Przekazujesz kandydatowi pozytywną decyzję, teraz wystarczy już tylko przeczekać okres wypowiedzenia i można zaczynać, prawda? Otóż nie do końca. Preonboarding, warto rozpocząć jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Jak go zaplanować? O czym pamiętać? Jakie są preboardingowe dobre praktyki? Sprawdźmy!
Zawartość artykułu
Preboarding czy preonboarding? Co to takiego?
Zarówno nazwa „preboarding” i „preonboarding” (obie są poprawne!) oznaczają działania, które podejmuje pracodawca między momentem akceptacji oferty przez kandydata a jego pierwszym dniem w pracy. Można do nich zaliczyć:
- wystawienie skierowania na badania lekarskie,
- przygotowanie wiadomości powitalnej,
- wysłanie harmonogramu onboardingu,
- przedstawienie zespołu,
- przekazanie informacji o tym, jak będzie wyglądał pierwszy dzień w pracy.
Po co Twojej organizacji proces preboardingu? Przede wszystkim, pozwoli pracownikowi poczuć się częścią firmy jeszcze zanim faktycznie się w niej znajdzie. Dzięki temu myśl o pierwszym dniu będzie wiązała się z mniejszym stresem i większą ciekawością.
Czy preonboarding i onboarding to to samo?
Choć nazwa jest podobna, to są to dwa różne procesy. Preonboarding, zgodnie z nazwą, dotyczy czasu przed pojawieniem się pracownika w firmie. Natomiast onboarding to proces jego wdrożenia, kiedy fizycznie jest już w organizacji.
W czasie preonboardingu warto wspomnieć o tym, jak będzie wyglądał sam onboarding, natomiast ze względu na chęć ochrony firmowego know-how, firmy decydują się udostępniać bardziej zaawansowane materiały szkoleniowe i microlearning dopiero na etapie wdrożenia.
Banner-CHECKLISTA-ATS
Harmonogram preonboardingu – przykład
Wyobraź sobie, że do Twojego zespołu ma niebawem dołączyć nowa osoba. Przypomnij sobie, jak to było, kiedy pierwszym krokiem w nowe miejsce był Twój własny. Jaka wiedza byłaby wtedy przydatna? Na jakie pytania warto byłoby znać odpowiedzi? Zapisz je – to może być cenny drogowskaz, który pozwoli Ci zaprojektować cały proces.
Po przyjęciu oferty
W planie jego preboardingu na czas przypadający zaraz po podjęciu decyzji powinny znaleźć się działania takie, jak:
- wysłanie powitalnego e-maila od managera – dobrym pomysłem jest także umówienie takiego zapoznawczego videocalla,
- przesłanie niezbędnych dokumentów do wypełnienia, co pozwoli zaoszczędzić czas pierwszego dnia,
- udostępnienie informacji o firmie, kulturze organizacyjnej i jej wartościach.
Tyle na początek. W tym samym czasie w firmie powinno fizycznie powstawać stanowisko pracy dla nowej osoby, trwać kompletowanie jej sprzętu i nadawanie dostępów i uprawnień. Pewnie przyznasz, że nie ma nic bardziej frustrującego, niż przyjść do pracy pierwszego dnia i dowiedzieć się, że na laptopa trzeba jeszcze 2 tygodnie poczekać…
I co jeszcze?
Przed pierwszym dniem – działania preonboardingowe
Oczywiście, preboardingowych dobrych praktyk jest więcej. Co jeszcze możesz zrobić?
- Przygotuj lub przygotuj i wyślij prezent powitalny – welcome pack,
- udostępnij pracownikowi informację o kluczowych osobach w firmie tak, aby wiedział, kto jest kim,
- wyślij mu plan onboardingu na pierwsze tygodnie pracy,
- zorganizuj spotkanie z całym zespołem lub nagraj krótkie video, w którym przedstawisz każdą z osób,
- przydziel mentora/buddy’ego,
- wyślij informację na temat tego, jak będzie wyglądał pierwszy dzień pracy,
- udostępnij wstępne materiały szkoleniowe.
Banner-DEMO
Dzień przed rozpoczęciem pracy wyślij ostatnią wiadomość z informacjami takimi jak to, gdzie zaparkować, gdzie się zgłosić, kto będzie czekał na nową osobę, pod jaki numer może zadzwonić w razie problemów. Wydaje Ci się, że to za dużo i zbyt szczegółowo? Konstruując takiego maila, wróć do tych pytań, które były w Twojej głowie przed pierwszym dniem. To naprawdę pomocne! W tym przypadku lepiej okazać za dużo, niż za mało troski.
I, oczywiście, to ostatni moment, aby upewnić się, że stanowisko, systemy i dostępy są gotowe.
Czy preboarding się opłaca?
Powiemy krótko: jak najbardziej! To kropka nad „i” candidate experience. Dobrze przeprowadzony preboarding pokazuje, że firmie zależy na kandydacie nie tylko wtedy, kiedy ubiega się o pracę, ale przede wszystkim wtedy, kiedy jest już na pokładzie (lub prawie na pokładzie :)). W ten sposób wartości, które deklaruje organizacja w czasie rekrutacji, pozostają nie tylko w sferze deklaratywności, ale znajdują pokrycie w praktyce. A to najważniejszy fundament employer brandingu, o którym czasem zdarza się zapominać.
Preboarding ma szereg pozytywnych skutków. Niweluje stres i niepewność, przyspiesza prace administracyjne oraz wspiera integrację z zespołem.
Krótko mówiąc: warto!
