Wiele możliwości, jedna cena – case study Elevato z Europa Ubezpieczenia

Potrzebujesz od swojego ATS-u elastyczności i możliwości przeprowadzenia kilku procesów w jednym miejscu? Historia specjalistek HR z Europa Ubezpieczenia będzie Ci bliska. Dowiedz się, jak Elevato pomogło im w codziennych wyzwaniach.

Zawartość artykułu

Garść faktów o Europa Ubezpieczenia

Europa Ubezpieczenia działa na polskim rynku od 1995 roku. Przez prawie 30 lat skutecznie buduje silną pozycję na rynku ubezpieczeniowym. Ochroną ubezpieczeniową obejmuje już kilka milionów osób w Polsce.

Podstawą, na której powstała renoma i zaufanie klientów, są pracownicy. O stały dopływ świetnej jakości specjalistów do Europa Ubezpieczenia dba dział HR.

Firma zatrudnia ok. 350 osób.

Od tego się zaczęło – przed zmianą ATS-u

Specjalistki z Europa Ubezpieczenia korzystały wcześniej z systemu ATS, który nie spełniał w pełni ich oczekiwań. Był wyposażony jedynie w bardzo podstawowe funkcje, a użycie dodatkowych opcji wiązałoby się z dużymi kosztami.

Któregoś dnia zespół HR zadecydował, że pora wziąć sprawy w swoje ręce.

Pierwszym krokiem było zidentyfikowanie potrzeb oraz stworzenie listy oczekiwań względem nowego systemu. Następnie specjalistki sprawdziły, z jakich rozwiązań korzystają zespoły HR w innych firmach i co polecają. Później przejrzały dostępne na rynku opcje, z których wytypowały trzy najciekawsze. Wśród nich znalazło się właśnie Elevato.

Jakie były potrzeby?

Wśród potrzeb dotyczących systemu ATS Europa Ubezpieczenia znalazły się:

chęć pracy z nowoczesnym interface’em i łatwość obsługi,
różnorodność funkcji w pakiecie,
chęć optymalizacji kosztowej,
dostęp do funkcji raportowania w cenie,
elastyczność systemu i opcja rozbudowania go o inne moduły (szkolenia, ocena okresowa).

Głównymi funkcjonalnościami, na których zależało zespołowi HR, były:

opcja zgłoszenia potrzeby rekrutacyjnej przez hiring managera bezpośrednio w systemie ATS,
raportowanie,
integracja ze stroną www i łatwa publikacja ogłoszeń,
wgląd w rozbudowane informacje dotyczące kandydatów z poziomu listy,
wiele opcji filtrowania w projektach.

Jakie były obawy?

Przeprowadzenie dużej zmiany w trakcie toczących się już procesów to niełatwe zadanie. Migracja danych z jednego systemu do drugiego, konieczność nauczenia się korzystania z zupełnie nowego narzędzia, a następnie przekonanie managerów do nowego rozwiązania – to zajmuje dużo czasu. Ponadto wszystkie działania trzeba wprowadzić bez szkody dla płynności procesów.

Co zmieniło się po wprowadzeniu Elevato?

O wyborze Elevato zadecydowały:

opcja dostosowania części funkcji systemu do indywidualnych potrzeb,
projekt rekrutacyjny w formie przejrzystej listy (oraz opcja widoku kanban),
zautomatyzowana publikacja ofert pracy na firmowej stronie kariery,
systemowe zgłaszanie potrzeby rekrutacyjnej wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi i tworzenie projektu na bazie złożonej przez managera potrzeby,
otwartość, przyjazność i cierpliwość pracowników Elevato,
konkurencyjna cena,
możliwość rozbudowania systemu o moduł szkoleń i oceny okresowej.

