Procesy rekrutacyjne są istotną częścią funkcjonowania biznesu. Rynek pracy, należący obecnie do pracownika, wymusza zmianę strategii w tym obszarze. Coraz więcej firm, mających problem ze znalezieniem wykwalifikowanej kadry, wdraża system poleceń pracowniczych (system rekomendacji pracowników). Employee referral bywa skuteczniejszym rozwiązaniem niż standardowy proces rekrutacyjny. Dotyczy to szczególnie wysoko wyspecjalizowanych osób nieposzukujących aktywnie pracy, tzw. kandydatów pasywnych, do których trudno dotrzeć rekruterom.
Zawartość artykułu
System rekomendacji: kiedy pracownik staje się rekruterem
Ponad 20 stron praktycznej wiedzy i wskazówek!
Pobierz przewodnik „Jak wybrać i wdrożyć system ATS?”
Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy system ATS?
Program referralny (system rekomendacji) opiera się na przekonaniu, że ludzie chcą pracować z osobami, do których mają zaufanie i których umiejętności i predyspozycje cenią. W związku z tym są skłonni zachęcić do uczestnictwa w procesie rekrutacji na wolne stanowiska w firmie kompetentnych kandydatów ze swojego prywatnego lub zawodowego otoczenia. Dodatkową motywacją do łowienia dla firmy talentów jest szansa otrzymania gratyfikacji finansowej lub pozafinansowej. Nagroda jest zwykle realizowana dopiero po zatrudnieniu polecanego pracownika albo po ustalonym okresie jego pracy, co eliminuje pokusę rekomendowania znajomych z tego tylko powodu, że poszukują posady.
System poleceń pracowniczych, bazujący na unikalnej sieci prywatnych i zawodowych kontaktów, jest najskuteczniejszą metodą rekrutacji kandydatów pasywnych.
Dlaczego warto wdrożyć system rekomendacji
Dobrze przygotowany, komunikowany i przeprowadzany system poleceń pracowniczych zwiększa efektywność procesów rekrutacyjnych, także w przypadku pozyskiwania kandydatów pasywnych. Program referralny poprawia więc ważne wskaźniki KPI w rekrutacji, jak np. czas (time to hire), koszty (cost per hire), jakość aplikacji (candidate quality) czy wskaźnik poziomu rotacji (employee level indicator).
Przeczytaj artykuł Marketing rekrutacyjny – jak dotrzeć do kandydatów pasywnych.
System rekomendacji redukuje czas i tym samym koszt procesu rekrutacji i selekcji
Pracodawcy, poszukując wysoko wykwalifikowanych pracowników, mierzą się z dużą konkurencją. Mają też trudności z dotarciem z ofertą zatrudnienia do kandydatów o pożądanych kompetencjach tym bardziej, że często są oni zadowoleni z obecnej sytuacji zawodowej i nie poszukują pracy. Z tego powodu procesy rekrutacyjne mogą trwać wiele miesięcy i zakończyć się fiaskiem. Pracownicy mają większe szanse niż rekruter na szybkie wyłuskanie z kręgu znajomych, choćby w mediach społecznościowych, czy poprzez zawodowe kontakty kandydatów nadających się na dane stanowisko. Włączenie się w rekrutację kandydatów z polecenia znacząco skraca proces rekrutacyjny i tym samym obniża jego koszt.
Zapoznaj się z artykułem Wskaźniki KPI. Jak mierzyć efektywność procesów.
System poleceń usprawnia proces selekcji
Weryfikacja polecanego kandydata przebiega sprawniej, jako że rekruterzy już na wstępie mają do niego większe zaufanie. Przede wszystkim jednak posiadają wiedzę wykraczającą poza CV, a nawet tę wypływającą z rozmowy kwalifikacyjnej.
