Nowy pracownik – proces onboardingu krok po kroku według check listy

Nowy pracownik – proces onboardingu krok po kroku według check listy

Nawet najlepiej przeprowadzona rekrutacja nie gwarantuje, że nowy pracownik po kilku miesiącach, a nawet tygodniach czy dniach nie powie pracodawcy do widzenia, zmuszając go do ponowienia procesu. Prawdopodobieństwo to wzrasta, jeśli firma nie jest przygotowana na jego przybycie oraz nie wdrożyła programu mającego na celu wprowadzenie nowo zatrudnionej osoby w firmową rzeczywistość. Innymi słowy  zaniedbuje proces onboardingu.

nowy pracownikNowy pracownik

Proces onboardingu obejmuje okres od zatrudnienia nowej osoby do jej aklimatyzacji w firmie i dotyka wielu obszarów. Jednak by wdrożenie przyniosło spodziewane efekty, należy je przeprowadzić w sposób planowy i na bieżąco poddawać ewaluacji. Dlatego też dobrą praktyką, pozwalającą na sprawną kontrolę przebiegu adaptacji, jest tworzenie listy działań, które muszą być zrealizowane na poszczególnych etapach onboardingu. Powinna ona obejmować zarówno standardowe aktywności, jak i pomysły dedykowane konkretnej organizacji i stanowisku wraz z terminami i nazwiskami odpowiedzialnych osób. Cheklista jest bowiem najlepszym sposobem na to, by niczego nie pominąć. Dodatkowo każdy etap onboardingu musi zostać podsumowany za pomocą ankiety adaptacji nowego pracownika.

Podstawowa checklista onboardingowa i ankiety dla pracownika

Onboarding należy wdrożyć zaraz po zakończeniu rekrutacji nowego pracownika i przed jego dołączeniem do firmy. Więcej o onboardingu przeczytasz w artykułach na blogu elevato:

Nowy pracownik – lista działań przed rozpoczęciem pracy

  • Przygotowanie spisu niezbędnych dokumentów i formularzy, jak również ich opracowanie.
  • Zebranie wszelkich informacji na temat obowiązków i kompetencji nowego pracownika od jego przełożonego. Również opis stanowiska, kompetencji i obowiązków. Wykonanie także spisu celów, zadań i projektów, korzystnych dla lepszego wdrożenia pracownika na poszczególnych etapach onboardingu.
  • Przygotowanie miejsca pracy. Spis niezbędnych sprzętów i przedmiotów, jak np.: meble, komputer, telefon, materiały biurowe, klucze, itp., a także gadżety firmowe.
  •  Przygotowanie narzędzi i zasobów wraz z danymi dostępowymi, jak np.: poczta e-mail, dane do logowania do do firmowych platform, numery telefonów, spis adresów e-mail do współpracowników.
  • Spis świadczeń i benefitów przewidzianych dla pracownika, takich jak urlop, ubezpieczenie zdrowotne, kącik kawowy itp.
  • Opis kluczowych obowiązków. Będzie on bowiem podstawą do późniejszej oceny.
  • Zaplanowanie pierwszego dnia w firmie nowego pracownika.
  • Przygotowania zespołu na przybycie nowego pracownika, jak również wytypowanie pracownika odpowiedzialnego za onboarding.
  • Zaplanowanie wizyty u lekarza medycyny pracy i okulisty.
  • Zaplanowanie szkoleń.
  • Przesłanie formularza osobowego, listu powitalnego i maila z informacjami na temat godziny rozpoczęcia pracy, terminach wizyt lekarskich, dokumentach, które należy dostarczyć.
  • Przekazanie pracownikowi planu wdrożenia.
  • Przekazanie informacji lub udzielenie dostępu do platformy onboardingowej. Ma ona zawierać wybrane dane na temat firmy, takie jak misja, kultura organizacyjna, procedury, relacje personalne, prezentacja zespołu, inne.

