Koszty rekrutacji pracownika – jak je obniżyć?

Wysoki poziom rotacji w formie wiąże się z częstą koniecznością prowadzenia rekrutacji. Ta z kolei stale generuje dodatkowe koszty. Rekruterzy coraz częściej stają przed trudnym zadaniem związanym z pozyskaniem nowych pracowników przy zdecydowanie za niskim budżecie. Są jednak metody, które pozwalają znacznie obniżyć koszty rekrutacji pracownika.

Jakie są koszty procesu rekrutacji?

Koszt rekrutacji jednego pracownika to zwykle kilka tysięcy złotych, średnio około trzech czy czterech. Im więcej nowych osób potrzebuje firma, tym bardziej one rosną. Poważnym problemem finansowym staje się konieczność pozyskania kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników, na przykład podczas otwierania nowej filii, czy szukania specjalistów w danej dziedzinie. Jakie są najczęściej ponoszone koszty rekrutacji nowego pracownika? To przede wszystkim:

• Wynagrodzenie rekruterów za cały czas poświęcony procesowi rekrutacji: napisanie ogłoszenia, jego opublikowanie, śledzenie postępów, analiza i selekcja otrzymanych CV, organizacja i odbywanie spotkań z kandydatami, wyłonienie i kontakt z wybranymi osobami, przeprowadzenie i sprawdzenie testów rekrutacyjnych,
• Stworzenie atrakcyjnego opisu stanowiska wraz z grafikami, filmami rekrutacyjnymi czy zdjęciami,
• Publikacja ogłoszenia rekrutacyjnego na odpowiednim portalu, a więc jego poszukiwanie,
• Wykupienie i przedłużanie reklamy dla opublikowanej oferty, by nie znikała w gąszczu konkurencji,
• Wydatki na materiały rekrutacyjne: plakaty, ulotki, roll up’y, gadżety i miejsce na targach pracy, napoje i poczęstunek dla kandydatów, druk CV,
• Wynagrodzenie dla agencji pracy,
• Koszt wdrożenia nowego pracownika: zapewnienie materiałów szkoleniowych, wynagrodzenie dla pracowników przeprowadzających szkolenie, zakupienie odpowiedniego sprzętu czy odzieży, przestój w wynikach, często nawet utrata największego klienta ze względu na chwilowe obniżenie jakości związane z pracą nowej osoby.

Im więcej jest etapów rekrutacji i na im większą odbywa się skalę, tym bardziej koszty rosną. Sam proces wdrożenia pracownika może kosztować firmę nawet kilkadziesiąt tys. złotych! Co więcej, poświęcona na rekrutację kwota często wiąże się z „utopionymi” kosztami. Dzieje się tak w przypadku szybkiego zwolnienia się zatrudnionego pracownika czy niewielkiego odzewu ze strony kandydatów bądź braku pozyskania osób odpowiednich dla danego stanowiska. To, ile kosztuje rekrutacja pracownika, uzależnione jest więc nie tylko od kosztów rekrutacji i selekcji, ale także ich efektu.

Jakie procesy można zautomatyzować?

Istnieje jednak sporo czynników możliwych do zautomatyzowania, co może mieć duży wpływ na znaczne obniżenie koniecznych do poniesienia przez firmę kosztów. Automatyzacja przede wszystkim zmniejsza konieczność angażowania się rekruterów w cały proces i przynosi ogromną oszczędność czasu. Procesy, które można zautomatyzować to przede wszystkim:

• Selekcja kandydatów – możesz skorzystać z formularzy rekrutacyjnych, które na podstawie odpowiednio skonstruowanych pytań i odpowiedzi udzielonych przez kandydata automatycznie odrzucą osoby niespełniające podstawowych wymagań firmy.
• Kontakt z kandydatami – odpowiednie narzędzia umożliwiają automatyczne odpowiadanie na ogłoszenia osób szukających zatrudnienia czy informowanie o kolejnych etapach rekrutacji bądź jej wyniku. Warto zwrócić uwagę na te rozwiązania; dzięki nim rekrutacja przebiegnie znacznie sprawniej i zaoszczędzi czas rekrutera.
• Generowanie raportu po rekrutacji – jego ręczne przygotowywanie i samodzielnie wyciąganie wniosków czy zestawianie ze sobą kandydatów wymaga bardzo dużej ilości czasu. Korzystanie z automatycznych raportów daje natychmiastowe, automatyczne zestawienia i wyliczenia.
• Przeprowadzanie testów rekrutacyjnych online – testy internetowe umożliwią automatyczne sprawdzanie ich poprawności, bez angażowania rekrutera. Zespół zajmujący się rekrutacją będzie miał za zadanie wyłącznie zapoznać się z wynikami. Co więcej, takie testy można przeprowadzić zdalnie, a nie podczas rozmowy kwalifikacyjnej, dzięki czemu ta staje się krótsza i zostają na nie zaproszone wyłącznie osoby o odpowiednich kompetencjach.

Ile można zaoszczędzić dzięki automatyzacji?

Największe „zmartwienia” przynosi firmie koszt rekrutacji zewnętrznej. Ilość zadań i działań koniecznych do pojęcia w jej trakcie wiąże się z wieloma godzinami pracy działu kadrowego, angażuje ogromną ilość osób i, co za tym idzie, środków finansowych. Zdecydowanie się na zautomatyzowanie wyżej wymienionych procesów może sprawić, że koszt zatrudnienia będzie ograniczał się do spotkania z kandydatami, wdrożenia na nowe stanowisko czy publikację ogłoszenia.

Jak wskazują wyniki badania CareerBiulder, sama automatyzacja rekrutacji to oszczędność wynosząca od 14 do 30 godzin pracy jednego rekrutera tygodniowo. Co więcej, automatyczna obsługa i selekcja nadesłanych aplikacji może wiązać się z mniejszą ilością błędów. Rekruter samodzielnie sprawdza znacznie mniej CV, dzięki czemu w efekcie może zaprosić rzeczywiście najlepszych kandydatów, którzy prawdopodobnie zostaną w firmie na dłużej, co eliminuje konieczność przeprowadzenia kolejnej rekrutacji i dalszego przestoju w firmie. Dobrze wykorzystana automatyzacja może przynieść oszczędność rzędu nawet kilku tysięcy złotych.

Należy mieć także na uwadze inne możliwości obniżenia kosztów rekrutacji. To między innymi publikacja darmowych ogłoszeń, na przykład na grupach z kategorii „Szukam, dam pracę” w social mediach czy tworzenie bazy CV. Dzięki niej pracodawca zawsze będzie miał „w zanadrzu” dostęp do dodatkowych aplikacji, bez konieczności kolejnego dodawania oferty. To także samodzielne odpowiadanie na ogłoszenia osób szukających pracy, które – choć angażuje sporo czasu – ogranicza koszty związane z wykupieniem reklamy.

Metody na ograniczenie kosztów rekrutacji są też uzależnione od rodzaju stanowiska, na które firma poszukuje pracownika. W przypadku specjalistów dobrą praktyką jest kontaktowanie się z profesjonalistami z LinkedIn, a pracowników niższego szczebla – organizowanie grupowych spotkań rekrutacyjnych. Pozwalają one na znacznie zaoszczędzenie czasu przeznaczanego na rozmowy kwalifikacyjne; po przekazaniu podstawowych informacji na temat zakresu obowiązków i przeprowadzeniu testów grupowych możliwe jest natychmiastowe wyłonienie odpowiednich osób.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!