System rekomendacji poprawia jakość zatrudnienia
Pracownicy mają doświadczenie w pracy w danej firmie, wiedzę o kulturze organizacji, znajomość jej misji. Mogą więc polecić kandydatów najlepiej do niej dopasowanych, nie tylko pod względem kompetencji, ale również cech osobowościowych i priorytetów. Rekomendacja zwiększa zaufanie i lojalność kandydata wobec potencjalnego pracodawcy. W efekcie poprawia współczynnik akceptacji oferty. Dodatkowo rodzi poczucie zobowiązania wobec osoby polecającej.
Employee referral zmniejsza poziom rotacji
Optymalne dopasowanie pracownika do firmy lub zespołu to jedno z najtrudniejszych wyzwań rekrutacji. Zatrudnienie dobrze dopasowanego kandydata zwiększa prawdopodobieństwo, że zwiąże się on na długo z firmą. Im lepsze dopasowanie, tym mniejsza rotacja pracowników.
System rekomendacji zwiększa zaangażowanie pracowników
System rekomendacji wzmacnia markę pracodawcy wewnątrz i na zewnątrz. Daje pracownikom poczucie wpływu na funkcjonowanie organizacji, a w każdym razie możliwość wyboru osób, z którymi chcieliby pracować. Tym samym pokazuje, że opinia pracowników ma znaczenie, co zwiększa ich zaangażowanie w pracę.
System poleceń a employer branding
Pracownik, zachęcając do wzięcia udziału w procesie rekrutacyjnym, staje się ambasadorem marki. Jego pozytywna opinia na temat firmy budzi większe zaufanie niż teksty korporacyjne czy zapewnienia kadry zarządzającej. Nawet jeśli rekomendowana przez niego osoba nie będzie zatrudniona lub też nie jest zainteresowana ofertą, ziarno pozytywnego wizerunku zostanie zasiane.
System rekomendacji: poznaj kilka cyfr
- Wdrożenie efektywnego programu poleceń pracowniczych w firmie skutkuje znaczącym obniżeniem kosztów procesu rekrutacji: średnio o 58%.
- Kandydaci z systemu rekomendacji są szybciej zatrudniani niż kandydaci z innych źródeł. Wg LinkedIn tradycyjna rekrutacja trwa około 55 dni, a czas zatrudnienia poleconego kandydata wynosi około 29 dni.
- 88% pracodawców twierdzi, że system referralny jest najlepszym źródłem pozyskania wykwalifikowanej kadry, bardziej lojalnych i związanych z organizacją pracowników.
- 82% pracodawców uznaje employee referral za źródło rekrutacji o największym ROI (zwrot z inwestycji).
- Pracownicy zatrudnieni za pośrednictwem systemu rekomendacji generują o 25% więcej zysków dla swoich firm niż nowi pracownicy zatrudnieni innymi kanałami (źródło: FirstBird).
- System poleceń pozytywnie wpływa na związek pracownika z firmą: po dwóch latach w firmie pozostaje 45% zatrudnionych poprzez system poleceń pracowniczych (20% z ogłoszeń o pracę).
Wskaźniki w górę!
System rekomendacji może przynieść wymierne korzyści firmie już po roku funkcjonowania pod warunkiem, że został dobrze przygotowany, jest skutecznie komunikowany i dobrze zarządzany. Wymaga jednak stałego monitorowania wskaźników, takich jak np.:
- Jaki procent zatrudnień jest wynikiem systemu poleceń?
- Jaki jest wskaźnik rotacji pracowników z systemu rekomendacji?
- Jaka jest wydajność pracowników pochodzących z employee referral w porównaniu z zatrudnionymi z innych źródeł?
- Czy pracownicy mają wystarczającą wiedzę na temat programu poleceń pracowników?
- Ilu pracowników bierze w nim udział? Czy ich uczestnictwo w programie rośnie, czy spada? Dlaczego?
- Jaki jest cost per hire poprzez system rekomendacji w zestawieniu z kosztami zatrudnienia z innych źródeł?
- Jaki jest zwrot z inwestycji? Czy można poprawić ten wskaźnik i w jaki sposób?
