O współpracy HR-u z hiring managerami łatwo mówić ogólnie: że potrzebne jest zaufanie, dobra komunikacja i partnerskie podejście. I te kwestie są ważne, ale braki wzajemnej sympatii rzadko stoją u podłoża potężnych problemów. Gdy tam zajrzeć, często ujawnia się brak kontraktu na linii HR-HM, niejasne wymagania czy różne zrozumienie odpowiedzialności. Jak to zmienić?
Porozmawialiśmy o tym z Piotrem Resmarowskim, HR Business Partnerem w Elis Textile Service sp. z o.o. Oto 9 najważniejszych wniosków z tego spotkania.
Zawartość artykułu
1. HR który nie rozumie biznesu to nie partner
Piotr opowiadał, że na początku pracy spotykał się z managerami jeden na jeden, ale i poznawał biznes w terenie: jeździł z kierowcami, rozmawiał z handlowcami i pracował przy procesach produkcyjnych. Być może Ty też masz możliwość zajrzenia na produkcję i spędzenia dnia lub kilku na towarzyszeniu hiring managerom i ich zespołom w operacyjnej pracy?
Dzięki temu, dzięki Twoim pytaniom i zaangażowaniu dasz sygnał, że rozumiesz kontekst, że wiesz, o co chodzi nie tylko z opisu stanowiska. Dzięki tej wiedzy HR jest w stanie odpowiedzieć na większość pytań dotyczących pracy i to także tej operacyjnej, nie musi o wszystko dopytywać HM.
Całe spotkanie o lepszej rozmowie z hiring managerem znajdziesz tutaj: Lato z Elevato 1:
Współpraca z hiring managerem na wyższym poziomie
2. To działania, nie rola, budują zaufanie
Możesz być najlepszym HR-owcem świata, ale zaufanie nie bierze się z tego, że pracujesz w HR (wystarczy tu przytoczyć niesławny ranking pokazujący poziom zaufania do poszczególnych zawodów…). Nikt nie zbuduje partnerskiej relacji z managerem, jeśli nie rozumie jego codzienności, wyzwań i realiów pracy jego i zespołu.
Dlatego warto wyjść poza opis stanowiska i zobaczyć, jak naprawdę działa dany dział, region, zakład, proces albo zespół. Sam fakt, że HR prowadzi rekrutację, nie oznacza jeszcze, że hiring manager będzie traktował go jak partnera. Zaufanie buduje się przez obecność, rozmowy, znajomość biznesu i konkretne działania.
Manager musi zobaczyć, że HR rozumie jego potrzeby i potrafi pomóc mu podjąć dobrą decyzję, doradzić, doprecyzować wymagania, pokazać realia rynku i zwrócić uwagę na ryzyka w procesie.
3. Naprawdę dobrze określ potrzeby
To prawdopodobnie wiesz już doskonale, ale jest to jedna z tych rzeczy, o których warto często mówić: jednym z największych błędów jest traktowanie ogłoszenia jako pierwszego kroku procesu. A start jest o wiele wcześniej, tkwi w potrzebie i odpowiedzi na pytanie, dlaczego w ogóle potrzebujemy tej osoby. Czy zatrudniacie, bo:
- pojawił się wakat?
- zespół rośnie?
- zmienił się zakres odpowiedzialności?
Jaki problem ma rozwiązać nowa osoba?
Co jest wymaganiem, a co tylko polowaniem na jednorożce?
Dobrze zdefiniowana potrzeba chroni proces przed bałaganem, przeciągającym się procesem i przerzucaniem się odpowiedzialnością. A my od siebie dodamy, że w definiowaniu potrzeb świetnie działa zgłaszanie potrzeby rekrutacyjnej w Elevato.
4. Hiring manager musi wiedzieć, co ma robić
Hiring manager nie musi znać rekrutacji tak dobrze jak HR. Nie musi znać się na niej w ogóle! To, co musi wiedzieć, to czego od niego oczekujesz, kiedy powinien się włączyć i za co odpowiada. I dlaczego.
Brak jasnych zasad powoduje opóźnienia, niedomówienia i frustrację po obu stronach. Dlatego warto wypracować i spisać wspólny kontrakt: terminy, odpowiedzialności, sposób przekazywania feedbacku, zasady komunikacji z kandydatami i reakcję na sytuacje, które mogą zatrzymać proces, np. urlop managera, zmianę wymagań albo zbyt późną decyzję. W ustalanie kontraktu muszą być zaangażowane obie strony i obie muszą rozumieć, co ustalają i po co.
5. Managerów warto edukować, ale najpierw trzeba ich wysłuchać
Możesz wyjść z założenia, że hiring managerowie nie wiedzą nic o rekrutacji i Ty im to powiesz. I świetnie, że chcesz dzielić się wiedzą, tylko skąd wiesz, że to akurat tego często potrzebują?
Piotr podkreślał, że managerowie często chcą bardzo konkretnej wiedzy HR-owej, choć niezgodnej z początkowym przeczuciem rekruterów. Niekoniecznie chcą zaczynać od samej rekrutacji, ale od szerszego kontekstu, np.
- jak wygląda rynek pracy,
- jakie są oczekiwania kandydatów,
- jak rozmawiać z młodszymi pokoleniami,
- jak zadawać pytania rekrutacyjne,
- jak mówić o ofercie, gdy budżet jest ograniczony.
To ważna zmiana perspektywy. Warsztat może komunikować „robicie coś źle, więc Was nauczymy”, ale o wiele lepiej jest, gdy przekaz brzmi „wiemy, że rekrutacja jest częścią Waszej pracy, dlatego pomożemy Wam robić ją skuteczniej”.
