Jakich danych może żądać pracodawca od kandydatów do pracy i pracowników?

Żeby móc precyzyjnie odpowiedzieć na pytanie postawione w temacie tego artykułu, w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę prawną legalizującą przetwarzanie danych zarówno kandydatów do pracy jak i pracowników. W pierwszej kolejności sięgnijmy zatem do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej UODO), by tam odszukać stosownych zapisów. W grę tak naprawdę wchodzą dwa przepisy – pierwszy z nich został wskazany w art. 5, w myśl którego „Jeżeli przepisy odrębnych ustaw, które odnoszą się do przetwarzania danych, przewidują dalej idącą ich ochronę, niż wynika to z niniejszej ustawy [UODO], stosuje się przepisy tych ustaw”, drugi zaś w art. 23 ust. 1 pkt. 2, który stanowi, że „Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa”. Zarówno w kontekście kandydatów do pracy jak i pracowników warto przyjrzeć się jeszcze przesłance wskazanej w art. 23 ust. 1 pkt. 1 UODO, czyli zgodzie na przetwarzanie danych wyrażonej przez osobę, której te dane dotyczą.

Skoro zapoznaliśmy się z przepisami UODO czas sięgnąć do przepisów szczególnych, do których odwołuje się zarówno wskazany wcześniej art. 5 jak i art. 23 ust. 1 pkt. 2. Takim przepisem szczególnym niewątpliwie będzie ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej KP), a konkretnie znajdujący się tam art. 221, ale nie tylko. Wśród innych przepisów można wymienić przykładowo np. ustawę z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa oraz ustawę z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym. Krótko mówiąc – rozpatrując zagadnienie związane z pozyskiwaniem danych przez pracodawcę od kandydatów do pracy i pracowników w pamięci należy mieć zarówno UODO jak i przepisy szczególne, które w znacznej mierze determinują odpowiedź na zadane w tytule pytanie.

Wracając jednak do meritum i wspomnianego już wcześniej art. 221 KP, przepis ten dość precyzyjnie wskazuje, że pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Ponadto pracodawca ma prawo żądać jeszcze innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, a także numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL). W tym samym artykule ustawodawca zastosował również delegację do przepisów szczególnych, które mogą dawać pracodawcy prawo do żądania innych danych niż te, które zostały w nim wymienione. O jakie przepisy szczególne chodzi wspominałem wcześniej, wskazując konkretne przykłady.

Można zatem powiedzieć, że w powyższym zakresie pracodawca może przetwarzać dane zarówno kandydata do pracy jak i pracownika bez konieczności sięgania po przesłankę zgody. W praktyce jednak zdarza się tak, że ci pierwsi przekazują potencjalnemu pracodawcy z własnej inicjatywy znacznie więcej informacji na swój temat niż tylko te, które pracodawca może przetwarzać na podstawie ww. przepisów prawa. Wydaje się, że w takim przypadku zgoda mogłaby stać się odpowiednią przesłanką legalizującą przetwarzanie tych „nadmiarowych” danych. W nauce prawa wyrażono też jeszcze inny, warty przytoczenia tu pogląd, a mianowicie, że przechowywanie i kopiowanie dokumentacji osób fizycznych (tu: kandydatów do pracy) stanowi wyłącznie czynność techniczną (P. Barta, P. Litwiński, Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, Warszawa 2009). Ci sami autorzy wskazują, że zgoda kandydata do pracy może mieć istotne znaczenie dla przetwarzania tych danych w przyszłych rekrutacjach (archiwizowanie aplikacji o pracę w celu wykorzystania ich podczas kolejnych procesów rekrutacyjnych u tego pracodawcy). Należy jednak pamiętać, że wówczas oświadczenie zawarte w klauzuli zgody powinno zawierać w tym temacie odpowiednią informację, tak by wyrażający zgodę miał pełną świadomość, że jego dane będą archiwizowane.
Powstaje jeszcze pytanie czy zgoda pracownika już zatrudnionego na przetwarzanie innych danych niż te, o których pisałem wyżej, daje podstawę do ich przetwarzania. W tym miejscu zasygnalizuję tylko, że jest to złożony i mocno sporny temat i jako taki zostanie poruszony przy okazji kolejnego artykułu.

Dodaj komentarz