Onboarding pracownika – o czym należy pamiętać

Onboarding pracownika – o czym należy pamiętać

Wysiłek włożony w proces rekrutacji i selekcji, często długotrwały i kosztowny, może zostać zaprzepaszczony przez niewłaściwy onboarding pracownika. Szacuje się, że z powodu źle przeprowadzonej aklimatyzacji w przedsiębiorstwie aż 40% nowych pracowników już w ciągu pierwszych czterech miesięcy szuka nowego miejsca zatrudnienia. Powód? Frustracja i zagubienie. Łatwo to zrozumieć. Nawet jeżeli pracujemy od wielu lat w tej samej firmie, pamiętamy, jaki stres towarzyszył nam w pierwszym dniu naszej nowej pracy. Jak trudno było odnaleźć się w nowym środowisku, poznać wszystkie zadania, procedury i niespisane zwyczaje… Jak nasze ciągłe pytania odrywały od obowiązków innych. Innymi słowy chaos, dezorganizacja i brak wsparcia ze strony pracodawcy zmniejszają zaufanie do firmy nowego członka zespołu i obniżają jego produktywność.

Niewłaściwa adaptacja pracownika wpływa negatywnie na wizerunek pracodawcy. Generuje też straty ekonomiczne. Może bowiem doprowadzić do rezygnacji z pracy nowo zatrudnionej osoby. Utrzymanie dobrego pracownika jest tańsze niż pozyskanie nowego, posiadającego pożądane kwalifikacje, albo wyszkolenie go, wdrożenie nowego pracownika w obowiązki i zdobycie jego lojalności.

Onboarding pracownika

Termin „onboarding” pochodzi od zwrotu „on board”, które tłumaczymy jako „na pokładzie”. W świecie biznesu oznacza on szeroki zakres działań, mających ułatwić wdrożenie nowego pracownika w obowiązki i jego aklimatyzację w przedsiębiorstwie. Ich charakter zależy w głównej mierze od wielkości firmy oraz stanowiska i rodzaju obowiązków zatrudnionej osoby. Zawsze jednak ma zaznajomić ją z zasadami i kulturą organizacji tak, by nabrała zaufania do pracodawcy i zintegrowała się z zespołem. A w efekcie mogła szybko zacząć realizować dedykowane jej zadania samodzielnie i wydajnie. Nowy pracownik powinien mieć więc wiedzę na temat swoich obowiązków i kompetencji. Musi zyskać świadomość misji i wartości firmy, a także znać jej strukturę organizacyjną, zasady komunikacji i nieformalne zwyczaje.

Wdrożenie nowego pracownika – poznaj korzyści!

Onboarding pracownika nie jest luksusem. Jest koniecznością. Pierwsze doświadczenia w nowym miejscu pracy mają kluczowe znaczenie dla stabilności kadry. Im lepiej nowi pracownicy zostaną przyjęci w firmie, tym szybciej zaczną realizować jej misję. A przecież sukces organizacji zależy od kompetencji, zaangażowania i lojalności pracowników.

Proces adaptacji gwarantuje:

  • Zmniejszenie rotacji kadry. Tym samym uniknięcie strat związanych z odejściem nowo zatrudnionego pracownika, kosztów kolejnej rekrutacji i wdrożenia następnej osoby w obowiązki.
  • Lepsze wyniki pracy. Wsparcie pracownika w pierwszych dniach funkcjonowania w organizacji zwiększa jego efektywność. Wpływa też na motywację i satysfakcję z pracy. Szacuje się, że nowy pracownik potrzebuje minimum 3 miesięcy (nawet do roku) na osiągnięcie pełnej wydajności. Warto przy tym pamiętać, że różne osoby w różnym tempie uczą się nowych umiejętności, przystosowują do zmiany i odnajdują się w nowym środowisku, stąd też proces aklimatyzacji musi być elastyczny.
  • Employer branding. Dobre wdrożenie nowego pracownika ma istotny wpływ na wizerunek pracodawcy. Onboarding obniża stres u nowego pracownika. Zapewnia poczucie bezpieczeństwa i komfortu. Zwiększa satysfakcję z wykonywanych obowiązków. Buduje zaufanie.
  • Lojalność wobec pracodawcy. Skuteczny program onboardingowy powoduje szybszą integrację w środowisku pracy. Buduje więzi. Tworzy relacje między celami osobistymi i zawodowymi.

wdrozenie nowego pracownika

Proces adaptacji, czyli 4 x C

Wdrażanie nowych pracowników do organizacji powinno być usystematyzowanym procesem zaplanowanym na miesiące, z podziałem na etapy. Każdy z nich musi obejmować inną sekwencję zadań i działań, zależnych od specyfiki firmy i stanowiska. O poszczególnych etapach onboardingu piszemy w artykule Adaptacja pracownika – 4 etapy wdrożenia”.

Każdy proces onboardingu powinien uwzględniać zagadnienia z 4 obszarów, nazywanych „4 x C onboardingu”:

  • Compliance (zgodność i procedury), obejmujące szkolenia wymagane przez prawo i wyjaśnienie wszelkich kwestii formalnych i prawnych. Są to szkolenia BHP, dokumentacja kadrowa, zestaw dostępów i haseł, badania lekarskie, zapoznanie się z siedzibą firmy.
  • Clarification (obowiązki i oczekiwania), czyli upewnienie się, czy nowy pracownik jest świadomy swoich obowiązków i oczekiwań firmy wobec jego osoby.
  • Culture (kultura) – oznacza wdrożenie nowego pracownika w kulturę organizacyjną firmy, przedstawienie norm społecznych, zarówno formalnych, jak i nieformalnych.
  • Connection (więzi), czyli ułatwienie nawiązania relacji międzyludzkich i integracji z zespołem.