Wdrożenie, pomoc techniczna i migracja danych

Po szkoleniu wstępnym, w trakcie korzystania z systemu, nadal pojawiały się pytania. System oferował bardzo wiele nieznanych dotychczas funkcji, których obsługi trzeba było się nauczyć – to naturalne po nowym wdrożeniu. Specjalistki z działu HR podkreśliły, że wsparcie techniczne zapewnione przez pracowników Elevato było i nadal pozostaje na najwyższym poziomie. Zgłaszane kwestie są wyjaśniane szybko i w przystępny sposób. Podczas procesu migracji wszelkie zgłaszane wątpliwości i techniczne problemy były natychmiast rozwiązywane.

Współpraca z hiring managerami

Po wprowadzeniu integracji ATS-u ze środowiskiem, z którego korzysta firma, także hiring managerowie zaczęli doceniać nowe rozwiązanie. Automatyczne logowanie do systemu ułatwia im korzystanie z Elevato. Ponadto mają pełny wgląd w proces od momentu zgłoszenia potrzeby rekrutacyjnej, aż do etapu złożenia oferty kandydatowi.

Dodatkowo HR przygotowało dla managerów specjalną, czytelną instrukcję, która umożliwia płynne i samodzielne rozpoczęcie przez nich nowej rekrutacji.

Dzięki temu czas od zgłoszenia potrzeby rekrutacyjnej do otworzenia rekrutacji znacznie się skrócił.

Centralizacja informacji

Centralizacja informacji w systemie jest jedną z korzyści, którą podkreślają specjalistki HR z Europa Ubezpieczenia. Dane, wcześniej rozproszone w skrzynkach mailowych, obecnie znajdują się w jednym miejscu od samego początku procesu, co ułatwia dostęp do nich dla osób prowadzących proces rekrutacyjny.

Ulubione funkcje Elevato w Europa Ubezpieczenia

Specjalistki doceniają możliwość ustawienia rekomendacji przez hiring managera, który w systemie ma opcję dodania notatki typu „umówić spotkanie, zatrudnić”. Przydatna jest także edycja danych wpisanych przez kandydatów, przenoszenie kandydatów między projektami, czy wgląd do historii statusów.

Warty uwagi jest także dostęp do różnego rodzaju raportów i ich szybkie generowanie. Wśród nich wyjątkowo przydatne okazało się zestawienie powodów odrzuceń i rezygnacji kandydatów. Czasem sytuacja zmienia się, a na dane stanowisko trzeba zatrudnić nie jedną, a więcej osób. Dzięki raportowi specjaliści szybko odnajdują kandydatów, którzy mimo dotarcia do końcowych etapów procesu zostali z niego odrzuceni, i mogą ich zaprosić do kolejnej rekrutacji.

Specjalistka ds. rekrutacji mówi: „Gdy wraca się do kandydata po dłuższym czasie, prowadząc kilka procesów równocześnie, nie zawsze pamięta się, dlaczego zdecydowaliśmy się nie zaprosić go do dalszych rozmów”.

ATS od Elevato – czy warto?

Podczas całego procesu wdrożenia oraz późniejszego korzystania, specjalistki HR miały stały dostęp do opiekuna i możliwość zadawania wszelkich pytań, co dało im duże poczucie bezpieczeństwa.

Cała rekrutacja, od początku do końca, jest prowadzona w jednym miejscu, dzięki czemu komunikacja w procesie jest lepsza i jest on bardziej przejrzysty dla wszystkich zainteresowanych. Ponadto Elevato stało się w Europa Ubezpieczenia narzędziem, w którym można prowadzić więcej procesów – aktualnie jest wykorzystywane do rekrutacji, jak i do oceny okresowej. Zespół HR planuje wdrożenie funkcjonalności z kolejnych modułów.

Specjalistki HR zapytane, czy poleciłyby Elevato innym HRowcom, odpowiadają:

„Zdecydowanie tak. Świetna obsługa i szybkie wsparcie techniczne, możliwość wprowadzenia kilku administratorów, którzy mają dostęp do szeregu przydatnych funkcji. System cały czas się rozwija, co także jest ogromnym plusem. I oczywiście, konkurencyjna cena”.