Rozmowa oceniająca – czego powinna dotyczyć?

Regularne, roczne lub występujące co pół roku rozmowy oceniające z osobami zatrudnionymi otwiera zarówno przed pracodawcą, jak i pracownikiem nowe możliwości. Mają bardzo duży wpływ na poziom zaangażowania i motywacji kadry. Jak prowadzić je we właściwy sposób, tak, by uzyskać oczekiwany efekt?

Dlaczego przeprowadza się rozmowy oceniające?

Rozmowa oceniająca z pracownikiem z pewnością jest stresującym momentem dla osoby zatrudnionej. Nie inaczej jest jednak w przypadku przeprowadzającego ją przełożonego, którego zadaniem jest w niedługim czasie podsumować pracę pracownika w taki sposób, by wszelkie niedociągnięcia przedstawić w sposób konstruktywny i zachęcający do wyciągania wniosków, jednocześnie odpowiednio doceniając jego osiągnięcia. Przede wszystkim jednak zadaniem przełożonego jest określić cel spotkania oceniającego; możliwości jest naprawdę wiele:

• Zachęcenie do podniesienia wyników – na przykład sprzedażowych,
• Eliminacja nieodpowiednich zachowań – względem współpracowników, przełożonych czy klientów; notoryczne spóźnienia, stosowanie wulgarnego języka, niestosowne żarty, brak zaangażowania,
• Zwiększenie motywacji pracownika – np. poprzez wskazanie jego dotychczasowych osiągnięć i dalszych możliwości rozwoju,
• Docenienie za wkład w rozwój i pracę firmy – wszystkich osiągnięć, starań, sumienności czy punktualności,
• Zapoznanie się z dalszymi planami pracownika – uzyskanie informacji na temat chęci rozwoju, potrzebie awansu, ustalenie, czy plany wiążą się z przejściem do innej firmy,
• Przyznanie premii uznaniowej,
• Wskazanie elementów do rozwoju i silnych stron pracownika,
• Udowodnienie zainteresowania jednostką, zwiększenie więzi z podwładnym,
• Poinformowanie o planach rozwojowych firmy.

Jakie tematy powinna obejmować rozmowa oceniająca?

Tematy podejmowane podczas spotkania w ogromnej mierze uzależnione są od jego głównego celu. Z całą pewnością należy jednak pamiętać o tym, by rozmowa oceniająca z przełożonym była nie tylko jego monologiem, ale dialogiem. Nie mniej istotny jest sposób jej prowadzenia; suche przedstawianie wad i zalet podwładnego negatywnie wpływa na morale. Zastanawiając się nad tym, jak się przygotować do rozmowy oceniającej, warto pamiętać o tym, by rozpocząć ją i zakończyć informacją pozytywną, nawet jeśli celem spotkania jest eliminacja negatywnych zachowań pracownika. Wymienianie samych błędów podczas oceny sprawi, że podwładny nabierze poczucia, że w firmie nie ma już dla niego miejsca. Zdecydowanie nie wpłynie to pozytywnie ani na jego zaangażowanie, ani dalsze zachowanie.

Okresowa rozmowa oceniająca pracownika powinna nie tylko nawiązywać do jego zachowania, ale przede wszystkim odnosić się również do kompetencji i umiejętności. Możesz zwrócić uwagę na te z nich, których podwładny nie wykorzystuje w codziennej pracy, a które z pewnością pomogą mu w dalszym rozwoju kariery czy uzyskiwaniu lepszych wyników.

Pamiętaj również o potrzebach osoby zatrudnionej. Poświęć czas nie tylko na rozmowę na tematy, które sam przygotowałeś, ale zaplanuj go także na pytania, czy uwagi samego podwładnego. Daj pracownikowi możliwość wyrażenia swojej opinii na temat sposobu funkcjonowania firmy, waszej współpracy, zlecanych mu zadań czy samopoczucia w firmie. To cenne informacje, które przekażą ci dużo informacji na temat sposobu zarządzania zespołem. Zadbaj o to, byś nie był jedyną stroną oceniającą, choć taki jest główny cel spotkania.

Rozmowa oceniająca – przykłady tematów

Tematy, które z pewnością warto poruszyć podczas rozmowy ewaluacyjnej po uprzednim przeanalizowaniu to między innymi:

• Sposób wypełniania obowiązków przez pracownika – systematyczność, terminowość, dokładność,
• Punktualność pracownika,
• Wizerunek pracownika na tle całego zespołu – warto zastanowić się, czy w jakiś sposób się wyróżnia i jeśli tak, to czy pozytywnie, czy negatywnie,
• Podejście pracownika do zespołu – komunikatywność, otwartość, umiejętność pracy w grupie, uprzejmość, chęć niesienia pomocy, kreatywność,
• Podejście zespołu do pracownika – warto zweryfikować, czy pracownik jest lubiany przez kolegów i koleżanki z grupy, jaką mają na jego temat opinię,
• Możliwości dalszego rozwoju – chęć udziału w dodatkowych szkoleniach, przejęcia innych lub dodatkowych obowiązków,
• Sposób reagowania na porażki i sukcesy.

Wnioski po rozmowie oceniającej

Spotkanie ma nie tylko wpływać na dalszy rozwój podwładnego, wskazać mu dodatkowe możliwości, przysługujące prawa czy zobowiązać do zmiany negatywnych zachowań, ale przede wszystkim umożliwić zarówno osobie ocenianej, jak i oceniającej wyciągnięcie dodatkowych wniosków. Reakcja pracownika na otrzymaną informację zwrotną, czy to pozytywna, czy negatywna, czy neutralna, powinny pozwolić przełożonemu na podjęcie decyzji w sprawie zakresu dalszej współpracy.

Wnioski z rozmowy oceniającej mogą wiązać się z przyznaniem premii uznaniowej, awansu, oddelegowaniem na inne stanowisko, zakończeniem współpracy czy wysłaniem pracownika na dodatkowe szkolenia poszerzające jego wiedzę lub zmieniające podejście do pracy. Ważne jest to, by spotkanie nie tylko polegało na przekazywaniu i uzyskiwaniu informacji, ale dało zauważalne wyniki. Warto pamiętać o tym, by po odbyciu rozmowy na bieżąco weryfikować dalsze postępy czy zachowanie pracowników.

Dalszy rozwój po spotkaniu może jednak dotyczyć nie tylko samego pracownika, ale także całego zespołu czy kadry zarządzającej. Uzyskane od niego informacje i analiza podejścia do wykonywanych obowiązków jest cenną metodą weryfikacji sposobu funkcjonowania całej firmy. Ocena okresowa powinna zachęcić pracownika do wyznaczania sobie dodatkowych celów, zarówno rozwojowych, jak i interpersonalnych. Odpowiednio przeprowadzona, może mieć wpływ na dalszą pracę całego zespołu.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!