Wskaźnik rotacji pracowników – podstawowe informacje

Rotacja pracowników to nic innego jak odejście lub zwolnienie pracowników, zatrudnionych w firmie w danym okresie. Jest to mierzalny proces, którego zbyt wysoki współczynnik (poziom) jest sygnałem że firmie potrzebne są zmiany, które dostosowane do rozpoznanych przyczyn rotacji- ograniczą jej poziom. Rotacja pracowników dla organizacji oznacza zazwyczaj wysokie, zbędne koszty i straty finansowe. Rozsądną i dobrą praktyką HR jest badanie i analiza wskaźnika rotacji pracowników.

Rodzaje rotacji pracowników

Rotację, zwaną także fluktuacją pracowników, dzieli się na kilka podstawowych kategorii. Choć w każdej z kategorii, rotacja oznacza dokładnie ten sam skutek, to poszczególne kategorie rotacji różnią się od siebie swoją przyczyną. Zauważenie i rozpoznanie przyczyny wysokiej rotacji jest pierwszym krokiem do dalszych, sensownych analiz. Spośród jej najczęściej obserwowanych rodzajów, możemy wyróżnić:

• Rotację dobrowolną (ang. volontary turnover ) – w sytuacji, gdy pracownicy odchodzą z organizacji ze swojej własnej inicjatywy. 
• Rotację wymuszoną (ang. involontary turnover ) –  w sytuacji, gdy pracodawca zwalnia pracownika. Niezależnie od tego, czy jest to dyscyplinarne rozwiązanie umowy, czy za porozumieniem stron, czy jej nieprzedłużenie, gdy rotacja odbywa się z inicjatywy przedsiębiorstwa – mówimy o fluktuacji wymuszonej.
• Rotację pożądaną (ang. desirable ) – dotyczy zwolnień czy rezygnacji części pracowników osiągających słabe wyniki, niskie zaangażowanie w zlecone obowiązki, pracowników o niewielkich kwalifikacjach lub obniżających morale zespołu ze względu na swoje zachowanie bądź działania. Ten rodzaj fluktuacji, choć wiąże się z koniecznością rozpoczęcia nowej rekrutacji, oznacza dla firmy możliwość pozyskania nowych, lepiej dopasowanych do stanowisk pracowników..
• Rotację niepożądaną (ang. undesirable ) – dotyczy odejścia pracowników, którzy mieli pozytywny wkład w funkcjonowanie firmy czy dobry wpływ morale zespołu. Dotyczy też osób o wysokich kwalifikacjach, niełatwych do zastąpienia, z doskonałym poziomem wiedzy czy zdolnościami interpersonalnymi, odpowiadających standardom organizacji. Taka rotacja zwykle kończy się koniecznością przeprowadzenia niełatwej rekrutacji i często, odczuwalnymi stratami finansowymi (na przykład w przypadku utraty bardzo skutecznego handlowca). 
• Rotację możliwą do uniknięcia (ang. avoidable ) – w sytuacji, gdy firma może zapobiec jej wystąpieniu, wdrażając szybkie, niewielkie i proste zmiany, począwszy od zainteresowania się problemami załogi, zaangażowaniem się w eliminację problemu mobbingu, redukcja stresu i presji, motywowanie pracowników, indywidualne zmiany zakresu zadań i obowiązków, czy renegocjacja wynagrodzenia. 
• Rotację niemożliwą do uniknięcia (ang. unavoidable ) – w przypadku, gdy pracownicy odeszli z firmy z przyczyn na które pracodawca czy zespół nie mają żadnego realnego wpływu. To między innymi problemy w życiu osobistym, problemy zdrowotne uniemożliwiające dalsze wykonywanie istotnych w danej branży zadań, czy zmiana miejsca zamieszkania, na przykład emigracja do innego kraju.

Jak zapobiec rotacji pracowników?

Kluczem do zapobiegania fluktuacji pracowników jest rozpoznanie jej przyczyn i określenie właściwego, spośród opisywanych wyżej-  rodzajów rotacji. Warto pamiętać, że nie jest możliwe całkowite wykluczenie rotacji pracowników w firmie. Co więcej, stabilny poziom rotacji jest zdrowym zjawiskiem dla każdej organizacji. Rotacja niemożliwa do uniknięcia będzie zdarzać się zawsze, niezależnie od starań pracodawcy i działu HR, rodzaju i specyfiki branżowej, atrakcyjności stanowiska i wynagrodzenia. Rotacja pracownika jest “zdrowa” wtedy, gdy przynosi korzyści w postaci nowych pracowników o lepszych kwalifikacjach, lub redukcja grupy etatów- w przypadku konieczności drastycznej redukcji kosztów spowodowanych złą sytuacja finansową firmy.

Obszar, któremu warto się dokładnie przyjrzeć to przede wszystkim- rotacja możliwa do uniknięcia. Aby jej zapobiegać, należy najpierw trafnie zdiagnozować możliwe przyczyny utraty pracowników. Jeśli najczęstszym powodem odejścia okaże się brak satysfakcji z wykonywanej pracy lub z wysokości zarobków, warto zacząć regularnie badać poziom satysfakcji i zadowolenia z zatrudnienia wśród pracowników firmy.

Anonimowe ankiety są narzędziem, dzięki którym możliwe jest systematyczne pozyskiwanie informacji o realnych problemach załogi- z pierwszej ręki, oraz ich wyeliminowanie, na długo przed eskalacją i utratą personelu. Kiedy natomiast do ankieterów docierają informacje zawierające nieosiągalne czy nierealne oczekiwania i wymagania pracowników, lub organizacja w danym momencie nie jest w stanie spełnić rzeczonych próśb i oczekiwań- kluczowa jest komunikacja zwrotna w celu wyjaśnienia i omówienia z załogą powodu, dla którego nie jesteśmy w stanie zrealizować ich postulatów w rzeczonym zakresie (np. ze względu na ogromne koszty, itd.).

