Key Performance Indicators (KPI) stosowane są do obiektywnej oceny firmy i jej funkcjonowania w różnych sferach, np. produkcyjnej, handlowej, finansowej czy zarządzania zasobami ludzkimi. Finansowe i niefinansowe wskaźniki KPI dla HR używane są do mierzenia stopnia realizacji celów z zakresu Human Resources, w tym również procesu rekrutacyjnego. Sprawdź, które wskaźniki KPI w rekrutacji są najbardziej istotne z punktu widzenia Twojej firmy.
Zawartość artykułu
Wskaźniki KPI w HR – po co je stosować?
Ponad 20 stron praktycznej wiedzy i wskazówek!
Pobierz przewodnik „Jak wybrać i wdrożyć system ATS?”
Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy system ATS?
Wskaźniki KPI w HR pozwalają na mierzenie efektywności procesów, także rekrutacji. Tym samym umożliwiają tworzenie strategii, planowanie i doskonalenie procesów rekrutacyjnych, jak też dają przewagę konkurencyjną. Wynika ona z wiedzy choćby na temat efektywnych kanałów rekrutacji i metod badania kompetencji kandydatów, skutkującej sukcesami w zatrudnianiu pożądanych pracowników. Oczywiście, znajomość wskaźników wiosny nie czyni. Konieczna jest ich interpretacja oraz wprowadzanie i testowanie zmian.
Wskaźniki KPI w rekrutacji – jak je stosować
Wskaźniki KPI w rekrutacji związane są, ogólnie rzecz biorąc, z trzema obszarami:
- pozyskiwaniem kandydatów (np. liczba kandydatów w lejku),
- selekcją kandydatów (np. efektywność procesu, candidate experience, employer branding),
- procesem zatrudnienia (np. koszt, wartość pracownika).
Wybierając i opracowując wskaźniki KPI w rekrutacji, należy odnieść się do charakteru organizacji. W przypadku jednej firmy szczególnie istotne może być znalezienie najtańszych kanałów pozyskiwania kandydatów dla obniżenia kosztów naboru, dla drugiej – szybkość procesu (wskaźnik KPI time to hire), dla trzeciej jakość. Najczęściej jednak priorytetami pozostają szybkość i jakość. Pierwszy element wiąże się z dynamiką biznesu i wynikającymi z niej nagłymi potrzebami rekrutacyjnymi. Drugi wynika z faktu, że sukces przedsiębiorstwa w dużej mierze zależy od zatrudnionych w nim ludzi.
Wskaźniki KPI dla HR – przykłady
Czas rekrutacji (time to hire)
Jednym z najczęściej mierzonych współczynników w rekrutacji jest jej czas. Ten wskaźnik KPI informuje o tym, ile czasu w firmie zajmuje likwidacja wakatu. Miernik odnosi się do okresu trwającego od chwili zgłoszenia wakatu albo publikacji ogłoszenia o pracę do momentu zatrudnienia pracownika. Nie chodzi tu jednak o bicie rekordów w szybkości rekrutacji. Może to bowiem prowadzić do niedokładności i błędów. A w efekcie negatywnie wpływać na candidate experience, wizerunek firmy, jakość aplikacji i poziom rotacji nowo zatrudnionych osób. Znaczenie ma efektywność, rozumiana jako sprawne przeprowadzenie poszczególnych etapów, np. szybkość odpowiedzi na przesłane CV czy czas konieczny do podjęcia decyzji co do zaproszenia kandydata na rozmowę. Nie bez znaczenia jest również dział lub stanowisko, na które prowadzony jest nabór. Tylko takie podejście pozwala na wyciągnięcie wniosków i lepsze zaplanowanie kolejnych procesów rekrutacyjnych, w tym wybór najskuteczniejszych narzędzi. Daje także rzeczywisty obraz rynku pracy.
Liczba aplikacji na dane stanowisko (key performance indicators)
Nie wszystkie wskaźniki w rekrutacji są użyteczne. Jednym z nich (najprostszym do uzyskania) jest miernik pokazujący liczbę aplikacji na dane stanowisko. Sugeruje on, że im więcej CV, tym lepiej. A o jakości rekrutacji nie świadczy liczba zgłoszeń, ale liczba aplikacji spełniających pożądane kryteria. Masa kandydatów, których CV nie zostaną pozytywnie zweryfikowane, obciąża jedynie dział HR pracą, wydłuża niepotrzebnie proces rekrutacyjny i podnosi jego koszty. Nie przynosi także wiedzy o skuteczności danego źródła rekrutacji. A więc ten wskaźnik KPI ma znaczenie jedynie dla statystyki.
Jakość aplikacji (candidate quality)
Te wskaźniki KPI dla HR odnoszą się do liczby kandydatów, którzy przesłali CV na otwarte stanowisko pracy i zostali zaproszeni na rozmowę rekrutacyjną lub też przeszli cały proces, czyli kandydatów o potencjalnie odpowiednich kompetencjach. Pozwala oszacować, ile kandydatów należy pozyskać, by wyłonić pożądanego pracownika.