6. Proces trzeba zobaczyć także oczami kandydata
Jednym z najciekawszych ćwiczeń, o których opowiadał Piotr, było rozrysowanie procesu rekrutacji z dwóch perspektyw: najpierw oczami hiring managera, a potem oczami kandydata. To zadanie przypadło hiring managerom na jednym z organizowanych warsztatów.
Co się okazało?
Managerowie często widzą tylko swoją część procesu, tj. zgłoszenie potrzeby, oczekiwanie na kandydatów, rozmowę, decyzję. Dopiero kiedy spojrzą na tę samą rekrutację z perspektywy kandydata, zaczynają zauważać opóźnienia, brak informacji albo niejasne komunikaty.
To ćwiczenie pomaga zobaczyć candidate experience jako wręcz namacalny element procesu, który wpływa na decyzje kandydatów. I to pomaga naprawdę go poprawić!
7. Dane w HR – hiring manager też je lubi
Nie od dziś wiadomo, że współpraca, każda, z managerem także, staje się dużo konkretniejsza, gdy HR może oprzeć rozmowę na danych. Gdy jesteś w stanie pokazać, skąd przychodzą aplikacje, ile kosztuje pozyskanie CV, jak długo trwa proces, gdzie kandydaci odpadają i jakie mają oczekiwania finansowe, Twoja eksperckość rośnie w oczach rozmówcy.
Na szczęście ręczne zbieranie danych to nie jedyna opcja! Jest jednak pewien haczyk.
Bo słusznie się domyślasz, napiszemy, że ATS jest w tym dużą pomocą. I jest nią, ale tylko wtedy, gdy dane są rzetelnie uzupełniane. Jeśli w systemie brakuje statusów, źródeł, feedbacku albo kosztów, trudno wyciągać sensowne wnioski. System nie pokaże prawdy o procesie, za to świetnie pokaże luki w danych.
Co i jak mierzyć w kampaniach rekrutacyjnych?
Obejrzyj webinarium i dowiedz się, jak zwiększać skuteczność na wszystkich etapach rekrutacji!
8. Automatyzacja pomaga i daje czas na to, co ważne
\Warto automatyzować to, co powtarzalne, tj. wiadomości, przypomnienia, raporty, ankiety onboardingowe czy przepływ informacji po zatrudnieniu. Piotr pokazywał przykład komunikacji i ankiet dla nowych pracowników po tygodniu, po dwóch tygodniach i po dwóch miesiącach. Dzięki temu HR i manager dostają informację zwrotną nie tylko o samej rekrutacji, ale też o jakości wdrożenia.
To ważne, bo jeśli prowadzisz rekrutację, łatwo wpaść w pułapkę myślową, że zatrudnienie = koniec procesu. Dla managera to dopiero początek pracy z nową osobą.
9. AI może pomóc, ale nie zastąpi uporządkowanego procesu
AI może być dużym wsparciem, ale by tak się stało upewnij się, że procesy są poukładane, automatyzacje działają, dane są wiarygodne, a managerowie rozumieją swoją rolę. Dopiero wtedy można sprawdzić, gdzie AI rzeczywiście pomoże, a gdzie wcale nie jest potrzebne.
Checklista na koniec – 5 kroków do lepszej współpracy z hiring managerem
Krok 1. Poznaj biznes, zanim zaczniesz mówić o rekrutacji
Porozmawiaj z managerami o ich codziennych wyzwaniach, zespołach, klientach, regionach i specyfice stanowisk. Jeśli możesz, zobacz pracę zespołu w praktyce. Dzięki temu łatwiej zrozumiesz, kogo naprawdę szukacie i co będzie ważne po zatrudnieniu.
Krok 2. Słuchaj, edukuj i angażuj managerów
Zanim przygotujesz warsztat, checklistę albo standard współpracy, zapytaj managerów, czego potrzebują. Jakie mają trudności? Czego nie wiedzą o rynku? Co jest dla nich problemem w rozmowach z kandydatami? Dopiero potem edukuj. Pokazuj realia rynku pracy, oczekiwania kandydatów, zasady prowadzenia rozmów, dobre pytania rekrutacyjne i sposoby mówienia o ofercie. Managerowie nie muszą być ekspertami od rekrutacji, ale powinni rozumieć swój wpływ na proces.
Krok 3. Pokaż proces z perspektywy managera i kandydata
Rozrysujcie proces rekrutacji z dwóch stron. Najpierw tak, jak widzi go manager. Potem tak, jak doświadcza go kandydat. To proste ćwiczenie pomaga zrozumieć, że candidate experience nie jest abstrakcyjnym pojęciem, tylko konkretnym doświadczeniem osoby, która decyduje, czy chce z Wami pracować.
Krok 4. Zakontraktuj zasady współpracy
Ustalcie, kto za co odpowiada, kiedy manager daje feedback, ile czasu ma na decyzję, jak wygląda komunikacja z kandydatem i co robicie, jeśli proces zaczyna się wydłużać. Kontrakt może być prostą checklistą albo wspólnie omówionym standardem.
Krok 5. Korzystaj z danych, automatyzacji i AI — ale nie zapominaj o człowieku
Dane pomagają rozmawiać o rekrutacji, automatyzacja pomaga utrzymać proces w ruchu, AI może wspierać analizę i przygotowanie treści. Żeby tak było, podstawą muszą być dobrze opisane procesy, rzetelnie uzupełniane dane i odpowiedzialność ludzi.
Czy według Ciebie są tu jeszcze dobre praktyki, którymi warto się podzielić? Napisz koniecznie na profilu Elevato na LinkedIn-ie 🙂
Odkryj Elevato! Sprawdź, co potrafi nasz ATS!
Śmiało! Już nie możemy się doczekać, żeby pokazać Ci wszystkie super moce Elevato 😊.
