Jedna baza kandydatów i różne zakresy dostępu – role użytkowników w ATS-ie Elevato 

Czy każdy rekruter powinien widzieć wszystkie CV zgromadzone przez firmę? Czy kierownik sklepu potrzebuje takiego samego dostępu jak zespół HR w centrali? A co zrobić, kiedy rekrutacje prowadzą równolegle różne spółki, oddziały i linie biznesowe? Elevato pozwala dopasować widoczność danych i możliwości użytkowników do tego, za co rzeczywiście odpowiadają. 

Różne role użytkowników –  do czego to służy? 

Wdrożenie ATS-a wygodnie porządkuje i centralizuje rekrutację. Nie każda osoba korzystająca z systemu powinna widzieć wszystkie projekty, kandydatów, notatki i raporty – regulują to przepisy RODO. 

W dużych lub rozproszonych organizacjach dostęp do danych często powinien wyglądać inaczej dla: 

• administratora systemu, 

• rekruterów w centrali, 

• lokalnych rekruterów, 

• hiring managerów, 

• dyrektorów prowadzących procesy w swoich zespołach, 

• ekspertów technicznych zapraszanych tylko do wybranych rekrutacji. 

Dlatego w Elevato dostępnych jest aż sześć ról. Różnią się przede wszystkim poziomem odpowiedzialności i zakresem widoczności danych. 

Co oznacza różny zakres uprawnień w ATS-ie? 

Rekruterzy pytający o zakres uprawnień najczęściej chcą, żeby różne osoby w firmie mogły pracować w jednym ATS-ie, ale nie miały dostępu do wszystkich projektów i kandydatów. 

Taka potrzeba pojawia się na przykład wtedy, gdy: 

• każdy oddział lub sklep samodzielnie prowadzi rekrutacje, 

• firma składa się z kilku spółek, 

• rekruterzy odpowiadają za różne regiony albo linie biznesowe, 

• zespół prowadzi procesy dla klientów zewnętrznych oraz rekrutacje wewnętrzne, 

• wybrane rekrutacje są poufne, 

• centrala ma widzieć wszystkie procesy, a lokalni rekruterzy tylko swoje. 

W Elevato zakres widoczności można rozdzielić za pomocą odpowiednio dobranych ról. I tak na przykład: 

• Administrator i Rekruter mogą pracować na całej bazie organizacji,  

• Rekruter SOLO widzi tylko własne projekty i kandydatów, którzy się w nich znaleźli, 

• Rekruter Biznes nie publikuje ofert pracy, ale prowadzi projekt od momentu spływu kandydatów aż do zatrudnienia, 

• Rola Obserwatora (zwykle jest to hiring manager) i Weryfikatora zależy natomiast od tego, co zostanie im udostępnione. Zwykle są to przypisane rekrutacje lub nawet kandydaci w określonych statusach w przydzielonych rekrutacjach. 

Dzięki temu firma pracuje na jednym systemie i ma centralny talent pool. 

Warto przy tym doprecyzować, że różne zakresy dostępu do bazy oznaczają rozdzielenie widoczności projektów i kandydatów w obrębie jednej instancji Elevato. Administrator oraz użytkownicy z pełnym dostępem zobaczą całą bazę organizacji. 

Jeżeli poszczególne spółki lub linie biznesowe mają działać całkowicie niezależnie, jak najbardziej możliwe jest uruchomienie osobnych instancji Elevato. Wybór najlepszego wariantu zależy m.in. od: 

• struktury firmy, 

• sposobu raportowania,  

• integracji, 

• tego, czy organizacja chce korzystać ze wspólnego talent poolu. 

Ważną kwestią, którą bierzemy pod uwagę, jest również współadministrowanie danymi w przypadku wielu spółek. 

Nie masz pewności, co będzie najlepsze dla Ciebie? Podczas rozmowy o możliwościach systemu porozmawiamy o sytuacji Twojej firmy i podpowiemy najlepsze rozwiązanie. 

Role w Elevato – kto ma jakie uprawnienia? 

Główne rozróżnienie polega na widoczności baz kandydatów i tym, czy dana rola ma możliwość samodzielnego prowadzenia procesu, czy też wspiera rekrutera na wybranym etapie. 