Nawet jeśli firma ograniczy się do poziomu compliance, nowy pracownik otrzyma wiedzę z pozostałych obszarów od współpracowników, ale w sposób nieusystematyzowany. Fakt ten może wpłynąć negatywnie na proces adaptacyjny. Firmy funkcjonujące na konkurencyjnym rynku nie mogą sobie pozwolić ani na ciągłą rotację kadr, ani na utrzymywanie niezmotywowanych pracowników.

4 x C aktywnie czy pasywnie?

Opisane powyżej obszary 4 x C mogą być realizowane z różnym zaangażowaniem: pasywnie, z potencjałem i aktywnie. Wynika to z różnych czynników, od świadomości kadry zarządzającej, przez kwestie finansowe, po organizacyjne.

onboarding pracownika

Onboarding – dobre praktyki

Zgodność deklaracji z rzeczywistością

Jedną z głównych przyczyn rezygnacji nowych pracowników na początku pracy w nowej firmie jest rozdźwięk między oczekiwaniami a rzeczywistością. Dotyczyć on może na przykład relacji z kolegami z zespołu i przełożonymi. Z tego powodu ważny jest transparentny proces rekrutacyjny, a następnie onboarding pracownika dowodzący, że obietnice składane podczas rekrutacji mają pokrycie w rzeczywistości.

Przygotowanie się na przybycie nowego pracownika

Każdy lubi czuć się wyjątkowy. Nic tak nie zabija tego uczucia, jak na przykład nowy pracodawca w pośpiechu przeszukujący magazyn w poszukiwaniu wolnego komputera… Bo zupełnie zapomniał o pierwszym dniu  w firmie zatrudnionej osoby. Z tego powodu pierwszym etapem ustandaryzowanego i ujętego w harmonogram onboardingu jest przygotowanie miejsca pracy (biurko, telefon, komputer i hasło logowania itp.) dla nowego pracownika i niezbędnych dokumentów. Można je również przekazać wcześniej za pomocą dedykowanej platformy. Warto jeszcze przed pierwszym dniem w pracy zadbać o budowanie zaangażowania nowego członka zespołu, oferując np. dostęp do internetowego portalu firmy czy portalu onboardingowego. Tutaj mogą być publikowane aktualności z życia firmy, prezentacje pracowników, list powitalny.

Dbanie o samopoczucie nowego pracownika

Pozostawienie nowo zatrudnionego pracownika samemu sobie nie tylko potęguje jego stres, ale również wydłuża okres aklimatyzacji. Należy więc podczas onboardingu zadbać o przekazanie teoretycznej i praktycznej wiedzy o funkcjonowaniu firmy. Musi ona dotyczyć takich zagadnień, jak misja i struktura organizacyjna, procedury, czyli zasady komunikacji i obieg dokumentów, a także zakres obowiązków, możliwości szkolenia. Trzeba też cierpliwe odpowiadać na pytania i wyjaśniać wątpliwości. Warto również zadbać o przyjazną integrację z bezpośrednimi współpracownikami. Przyjazna atmosfera w miejscu pracy znacząco podnosi zaangażowanie kadry.

Poczucie wspólnoty ma znaczenie

Oddziały wielu firm rozrzucone są na terenie całej Polski, Europy czy świata. Wynikający z tego faktu dystans utrudnia aklimatyzację nowo przyjętej osoby w zespole. Wdrożenie nowego pracownika ułatwia dedykowany onboardingowi opiekun, tzw.„Buddy”. Jest to osoba której obowiązkiem jest zadbanie o przyjazne i sprawne wprowadzanie nowych pracowników do zespołu oraz zapoznawanie z obowiązkami. Zadaniem opiekuna jest również odpowiadanie na pytania nowego pracownika. To rozwiązanie sprawia, że szybciej zaczyna się on identyfikować z firmą.

Wdrożenie nowego pracownika, czyli jak powiedzieć „Welcome”

Firmy mające świadomość, że ich największym kapitałem są ludzie, nadają procesowi onboardingu pracowników osobistego charakteru. Każdy nowo zatrudniony otrzymuje swój „Welcome pack”. Zestaw powitalny obejmuje praktyczne firmowe gadżety, na przykład kubek, koszulkę czy notatnik. Może też zawierać prezenty oddające ducha organizacji. Przygotowane w formie pisemnej materiały wyjaśniają nowemu pracownikowi większość najważniejszych zwyczajów i procedur w firmie, na przykład sposób ubiegania się o urlop lub rozliczania nadgodzin. Coraz popularniejsze stają się również dedykowane platformy e-learningowe. Oszczędzają one czas wszystkich zainteresowanych, ale również gwarantują, że kandydat zapozna się z dostarczonymi materiałami.

Onboarding pracownika, jak każdy proces, musi być monitorowany i udoskonalany. Najlepszym narzędziem weryfikacji są pracownicy, których warto pytać o to, które elementy wdrożenia oceniają pozytywnie i które negatywnie.

Przeczytaj również artykuł na blogu elevato „Nowy pracownik – proces onboardingu krok po kroku według check listy”.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!