Przetwarzanie danych służbowych

Wielu pracodawców zadaje sobie pytanie, czy może swobodnie dysponować danymi osobowymi swoich pracownikach np. poprzez umieszczanie ich na firmowej stronie www, w intranecie, na wizytówkach, folderach reklamowych zawierających oferty etc. Tego typu pytania bardzo często trafiały również do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Sprawa była o tyle istotna, że doczekała się zarówno rozstrzygnięć GIODO jak i Sądu Najwyższego.

Generalna zasada dysponowania danymi pracowników przez pracodawcę, zgodnie ze stanowiskiem obu ww. instytucji, jest następująca: przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych pracowników, które wynikają ze stosunku pracy jest dopuszczalne i nie stanowi naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, pod warunkiem że zakres przetwarzanych danych nie wkracza w sferę prywatności pracownika. Należy przyjąć, że takie informacje jak imię, nazwisko, stanowisko służbowe, służbowy numer telefonu oraz adres e-mail (służbowy) są bezpośrednio powiązane z wykonywaniem obowiązków służbowych i jako takie mogą być wykorzystywane przez pracodawcę bez zgody pracownika.

Stanowisko to zostało wyraźnie podkreślone w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2003 r. (sygn. I PK 590/02), zgodnie z którym „najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (przedsiębiorstwa) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi – z kontrahentami, klientami (…). Dlatego pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy, bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika (…).”

W dalszej części uzasadnienia wyroku dowiadujemy się, że: „Imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach, co oznacza, że zgodnie z powszechną praktyką są one zasadniczo jawne.”

Należy jednak pamiętać, że „ujawnienie przez pracodawcę nazwiska pracownika musi być usprawiedliwione celem działania pracodawcy, łączącym się z jego zadaniami i obowiązkami związanymi z prowadzeniem zakładu, musi być niezbędne oraz nie może naruszać praw i wolności pracownika”. Dla mnie takim najbardziej oczywistym przykładem będzie np. sytuacja, w której na stronie www umieszczamy informacje o osobie zajmującej się komunikacją firmy z mediami (brak przesłanki polegającej na naruszeniu praw i wolności pracownika; obowiązki służbowe jak najbardziej dają prawo umieszczenia informacji o osobie na takim stanowisku w miejscu publicznym jakim będzie firmowa witryna. Natomiast przykładem naruszającym ww. zasady byłoby umieszczanie np. informacji o osobach zajmujących się np. sprzątaniem biura czy konserwacją pomieszczeń. Oczywiście należy pamiętać, że w tych sprawach nigdy nie ma jednoznacznych odpowiedzi i każdy przypadek (tj. stanowisko pracy) należałoby rozpatrywać jako indywidualny.

Dodaj komentarz