Domeną sprawnych i rozwojowych przedsiębiorstw, jest wspólne wypracowywanie zmian i rozwiązań, regularny dialog z pracownikami, oraz otwartość na proponowane przez załogę zmiany. Niemniej, równie istotne jest stałe monitorowanie wskaźnika fluktuacji. W poniższym akapicie wyjaśniamy, jak dokładnie obliczyć wskaźnik rotacji pracowników (fluktuacji) w firmie.

Jedną z podstaw utrzymania pracownika jest udany praoces rekrutacji, który nie może się odbyć bez sprawnego ATS’a – pobierz naszą checklistę i oceń 58 aspektów tego systemu.

Jak mierzyć rotację pracowników?

Brak stałego nadzoru i kontroli poziomu rotacji, oraz idących za nią kosztów- może realnie pogorszyć ogólną sytuację i kondycję przedsiębiorstwa. Rotacja pracowników oznacza bowiem nie tylko koszty, ale również straty wizerunkowe, jak obniżenie prestiżu i pozycji brandu na rynku. Zbyt szybka utrata wydajnych, istotnych dla firmy specjalistów, lub strata grupy pracowników i ich kompetencji to poważny problem, którego zwykle nie da się rozwiązać szybko lub natychmiast. Regularne badania i analiza rotacji umożliwiają wczesne rozpoznanie kluczowych problemów, oraz pociągnięcie za “hamulec bezpieczeństwa” by zapobiec utracie kolejnych pracowników. Mierzalność współczynnika rotacji definiują wskaźniki takie jak:

• wskaźnik rotacji zatrudnienia – to stosunek sumy wszystkich osób zwolnionych, bądź samodzielnie opuszczających firmę (w tym odchodzących na emeryturę czy rentę) w konkretnym okresie – do sumy wszystkich osób zatrudnionych w bieżącym momencie w firmie;
• wskaźnik rezygnacji – to stosunek sumy wszystkich pracowników samodzielnie inicjujących rozwiązanie umowy (bez emerytury czy renty) do osób zatrudnionych,
• wskaźnik skuteczności rekrutacji – to stosunek liczby osób zatrudnionych w firmie, do sumy osób na wszystkich stanowiskach w firmie,
• wskaźnik awansów – to stosunek liczby awansów do całkowitej liczby osób zatrudnionych,
• wskaźnik zwolnień – czyli stosunek liczby umów rozwiązanych z inicjatywy pracodawcy do liczby osób zatrudnionych,
• wskaźnik odsetek powrotów do pracy – to stosunek liczby osób wracających do firmy, do liczby osób zatrudnionych,

oraz wskaźniki dotyczące średniego wieku czy stażu pracowników, czasu potrzebnego na przeprowadzenie rekrutacji czy liczby przedłużonych z pracownikami umów. Im więcej różnych wskaźników jest regularnie mierzonych, tym dokładniejsze będą analizy, a co za tym idzie- wdrażane zmiany będą skuteczniejsze i bardziej trafne. Chcąc zmierzyć ogólny wskaźnik fluktuacji np. na przestrzeni całego roku, warto oprzeć obliczenia na prostym wzorze:

X : Y * 100, gdzie X = liczba osób odchodzących z firmy, a Y = średniej liczbie osób zatrudnionych.

[Wzór na obliczenie wskaźnika fluktuacji]

Ukazując ten wzór na prostym przykładzie:

• 28 : 250 * 100 = 11,2 – wynik staje się współczynnikiem rotacji pracowników (wskaźnikiem).

Im jest on niższy, tym lepszą i bardziej stabilną (teoretycznie) sytuację firmy oznacza. Musimy jednak pamiętać, że niski wskaźnik rotacji kadr idący w parze z niskimi wynikami zatrudnionych w firmie osób, może być niepokojącym sygnałem, informującym o nieodpowiednich osobach zatrudnionych na danych stanowiskach. W sytuacji, gdy firma posiada prężny i skuteczny zespół pracowników – niski wskaźnik rotacji pozostaje dla niej dobrą informacją.

Systematyczne badanie różnych współczynników daje pracodawcy wiedzę o jego ogólnej sytuacji i może mieć spory wpływ na sumę rocznych kosztów rekrutacji. Przykładowo, wysoki wskaźnik rotacji idący w parze z wysokim odsetkiem zatrudniania osób w wieku około-emerytalnym daje prosty wniosek: rekrutacja większej liczby młodych pracowników może znacznie obniżyć poziom rotacji, ponieważ nie będą oni odchodzić za kilka lat na emeryturę. Z kolei wysoki wskaźnik zwolnień może oznaczać, że selekcja kandydatów do pracy przeprowadzana jest niewystarczająco skrupulatnie i należy skupić się na optymalizacji jej skuteczności.

Badając kluczowe wskaźniki, możemy utrzymać zatrudnienie w firmie na stabilnym poziomie. W konsekwencji unikniemy ryzyka związanego z narażeniem firmy na koszty związane z:

• przestojem w wykonywanych zadaniach,
• obniżeniem wyników związanych z zatrudnieniem nowych, mniej doświadczonych osób,
• wdrożeniem nowego pracownika do pracy,
• procesem rekrutacji,
• pociągnięciem za sobą pracownika przechodzącego do innej firmy dodatkowych kolegów z zespołu.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!