Jak zarządzać projektami w HR?

Stale pojawiające się nowe projekty są jednym z podstawowych filarów każdej rozwijającej się organizacji. Działania wdrożeniowe mają miejsce we wszystkich działach i typach przedsiębiorstwa, w tym HR. Przedstawiamy najważniejsze informacje o zarządzaniu projektami w HR.

Jak zarządzać projektami w HR? – podstawy

Odpowiednie zarządzanie projektami, niezależnie od działu, w którym będą się odbywały, wymaga przede wszystkim ich właściwej organizacji i planowania. To specyficzny rodzaj działania ma bowiem określony czas występowania i za zadanie wykazać mierzalny efekt. Specyfiką projektów HR jest to, że dotyczą one bezpośrednio ludzi zatrudnionych.

Zadania, które chcemy przy ich pomocy przetestować i wdrożyć mogą wpływać między innymi na zmiany w sposobie zarządzania pracownikami czy oferować rozwiązania mające znaczący wpływ na wykonywaną przez nich pracę. Pierwszym krokiem do właściwego zarządzania projektami w HR jest więc doskonałe rozpoznanie potrzeb i oczekiwań osób zatrudnionych. Efekt uzyskany dzięki wdrożonym rozwiązaniom ma nieść pozytywny wpływ nie tylko na firmę, ale przede wszystkim ludzi – działamy w ich najlepszym interesie.

Dobry plan realizacji projektu będzie przede wszystkim:

• Dokładnie przemyślany – świetny pomysł to nie wszystko. Właściwe podejście do wdrażania programu, a więc przede wszystkim jego odpowiednie tempo, zapewni najlepsze rezultaty. Częstym problemem jest natychmiastowe przechodzenie od złotej myśli do działania: „to jest świetne, przygotuj zarys i wdrażamy od jutra”. Taki sposób budowania projektu często sprawia, że okazuje się on nieadekwatny do możliwości finansowych czy strukturalnych danego biznesu.
• Odpowiednio zakomunikowany – dobry PR projektu to pewność, że pracownicy z działów, których będzie on dotyczył, zauważą płynące z niego korzyści dla nich samych. Procesy, które mają miejsce „za plecami” zatrudnionych, mogą obudzić w nich myśl pod tytułem „ok, HR znowu sobie coś wymyślił, znowu coś zmieniają, bez sensu”. Pamiętaj o tym, by wskazać wszystkim zainteresowanym wartości płynące ze wdrażania i realizacji projektu, oczywiście z odpowiednim wyprzedzeniem.
• Pod stałą kontrolą podejmowanych działań – projekt pozostawiony sam sobie najpewniej minie się z zaplanowanym celem. Lider czy zespół nadzorujący testowane procesy powinien stale weryfikować etapy odbywania się projektu, wyciągać wnioski z wyników sprawdzanych rozwiązań i być świadomy pojawiających się po drodze problemów.
• Odpowiednio dzielił obowiązki – zadania muszą zostać podzielone w taki sposób, by za każde z nich ktoś był odpowiedzialny. Udział wszystkich zaangażowanych w projekt w każde działanie na takim samym poziomie sprawi, że pracownicy nie będą w stanie dokładnie monitorować efektów. Im więcej osób zajmuje się tą samą sprawą, tym bardziej prawdopodobne, że w rzeczywistości nikt nie będzie za nią odpowiedzialny.
• Ustalenie harmonogramu prac – brak terminów wykonania konkretnych zadań to ogromne prawdopodobieństwo całkowitego braku ich wykonania.
• Codzienne spotkania z zespołem zajmującym się projektem – tak zwane „Daily Scrum”, „spotkania przy kawie”. W ich trakcie każdy z uczestników projektu odpowiada na pytania: co zrobiłeś wczoraj? Co zrobisz dzisiaj? Czy istnieją jakieś przeszkody? Dzięki odpowiedziom manager projektu jest na bieżąco informowany o podejmowanych krokach, a zespół staje się odpowiednio skomunikowany.

Co można nazwać projektami w HR?

To w zasadzie wszystkie działania wdrożeniowe, które mają mieć jakikolwiek wpływ na pracę lub sposób zarządzania osobami zatrudnionymi. Ciężko jednoznacznie wskazać, czym są projekty HR – ich rodzaj uzależniony jest oczywiście od konkretnej firmy. Mogą odnosić się do rozwoju pracowników, wpływając na ich doświadczenie zawodowe, wiedzę i umiejętności, wprowadzenia do organizacji nowej procedury, standardów działania czy wartości.

Przykładowe projekty HR to między innymi:

• Wprowadzenie systemu regularnych szkoleń miękkich, stawiających na rozwój osobisty,
• Wprowadzenie Lean HR jako nowej koncepcji zarządzania pracownikami,
• Wprowadzenie systemu zgłaszania sugestii pracowniczych.

Narzędzia wspierające zarządzanie projektami w HR

Lider projektu może wykorzystać przeróżne narzędzia, które ułatwią i usystematyzują zarządzanie projektem. Pozwolą lepiej kontrolować jego przebieg i wspomogą w skutecznym dążeniu do celu. Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• Kartę projektu – to rodzaj dokumentu, który będzie zawierał wszystkie najważniejsze informacje projektowe. Powinny się w niej znaleźć zaplanowane działania wraz z danymi osób za nie odpowiedzialnych i terminami wykonania, ogólne założenia i możliwe lub pewne ograniczenia, cel całego projektu, jego opis czy związane z nim ryzyka, zaplanowany budżet; i tak dalej.
• Monday – portal umożliwiający wprowadzenie harmonogramu projektu, jego karty, przypisania zadań do osób za nie odpowiedzialnych i bieżącej komunikacji z wszystkimi osobami zaangażowanymi w projekt. Pozwala także na czytelne oznaczanie statusu wykonywania danego działania.
• Slack – narzędzie, które znacznie ułatwia komunikację w zespole. Umożliwia tworzenie pokoi tematycznych, związanych np. z konkretnym elementem projektu, wysyłanie wiadomości prywatnych czy do określonej grupy osób.
• Apollo – umożliwia ustawianie priorytetów zadań, wprowadzenie kamieni milowych, śledzenia czasu pracy, komunikację w zespole czy stworzenie harmonogramu. 

Skuteczne zarządzanie projektami w HR to przede wszystkim doskonała organizacja, dokładne planowanie i odpowiedni podział zadań. Ciekawym rozwiązaniem na naukę właściwego ich nadzorowania jest skorzystanie z dedykowanego szkolenia. Coraz więcej podmiotów daje możliwość przeszkolenia się z zakresu zarządzania projektami, w tym poznania najskuteczniejszych metod czy najlepszych narzędzi.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!