Pierwszy dzień w pracy – lista działań

  • Wskazanie miejsca pracy i sprawdzenie, czy nowy pracownik ma dostęp do wszystkich narzędzi i zasobów. Również weryfikacja, czy wszystko jest dla niego zrozumiałe.
  • Zapoznanie pracownika z siedzibą firmy. A więc wskazanie toalety, pomieszczeń socjalnych, sal konferencyjnych, itp.
  • Przekazanie przygotowanych materiałów na temat firmy, materiałów szkoleniowych (Welcome pack), a także terminów szkoleń.
  • Przedyskutowanie wszystkich istotnych aspektów pracy nowo zatrudnionej osoby, takich jak: wymagania, zadania, sposoby ich realizacji i ewaluacji.
  • Sprawy administracyjno-organizacyjne. Wyjaśnienie procedur i zasad wynikających z prawa pracy i BHP.
  • Poinformowanie o kulturze organizacyjnej, jak dress code, styl komunikacji, godziny pracy, miejsca parkingowe, przerwy, zagadnienia socjalne.
  • Zapoznanie z dedykowanym do pomocy pracownikiem. Dzięki niemu bowiem nowy pracownik szybciej pozna wszystkie tajniki organizacji oraz przyswoi sobie jej kluczowe wartości.
  • Przedstawienie nowego pracownika. Wprowadzenie do zespołu. W pierwszym dniu pracy można go wprowadzić w grono najbliższych współpracowników, w kolejnych – w środowisko osób z innych działów. Należy wyjaśnić: zasady współpracy między stanowiskami w dziale, z innymi działami, pełnione funkcje i zadania współpracowników. Aklimatyzacja nowego pracownika w firmie w dużej mierze zależy od odpowiednich relacji z zespołem.


via GIPHY

Pierwszy tydzień w pracy – lista działań

  • Ustalenie terminu spotkania roboczego. Ma ono sprawdzić, czy nowy pracownik prawidłowo oswaja się z organizacją, a także przekazać mu uzupełniające informacje.
  • Sprawdzenie, czy wszystkie formalności zostały zakończone.
  • Wyznaczenie terminów na planowane szkolenia, jak np.: informacyjne, związane z zajmowanym stanowiskiem, a także on the job training.
  • Wyznaczenie pierwszego zadania oraz przedstawienie planu na najbliższy miesiąc.

Nowy pracownik – ankieta po pierwszym tygodniu pracy
Podczas spotkania roboczego należy zachęcić nowego pracownika do wypełnienia ankiety podsumowującej pierwszy tydzień w firmie. Ankieta ta powinna obejmować:
– opinię pracownika na temat przygotowania stanowiska pracy,
– opinię pracownika na temat wprowadzenia go do firmy,
– sprawdzenie, czy zapoznał się z podstawowymi zasadami pracy i kulturą organizacji,
– sprawdzenie, czy dobrze rozumie zakres obowiązków i kompetencji, postawione przed nim zadania oraz plan wdrożenia do pracy.

Pytania muszą być precyzyjne i jednoznaczne, jak np.:
1. Czy przed rozpoczęciem pracy przekazano Ci informacje na temat pierwszego dnia pracy?
2. Czy otrzymałaś/otrzymałeś Welcome pack?
3. Czy było przygotowane stanowisko pracy:
– sprzęty,
– dane dostępowe,
– kontakty?
4. Czy otrzymałaś/otrzymałeś informacje na temat:
– polityki wynagrodzeń i benefitów,
– urlopów,
– dress codu?
5. Czy dedykowana do pomocy osoba udziela wystarczającego wsparcia?

Lista działań na pierwszy miesiąc

  • Ustalenie terminu spotkania podsumowującego pierwszy miesiąc pracy.
  • Wyznaczenie zadań, projektów na najbliższy miesiąc.
  • Wyznaczenie terminów na planowane szkolenia.
  • Plan integracji nowego pracownika z zespołem.

