Czy trzeba rejestrować zbiór kandydatów do pracy w GIODO?

Każda firma w momencie rozpoczęcia procesu rekrutacji, staje się administratorem danych kandydatów do pracy, którzy w tym procesie wezmą udział, przekazując swoje dane w postaci CV, listów motywacyjnych itp. Zbiór, który w związku z tym powstanie, podlega obowiązkowi przetwarzania go zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Przepisy te, a dokładnie Art. 43 ust. 1 pkt. 4 ustawy o ochronie danych osobowych, zwalniają z obowiązku zgłoszenia do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych administratorów przetwarzających dane w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, (…). Rekrutacja jest ściśle powiązana z zatrudnieniem lub świadczeniem usług u administratora danych, w związku z czym, przytoczony artykuł zwalnia z obowiązku zgłoszenia do rejestracji zbiór kandydatów do pracy.

Każdy administrator danych powinien pamiętać, że zwolnienie z obowiązku rejestracji, nie oznacza zwolnienia z obowiązku przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych oraz dopełnienia innych obowiązków.

Inaczej sytuacja będzie się przedstawiać w przypadku firm zajmujących się pośrednictwem pracy. Przytoczony powyżej artykuł, zwalnia z obowiązku rejestracji zbiorów danych rekrutacyjnych wyłącznie tych administratorów, którzy stanowią potencjalnych pracodawców w stosunku do przetwarzanych danych kandydatów do pracy. Z uwagi na to, że takie relacje nie zachodzą w przypadku firm zajmujących się pośrednictwem pracy, które działają na zlecenie potencjalnych pracodawców i budują własne bazy danych kandydatów, firmy takie powinny być świadome obowiązku rejestracji tego zbioru. Nie zawsze jednak zachodzi konieczność zgłoszenia zbioru do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Z pomocą może przyjść tutaj art. 43 ust. 1a ustawy o ochronie danych osobowych, który stanowi, że w przypadku powołania i zgłoszenia administratora bezpieczeństwa informacji administrator danych zwolniony jest z obowiązku zgłaszania zbiorów danych (zwykłych) do rejestracji GIODO. Tak więc jeśli agencja rekrutacyjna wyznaczy i zgłosi do GIODO administratora bezpieczeństwa informacji, może skorzystać z wyłączenia konieczności zgłaszania do GIODO zbioru, zawierającego dane kandydatów z własnej bazy (o ile zbiór ten nie będzie zawierał danych szczególnie chronionych (wymienionych w art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Zbiór taki podlegał będzie uwzględnieniu w jawnym rejestrze zbiorów prowadzonym przez ABI.

Autor:

Maria Lothamer

Informatyk i audytor, partner zarządzający w firmie iSecure Sp. z o.o., specjalizującej się w doradztwie z zakresu ochrony danych osobowych.

Dodaj komentarz