Administrator w Elevato – pełna kontrola nad systemem 

Administrator ma najszerszy zakres dostępu. Widzi wszystkie projekty i kandydatów oraz może korzystać ze wszystkich najważniejszych narzędzi potrzebnych do prowadzenia rekrutacji. 

Ma możliwość między innymi: 

• zakładać i zamykać projekty, a także nimi zarządzać, 

• konfigurować projekty rekrutacyjne, 

• zarządzać słownikami, 

• zarządzać ustawieniami, 

• publikować ogłoszenia, 

• pracować na liście kandydatów i kanbanie, 

• zmieniać statusy, oceniać i tagować kandydatów, 

• wysyłać e-maile i SMS-y, 

• umawiać spotkania, 

• korzystać z raportów, 

• zarządzać kosztami rekrutacji, 

• generować dokumenty i kody QR, 

• korzystać z ankiet candidate experience oraz preselekcji z AI. 

Administratorem najczęściej jest jedna z osób z zespołu rekrutacyjnego, która oprócz prowadzenia procesów dba o konfigurację Elevato i dostępy pozostałych użytkowników. 

Ta rola sprawdzi się, jeśli: dana osoba ma zarządzać całym środowiskiem Elevato i potrzebuje wglądu we wszystkie rekrutacje. 

Rekruter w Elevato – pełna praca na wspólnej bazie 

Rekruter ma pełny zestaw narzędzi potrzebnych do prowadzenia procesów od utworzenia projektu aż po zatrudnienie kandydata. 

Może m.in.:  

• zakładać i zamykać projekty, 

• publikować ogłoszenia, 

• pracować na liście kandydatów i kanbanie, 

• zmieniać statusy, oceniać i tagować kandydatów, 

• wysyłać e-maile i SMS-y, 

• umawiać spotkania, 

• korzystać z raportów, 

• zarządzać kosztami rekrutacji, 

• generować dokumenty i kody QR, 

• korzystać z ankiet candidate experience oraz preselekcji z AI. 

Jeżeli kandydat aplikował wcześniej do projektu prowadzonego przez inną osobę, rekruter odnajdzie go w bazie i sprawdzi pod kątem kolejnej rekrutacji. 

Ta rola sprawdzi się, jeśli: rekruterzy pracują zespołowo, dzielą się aplikacjami i powinni mieć dostęp do całej firmowej bazy. 

Rekruter SOLO – pełne możliwości, ale tylko we własnych projektach 

Rekruter SOLO ma prawie takie same możliwości operacyjne jak Rekruter. Może: 

• tworzyć i zamykać projekty, 

• publikować ogłoszenia, 

• dodawać kandydatów do bazy, 

• pracować na liście i kanbanie, 

• oceniać, tagować i zmieniać statusy, 

• wysyłać e-maile oraz SMS-y, 

• umawiać spotkania, 

• zarządzać kosztami swoich procesów, 

• generować dokumenty i kody QR, 

• korzystać z sourcingu, ankiet candidate experience i preselekcji z AI. 

Najważniejszą różnicą jest widoczność: rekruter SOLO ma dostęp wyłącznie do własnych projektów i kandydatów, którzy się w nich znaleźli, jego raporty również obejmują tylko jego projekty. Nie może zarządzać klientami lub spółkami, ma jedynie możliwość ich podglądu. 

Ta rola sprawdzi się, jeśli: użytkownik ma samodzielnie prowadzić pełne procesy, ale nie powinien widzieć projektów i kandydatów innych rekruterów. 

Rekruter BIZNES – gdy proces przejmuje hiring manager 

Nie w każdej organizacji całą rekrutację prowadzi centralny HR. Czasami zespół rekrutacyjny przygotowuje projekt i publikuje ogłoszenie, a później większą część pracy z kandydatami przejmuje dyrektor, kierownik oddziału, lokalny rekruter albo hiring manager. 

Dla takich osób przeznaczona jest rola Rekrutera BIZNES. 