Ankieta po pierwszym miesiącu pracy nowego pracownika
Powinna sprawdzać, czy nowy pracownik radzi sobie z kwestiami technicznymi, merytorycznymi, jak też społecznymi. Innymi słowy: rozumie swoje obowiązki, wie, jak realizować zadania lub uzyskać pomoc.

Przykładowe pytania:
1. Czy znasz strukturę firmy?
2. Czy znasz i rozumiesz zadania na najbliższy okres?
3. Czy wiesz, na jakich podstawach opiera się ocena Twojej pracy?
4. Z jakimi problemami spotykałaś się/spotykałeś się? Czy udało Ci się je rozwiązać? Czy dedykowana do pomocy osoba udzieliła Ci wystarczającego wsparcia?
5. Jak oceniasz relacje interpersonalne w dziale?

Lista działań na pierwsze trzy miesiące

  • Ustalenie terminu spotkania podsumowującego trzy miesiące pracy.
  • Wyznaczenie celów długoterminowych.
  • Wyznaczenie terminów na uzupełniające szkolenia.

Nowy pracownik – ankieta po trzech miesiącach pracy
Powinna służyć sprawdzeniu, jak pracownik odbiera firmę i zespół oraz czy praca spełniła jego oczekiwania.

Przykładowe pytania:
1. Czy praca jest zgodna z deklaracjami składanymi podczas rozmowy kwalifikacyjnej?
2. Czy otrzymujesz regularnie informację zwrotną na temat swojej pracy?
3. Jak wyobrażasz sobie swoją ścieżkę kariery?
4. Co wymaga ulepszenia w Twoim dziale?
5. Czy poleciałabyś/poleciłbyś firmę znajomym?

Rozmowa podsumowująca
W rozmowie podsumowującej powinien uczestniczyć bezpośredni przełożony. Ma on za zadanie przedyskutowanie zagadnień, takich jak:
– ocena przebiegu procesu adaptacji przez pracownika,
– wyselekcjonowanie działań, które sprawiają pracownikowi największe trudności, a także pokazanie jego mocnych stron,
– wstępna ocena możliwości rozwoju pracownika,
– dalsze plany zawodowe i szkoleniowe,
– wiedza o funkcjonowaniu firmy na różnych płaszczyznach.

nowy pracownik

Proces onboardingu – 5 niewłaściwych praktyk

  • Brak przygotowania
    Nowy pracownik pojawiający się w dniu rozpoczęcia pracy w firmie nie ma biurka, sprzętu ani adresu e-mail. Co to oznacza? Oznacza to, że albo firmy nowo zatrudniona osoba nie obchodzi, albo też panuje w niej kompletny chaos.
  • Brak wprowadzenia
    Na recepcji nikt o nowym pracowniku nie słyszał. Nikt się go nie spodziewa. Nikt go też nie przedstawia współpracownikom. Jak się on więc czuje? Jak outsider!
  • Bez oprowadzenia
    Nowy pracownik znaczną część czasu pierwszego dnia pracy spędza na poszukiwaniu drogi do działu kadr lub toalety. Co to więc znaczy? Pracodawca sądzi, że zatrudnił wróżkę.
  • Brak informacji
    Pracodawca stawia na spontaniczność. Liczy więc, że nowy pracownik sam się domyśli, jaki obowiązuje w firmie dress code czy styl komunikacji. Jakie uczucia wywołuje to u pracownika? Dezorientację.
  • Nadmiar informacji
    Nowo zatrudniona osoba jest zasypywana dokumentami i informacjami. Pracodawca bowiem jest przekonany, że potrafi sobie przyswoić kilkanaście nazwisk, faktów, a także wytycznych, itp. Jak się czuje nowy pracownik? Czy jest też zdenerwowany? Robi wielkie oczy?


via GIPHY

 

 

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!