedziećna zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną, ale wręcz go przeczytać. Daj im możliwość przygotowania się do spotkania; warto wysłać wiadomość co najmniej kilka dni przed rozmową. Termin nie powinien być też zbyt odległy – planowanie spotkania miesiąc wcześniej może sprawić, że kandydat w międzyczasie odwiedzi kilka innych firm i znajdzie już zatrudnienie.

Pamiętaj także, by w przypadku automatycznej wysyłki zaproszenia poprzez użytkowany system ATS upewnić się, że kandydat ma możliwość wysłania odpowiedzi. W przypadku braku takiej opcji wyraźnie poinformuj go o możliwych drogach dalszego kontaktu.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!