Skuteczność kanałów rekrutacji (recruitment source effectiveness)
Te wskaźniki KPI w rekrutacji pokazują, ile jakościowych aplikacji pozyskano z konkretnego źródła lub też odwołują się do kosztów pozyskania wartościowych kandydatów za jego pomocą. Wymagają określenia wszystkich potencjalnych kanałów rekrutacji, jak: zakładka Kariery na stronie firmowej, firmowe profile społecznościowe, serwisy z ofertami pracy, ogłoszenia w mediach społecznościowych, sourcing, reklama płatna. Pozwalają na wykluczenie z kolejnych rekrutacji kanałów nieefektywnych, na które nie warto poświęcać czasu i budżetu. Interpretacja wskaźników efektywności wymaga jednak rozważenia, czy przypadkiem inne czynniki niż samo źródło nie miały negatywnego wpływu na efekt (np. treść lub wizualizacja ogłoszenia).
Skuteczność metod rekrutacyjnych (selection method accuracy)
Ten wskaźnik KPI jest istotny w kontekście kolejnych rekrutacji. Pokazuje, które metody sprawdziły się najlepiej, czyli doprowadziły do zatrudnienia wartościowych kandydatów, spełniających pokładane w nich nadzieje.
Candidate experience
Nie wszystkie wskaźniki KPI w rekrutacji doceniają pracodawcy. Należy do nich wskaźnik KPI mierzący zadowolenie kandydatów (zarówno zaakceptowanych, jak i odrzuconych) z przebiegu całej rekrutacji i różnych jej obszarów. Narzędziem stosowanym dla określenia tego wskaźnika może być ankieta, której wynik wskaże elementy doceniane przez aplikujących i te wymagające poprawy. Można sprawdzać odsetek kandydatów skłonnych do polecenia aplikowania do firmy i odsetek ofert zaakceptowanych przez kandydatów. Warto prosić o ocenę czasu trwania rekrutacji (który wygląda inaczej z punktu widzenia kandydata niż działu HR), jakości komunikatów zwrotnych z działu HR, przepływu informacji na poszczególnych etapach, przebiegu rozmowy kwalifikacyjnej, jakości zakładki kariera.
Koszt zatrudnienia (cost per hire)
Miernik ten umożliwia oszacowanie kosztów planowanych rekrutacji. Na koszt każdej rekrutacji składają się wydatki na publikację ogłoszeń i utrzymanie systemu ATS, wynagrodzenie działu HR albo prowizję agencji, rozmowy telefoniczne z kandydatami, ewentualne wyjazdy, wdrożenie pracownika. Ten wskaźnik KPI pokazuje też, jak drogie są poszczególne źródła aplikacji kandydatów. Nie powinien być jednak stosowany w oderwaniu od innych mierników. Należy brać pod uwagę wszystkie wybrane wskaźniki KPI w rekrutacji. Tani kanał może się okazać zupełnie bezużyteczny, a ten najdroższy – najbardziej efektywny, skutkując pozyskaniem najlepszych aplikacji i zatrudnieniem poszukiwanego pracownika.
Inne wskaźniki KPI dla HR
Można mierzyć różne aspekty rekrutacji. Liczba wskaźników KPI sięga setki. Ponieważ jednak mierniki mają służyć do określania celów i pomiaru ich realizacji, należy wybrać wskaźniki KPI w rekrutacji istotne z punktu widzenia organizacji oraz analizować je kompleksowo.
Wskaźniki KPI w rekrutacji
- Obłożenie rekruterów (recruiters efficiency)
Wskaźnik KPI pokazujący ilość procesów rekrutacyjnych na jednego rekrutera - Otwarte wakaty a zatrudnienie (open vacancies vs positions filled)
Ten wskaźnik KPI prezentuje skuteczność działu HR w odniesieniu do konkretnej rekrutacji. - Atrakcyjność oferty pracy (job ads effectiveness)
Procent przesłanych aplikacji w stosunku do ilości odsłon ogłoszenia o pracę. - Wskaźnik poziomu rotacji (employee level indicator)
Ten wskaźnik KPI oblicza się, dzieląc liczbę pracowników, którzy odeszli przez liczbę zatrudnionych w tym samym okresie. - Koszty rotacji (turnover costs)
To współczynnik mierzący wszystkie koszty (od wynagrodzeń działu HR, przez exit interview, po obniżenie wydajności). - Koszt błędnej rekrutacji (bad hire cost)
Wskaźnik KPI pokazujący wszystkie koszty związane z odejściem zatrudnionego pracownika lub nieprzedłużeniem umowy po okresie próbnym. - Wskaźnik fluktuacji nowych pracowników (new-hire turnover rate)
Miernik informujący o liczbie zwolnionych pracowników w stosunku do zatrudnionych w dany okresie. - Ilość odrzuceń ofert pracy (offer acceptance rate)
Wskaźnik KPI informujący o tym, ilu kandydatów nie zdecydowało się na przyjęcie finalnej oferty pracy.
Obecnie łatwiej jest monitorować wskaźniki KPI w rekrutacji dzięki systemom wspierającym zarządzanie rekrutacjami. Moduły do raportowania z reguły zawierają komplet danych i wyświetlają najważniejsze KPI.