Rekruter BIZNES nie zakłada i nie zamyka projektów, nie konfiguruje ich szczegółów i nie publikuje ogłoszeń. Po przypisaniu do procesu może jednak aktywnie pracować z kandydatami w swoich projektach: 

• dodawać ich do bazy, 

• pracować na liście i kanbanie, 

• filtrować, oceniać i tagować kandydatów, 

• zmieniać ich statusy, 

• umawiać spotkania, 

• wysyłać e-maile i SMS-y, 

• prowadzić sourcing, 

• dodawać notatki zgodnie z ustawieniami widoczności, 

• generować dokumenty. 

Nie ma dostępu do raportów, zarządzania kosztami, nie ma wpływu na kryteria AI CV Assistanta, kodów QR, ankiet candidate experience.  

Ta rola sprawdzi się, jeśli: centrala uruchamia rekrutację, a inna osoba – np. hiring manager – samodzielnie prowadzi kandydatów przez kolejne etapy. 

Obserwator – hiring manager, który ocenia i rekomenduje 

Obserwator uczestniczy w procesie, ale nim nie zarządza. Może przeglądać udostępnionych kandydatów w formie listy (widok kanban nie jest dla niego dostępny), oceniać ich w skali 1-5 oraz wystawiać rekomendacje dotyczące dalszych działań. 

Może również: 

• umawiać spotkania, 

• zgłaszać potrzeby rekrutacyjne, 

• przeglądać i dodawać notatki zgodnie z nadanymi uprawnieniami. 

Nie ma możliwości zmiany statusów kandydatów, tagowania ich, wysyłania SMS-ów ani korzystania z raportów. Nie tworzy również projektów i nie publikuje ogłoszeń. 

Dzięki temu hiring manager może przekazać rekruterowi konkretną ocenę i rekomendację bez ingerowania w cały proces. O tym, jakich kandydatów zobaczy manager, decyduje rekruter zapraszający go do procesu. 

Ta rola sprawdzi się, jeśli: manager ma opiniować kandydatów i współpracować z rekruterem, ale nie powinien samodzielnie zmieniać przebiegu procesu. 

Weryfikator – ekspert zapraszany do oceny kompetencji 

Weryfikator ma najwęższy zakres uprawnień. Może: 

• pracować na udostępnionej liście kandydatów,  

• przeglądać ich dokumenty, 

• dodawać własne notatki i podsumowania techniczne. 

To dobre rozwiązanie, gdy do procesu trzeba zaprosić osobę, która ma zweryfikować konkretny obszar, ale nie potrzebuje szerszego dostępu do rekrutacji. Może to być na przykład programista oceniający doświadczenie techniczne kandydatów, kierownik produkcji sprawdzający wymagane uprawnienia albo ekspert analizujący wykonane zadanie. 

Weryfikator może dodać własne podsumowanie, które rekruter zobaczy przy kandydacie na liście. Nie trzeba więc przesyłać CV i opinii poza ATS-em ani szukać ich później w e-mailach. 

Ta rola sprawdzi się, jeśli: ekspert ma zweryfikować kandydatów na określonym etapie, ale nie powinien prowadzić procesu ani kontaktować się z aplikującymi. 

Jak dobrać role przed wdrożeniem ATS-a? 

Najpierw dobrze jest rozpisać, jak naprawdę przebiega rekrutacja w organizacji: 

• Kto tworzy i publikuje projekty? 

• Czy rekruterzy powinni korzystać ze wspólnego talent poolu? 

• Czy lokalne zespoły mogą widzieć kandydatów innych oddziałów? 

• Kto zmienia statusy kandydatów? 

• Kto tylko ocenia lub wystawia rekomendacje? 

• Czy do procesu zapraszani są eksperci techniczni? 

• Kto potrzebuje raportów i danych o kosztach? 

• Czy część procesów powinna być dostępna wyłącznie dla wybranych osób? 

Odpowiedzi pozwolą Ci dobrać właściwe role i uniknąć dwóch skrajności: przyznawania wszystkim zbyt szerokiego dostępu albo blokowania pracy przez nadmierne ograniczenia. 

Podczas spotkania szczegółowo analizujemy Twoje potrzeby i doradzamy, jaki rozkład ról najlepiej sprawdzi się w Twojej organizacji. 

Porozmawiamy? 🙂 

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!