Czy wymagana jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy?

Zgodnie z Art. 221 § 1 Kodeksu pracy pracodawca, który zamierza przeprowadzić rekrutację, ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o pracę podania danych osobowych, w których skład wchodzą:

  1. imię (imiona) i nazwisko
  2. imiona rodziców
  3. data urodzenia
  4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
  5. wykształcenie
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Dodatkowo z Art. 23 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych wynika, że przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy ma miejsce minimum jedno z poniższych:

  • osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych
  • jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa
  • jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą
  • jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego
  • jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą

Jeżeli więc pracodawca potrzebuje, w celu realizacji procesu rekrutacji wyłącznie danych określonych w Kodeksie pracy, zgoda kandydata udostępniającego swoje dane w tym celu, nie będzie mu potrzebna. Jeżeli natomiast pracodawca rozszerzy zakres niezbędnych informacji, taka zgoda będzie już niezbędna. W związku z tym chcąc przetwarzać również takie dane osoby ubiegającej się o zatrudnienie jak nr telefonu lub adres poczty elektronicznej, pracodawca musi uzyskać zgodę.
Jeżeli w działalności pracodawcy będą miały zastosowanie dodatkowe przepisy szczególne, które mogą określać dodatkowe wymagania dotyczące pracownika, pracodawca będzie miał podstawę prawną do żądania podania stosownych danych bez konieczności wyrażenia zgody.
Należy w tym miejscu pamiętać o definicji przetwarzania danych osobowych, która mówi o tym, że poprzez przetwarzanie danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. W związku z tym, gdy w procesie rekrutacji pracodawca zamierza zbierać również CV od kandydatów, nie będzie on miał wpływu na to, co w takim przekazanym CV będzie się znajdować.
Reasumując, najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy wydaje się wymaganie od kandydatów, ubiegających się o zatrudnienie, zgody na przetwarzanie udostępnianych danych zarówno w przekazywanych CV, jak i kwestionariuszach osobowych stworzonych przez pracodawcę w celu rekrutacji. Bez takiej zgody pracodawca nie będzie posiadał podstawy prawnej do przetwarzania danych o szerszym zakresie niż podany w Kodeksie pracy.

Dodaj komentarz