RODO – 3 automatyzacje od Elevato, które ułatwią Ci życie

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych obowiązuje od 2018 roku. Zgodę na przetwarzanie danych musi wyrazić każdy kandydat biorący udział w procesie rekrutacyjnym. RODO reguluje nie tylko sposób, w jaki dane zostaną przetworzone, ale także co zrobić, gdy okres ich przechowywania minie. Nie ma przy tym miejsca na przekroczenia terminu, ponieważ w razie audytu UODO czekają wysokie kary. Manualna kontrola zgód pochłania cenne zasoby, dlatego nasze automatyzacje dużą część mozolnej pracy wykonają za Ciebie. Zerknij, jak pomożemy Ci z RODO.

Trzy automatyzacje RODO, które oszczędzą Ci bólu głowy

Zgody na przetwarzanie danych osobowych to szeroki temat. W Elevato podchodzimy do niego bardzo poważnie. Dlatego nasi partnerzy otrzymują gotowy zestaw klauzul i zgód, których mogą użyć w swoich procesach do pozyskania danych kandydatów. Zdobyte informacje można jednak przechowywać tylko przez jakiś czas. Obowiązek informacyjny obliguje Cię do uprzedzenia kandydata, jak długo będziesz to robić. Jeśli kontrola UODO wyłoni, że nie przestrzegasz podanych terminów, będziesz miał kłopoty. 

Aby się przed nimi uchronić, możesz spisywać dane w Excelu, a potem żmudnie przekopywać się przez niego codziennie, aby sprawdzić, czy przypadkiem komuś za chwilę nie wygaśnie zgoda. Ale zamiast tego możesz powierzyć tę kwestię naszym automatom, a zaoszczędzony czas wykorzystać do obsługi krytycznych procesów.

Przedstawiamy nasze automatyzacje, które pomogą Ci z RODO.

1. Notyfikacje do administratora i raporty — pełen ogląd sytuacji

Elevato co 30 dni wyśle do administratora wiadomość z linkiem, który przekieruje go do raportu. W jego zawartości kluczowa jest lista kandydatów, którym zgoda na przetwarzanie danych w przyszłych rekrutacjach kończy się w najbliższym miesiącu. Dzięki temu zdążysz skontaktować się z nimi, zanim zgoda wygaśnie. Możesz zaproponować wybranym kandydatom udział w potencjalnie ciekawych dla nich projektach, wysłać informacje o planowanych w przyszłości rekrutacjach, albo wysłać im propozycję przedłużenia zgody na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych. Dzięki danym z raportu zdążysz zapobiec utracie interesujących kandydatów z bazy.

2. Notyfikacje do kandydatów i możliwość przedłużenia przez nich zgody

Jeśli chcesz zaoszczędzić czas, możesz też włączyć automatyzację, dzięki której wiadomość dostanie każdy kandydat w bazie, któremu za 30 dni wygaśnie zgoda na przetwarzanie danych. W mailu zobaczy link, który przekieruje go do strony, na której znajdzie historię swoich zgód i możliwość ich przedłużenia. To sprawi, że jeśli nadal szuka pracy lub jest otwarty na propozycje, może zwiększyć swoje szanse pozostając w Twojej bazie.

Wiemy, jak wysokie potrafią być koszty rekrutacji, a zwłaszcza koszty pozyskania nowych aplikacji. Utrzymanie kandydata w bazie to oszczędność. Czy pozwolisz sobie na to, by zgoda po prostu się przeterminowała i nie podejmować żadnych działań? Możesz zatrzymać kandydata jedynie w okresie trwania zgody, dlatego wiedza o upłynięciu terminu jest kluczowa.

3. Zgoda wygasła i co teraz? Automatyczne archiwizowanie i anonimizowanie danych

Wspomnieliśmy na początku, że nieprzestrzeganie terminów ujętych w obowiązku informacyjnym grozi wysokimi karami. Manualna kontrola krytycznych dat zabierze z kolei cenny czas. Dlatego system Elevato codziennie sprawdzi za Ciebie, którym kandydatom właśnie wygasa zgoda. Na podstawie Twojej wcześniej decyzji, podjęte zostanie jedno z 3 działań:

• anonimizacja — usunięcie danych identyfikacyjnych (danych kandydata, Twoich notatek, dokumentów przypisanych do profilu). W bazie pozostaną jedynie informacje dla celów statystycznych. Jeśli kandydat ponownie złoży aplikację, nie zostanie powiązany z danymi statystycznymi;
• archiwizacja — z tej opcji możesz skorzystać jedynie, jeśli w klauzuli informacyjnej zawrzesz zapis o przetwarzaniu danych przez jakiś czas po ukończeniu procesu. Co ważne, w tej sytuacji zmienia się cel przetwarzania danych – nie jest to już cel rekrutacyjny (nie możesz np. wysyłać ofert pracy do zarchiwizowanych osób). Dane z archiwum możesz przetwarzać na wypadek roszczeń kandydatów;
• usunięcie — bezpowrotne usunięcie danych kandydatów.

Automatyzacje niwelują ryzyko kary za niedopilnowanie RODO

Podsumujmy krótko: system działa codziennie, dokładnie i jest wolny od błędu ludzkiego. To da Ci poczucie bezpieczeństwa, ponieważ to Elevato zadba o terminowość w kwestii przetwarzania danych kandydatów. Nie przegapisz potencjalnej utraty ciekawych osób z bazy i zdążysz zaprosić je do przedłużenia zgód. Po wygaśnięciu terminu z klauzuli dane, których nie możesz już przechowywać, pozostaną zarchiwizowane, zanonimizowane lub usunięte. W razie kontroli wystarczy, że zajrzysz w odpowiedni raport. Możesz odetchnąć i oddelegować siły do innych działań, których nie zastąpi automat. 

Brzmi ciekawie i chcesz dowiedzieć się więcej?  Skontaktuj się z nami i zobacz jak możesz usprawnić swoje rekrutacje dzięki Elevato!

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!