Program poleceń od podszewki
Skuteczny system rekomendacji to taki, który jest nie tylko zrozumiały i atrakcyjny dla pracowników, ale również zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych RODO oraz wygodny dla działu HR. Z pomocą przychodzi tu funkcjonalność poleceń pracowniczych systemu elevato.
System poleceń w ATS elevato:
- Daje możliwość kandydatowi wskazania osoby polecającej podczas aplikowania.
- Daje możliwość ograniczenia poleceń do wybranych domen i ich walidację.
- Pozwala na automatyczne oznaczanie kandydatów z polecenia w systemie.
- Pozwala na filtrowanie polecanych kandydatów wg statusów.
- Generuje raporty.
- Jest zgodny z przepisami RODO.
By kandydat mógł skorzystać z opcji polecenia poprzez wpisane w dedykowane pole w aplikacji adresu firmowego e-mail osoby polecającej, zespół rekrutacyjny musi odpowiednio skonfigurować ofertę pracy.
System rekomendacji: konfiguracja w systemie ATS
Opcję Poleceń konfiguruje się w systemie w dwóch sekcjach: oferta pracy – wygląd, oraz formularz – sekcja pytań standardowych.
W tej pierwszej można ustawić tryb polecenia (czy system ma wziąć pod uwagę pierwsze polecenie wybrane przez kandydata, czy ostatnie). Walidowanie polecenia (adresu e-mail po domenie) odbywa się poprzez domenę firmy np. elevatosoftware.com. Dzięki walidacji domeny nie ma możliwości podania innego adresu mailowego niż firmowy osoby, na którą powołuje się kandydat. W ten sposób kandydat jest zmuszony do podawania prawdziwych danych kontaktowych.
W sekcji pytań standardowych formularza oferty pracy należy dodać pytanie o polecenie pracownika.
Proces od strony kandydata i osoby polecającej
Po zaaplikowaniu na ofertę pracy ze wskazaniem osoby polecającej, kandydat otrzymuje informację, której treść można dowolnie przygotować w systemie. Oto przykład:
Równocześnie osoba wskazana przez kandydata otrzymuje wiadomość, której treść również można dowolnie przygotować w systemie. Powinna ona zawierać informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, jak też prezentację zasad funkcjonowania systemu poleceń pracowniczych. Poniżej przykładowa wiadomość.
Osoba polecająca ma ustalony okres czasu na podjęcie decyzji o tym, czy rekomenduje aplikującego kandydata na dane stanowisko i czy chce wziąć udział w systemie poleceń. Uczestnictwo w programie rekomendacji jest warunkowane wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez firmę prowadzącą rekrutację, takich jak: imię, nazwisko, adres zamieszkania, nazwa właściwego urzędu skarbowego, numer konta bankowego. Wyrażenie zgody odbywa się poprzez kliknięcie w link. Po kliknięciu osoba rekomendująca zostaje przeniesiona do strony z podziękowaniem.
System poleceń od strony zespołu rekruterów
Po potwierdzeniu rekomendacji przez osobę polecającą, aplikujący kandydat zostaje oznaczony na liście kandydatów w projekcie specjalną ikonką.
Kliknięcie w ikonkę otwiera okno z informacją o osobie polecającej oraz dacie polecenia.
System poleceń – efektywność procesu rekrutacji
Opcje raportowania w systemie ATS dają możliwość bieżącego monitorowania rekrutacji z poszczególnych źródeł.
System ATS elevato pozwala m.in na:
- Automatyczne rozpoznawanie źródła aplikacji.
- Przegląd najlepszych źródeł pozyskania kandydatów.
- Generowanie raportów źródeł aplikacji.
- Raportowanie źródeł według statusów.
- Podsumowanie projektu z uwzględnieniem najskuteczniejszych źródeł.
Wszystkie dane zawarte w systemie elevato można z łatwością wyeksportować do PDF lub do Excela.
