Aby przetrwać w dzisiejszym, konkurencyjnym otoczeniu rynkowym, każda organizacja musi się rozwijać. Rozwój ten jest nierozłącznie związany z inwestowaniem w nowe technologie. Dotyczy nie tylko usprawniania produkcji czy sposobu realizacji usług, ale przede wszystkim zmiany spojrzenia na czynnik ludzki. Przedsiębiorstwa zwracają coraz większą uwagę na to, jak dobór pracowników wpływa na ich funkcjonowanie. Od kadr oczekuje się coraz więcej. Czy systemy automatyzujące pracę działu HR mogą zwiększyć jej konkurencyjność bądź stanowić o przetrwaniu firmy na rynku ? Co rzeczywiście możesz dzięki nim zyskać?
Zawartość artykułu
Miękki i twardy HR
Ponad 20 stron praktycznej wiedzy i wskazówek!
Pobierz przewodnik „Jak wybrać i wdrożyć system ATS?”
Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy system ATS?
Zanim przejdziemy do korzyści, które zapewnia odpowiednie oprogramowanie dla działu HR, musimy je podzielić na dwie grupy. Pierwsza to systemy kadrowo-płacowe, które są zwykle częścią systemu ERP. Pozwalają m.in. na naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie ewidencji kadrowej, obliczanie składek ubezpieczeniowych i dotyczą głównie księgowej strony HR. Druga grupa to oprogramowanie wspierające zarządzanie kompetencjami (tzw. miękki HR). To właśnie na nie powinieneś zwrócić uwagę. Dlaczego?
Ludzie się zmienili
Większość firm posiada system kadrowo-płacowy. Jest to element systemu ERP i nikt nie neguje jego roli w zapewnieniu ciągłości funkcjonowania biznesu. Tym, na co zwraca się coraz większą uwagę, są ludzie, a oni się zmieniają. Chcą pracować inaczej, chcą realizować swoje plany i się rozwijać. Rolą przedsiębiorstwa jest takie zarządzanie kadrą, aby zaspokajanie indywidualnych potrzeb wiązało się z realizowaniem strategicznych celów organizacji. W jaki sposób jest to realizowane przez program dla HR?
Kluczem jest strategia
Możesz określić nową strategię dla swojej organizacji, ale skąd będziesz wiedział, że Twoi pracownicy mają odpowiednie kompetencje do jej realizacji? Oprogramowanie dla działu HR to:
- automatyzacja procesów rekrutacji – masz możliwość gromadzenia i zaawansowanego przeszukiwania aplikacji kandydatów. Możesz definiować zaawansowane kryteria wyszukiwania na potrzeby konkretnego stanowiska. Automatyzujesz komunikację oraz umawianie spotkań z kandydatami. Łatwiej będzie Ci także raportować skuteczność rekrutacji i zatrudniać pracowników, którzy najlepiej nadają się na dane stanowisko. Będą oni realizowali Twoje cele strategiczne i istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że będą chcieli się zwolnić,
- uporządkowana wiedza o organizacji – dzięki łatwo dostępnej wiedzy o pracownikach możesz wyłaniać najcenniejsze talenty i rozwijać słabsze osoby. Dane dotyczące pracowników przechowujesz w formie elektronicznej, co pozwala na szybki wgląd w strukturę firmy i łatwe przeglądanie informacji. Wiesz również, jakie jest zapotrzebowanie kadrowe i jakich pracowników powinieneś zatrudnić w pierwszej kolejności.
- poprawa efektywności pracowników – zarządzanie przez cele pozwoli Ci poprawiać efektywność każdego pracownika. Przełożony może określać je wspólnie z podwładnym. Dzięki temu są chętniej realizowane, spełniają potrzebę samorealizacji pracownika i są równocześnie zbieżne ze strategią organizacji.
- ocena i analiza wyników – właściwe decyzje można podjąć jedynie na podstawie prawdziwych danych. Oprogramowanie dla działu HR pozwala przeprowadzać oceny okresowe, oceny 180 i 360 stopni. Na ich podstawie, znając luki kompetencyjne, zdefiniujesz ścieżki rozwoju swoich pracowników. Ocena realizacji celów i kompetencji może być przeprowadzana cyklicznie, co zapewnia stałą kontrolę i możliwość reagowania na zmiany.
- monitorowanie potrzeb szkoleniowych – zespół, który się nie rozwija, cofa się względem rynku. Systemy dla działu HR pozwalają nie tylko zaplanować szkolenia, ale także zarządzać budżetami szkoleniowymi i zmierzyć efektywność wydawanych środków. Dobierasz kierunek rozwoju pracowników zgodnie ze swoją strategią i planami rozwoju, które wynikają z ocen okresowych i ocen 360 stopni.
- usprawnienie komunikacji z pracownikami – rozwiązujesz problemy w łatwy sposób, upraszczając komunikację za pomocą e-maili oraz self-care, ograniczasz ilość telefonów i rozmów. Masz możliwość przypisywania pracowników HR do obsługi wybranych zgłoszeń i załączania dokumentów. W ten sposób zapewniasz sobie informację zwrotną na temat tego, jakie kwestie nurtują pracowników w Twojej firmie. Możesz reagować na problemy od razu w momencie ich wystąpienia.
Co zyskujesz wykorzystując oprogramowanie dla działu HR?
Twoim podstawowym celem jest rozwój. Na pewno masz na to wypracowaną strategię. Wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania pozwoli Ci mieć pewność, że rekrutujesz do jej realizacji odpowiednich ludzi, poprawiasz ich efektywność na podstawie ocen wyników i monitorujesz ich potrzeby rozwojowe. Twoi pracownicy czują się docenieni, a Ty realizujesz swoją strategię biznesową.
