Jeśli pandemia koronawirusa nas czegoś nauczyła, to bezdyskusyjnie tego, że w sieci można osiągnąć więcej, niż myśleliśmy. Zakupy spożywcze, praca zdalna, wizyty lekarskie… Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, by nowego pracownika wdrożyć do firmy online. Jak jednak tego dokonać, by w czasie wszechobecnego dystansu społecznego i ogólnopolskiego lockdownu maksymalnie przeprowadzić tradycyjne działania stacjonarne? 

Czym jest zdalny onboarding?

Zdalny onboarding pracownika, czyli przyjęcie nowego członka załogi „na pokład” to proces adaptacyjny online, który ma być nowoczesnym sposobem na przywitanie i przyjęcie nowych osób w firmie, aby pracownicy szybko poczuli się wdrożeni w zespół, specyfikę i kulturę firmy, nowe obowiązki, itp. 

Udany onboarding online wiele mówi nowemu pracownikowi, ponieważ pierwsze dni w pracy mają niejednokrotnie decydujący wpływ na motywację, zaangażowanie i wydajność nowego członka zespołu. Onboarding przebiega na kilku poziomach, a zaczyna się jeszcze przed podpisaniem przez nową osobę umowy (taki pre-onboarding ma na celu, chociażby przygotowanie miejsca pracy i pracowników na powitanie nowego członka zespołu).

Co i jak mierzyć w kampaniach rekrutacyjnych?

Obejrzyj webinarium i dowiedz się, jak zwiększać skuteczność na wszystkich etapach rekrutacji!

Laptop
Ikona kina
Ikona Teczki
Ikona Wykresu

Jak zaplanować wdrożenie nowego pracownika online?

Często zdarza się, że firmy zbyt późno rozpoczynają przygotowania do wdrożenia nowego pracownika, co objawia się np. brakiem wszystkich niezbędnych narzędzi i danych do logowania do systemów, albo czasową nieobecnością osoby przełożonej. Aby nie dopuścić do takiej sytuacji, warto szczegółowo zaplanować proces wdrożenia z uwzględnieniem działań wszystkich uczestników procesu. Dobry program onboardingowy krok po kroku przeprowadzi zarówno opiekunów, jak i – przede wszystkim – nowo przyjętego, przez kolejne etapy procesu, pozwalając efektywnie wdrażać go w kulturę firmy i przekazywać usystematyzowaną wiedzę. 

Właściwie zaplanowany onboarding nowych pracowników z wszystkimi możliwymi detalami oraz przebieg pierwszych dni w pracy pomoże nowej osobie w spokoju skupić się na realizacji celów wdrożeniowych i zapewni poczucie dobrej organizacji i zaopiekowania, a to niezwykle ważne. Z kolei opiekun uniknie np. sytuacji przeciążenia podopiecznego nadmiarem informacji czy wrażenia chaosu. 

Nowo zatrudniony, na dodatek online, ma z założenia trudniej, ponieważ nie będąc fizycznie w biurze, nie jest w stanie poczuć specyficznej atmosfery, doświadczyć spotkań na przerwie na kawę ze współpracownikami czy uzyskać natychmiastowej rozmowy i pomocy w przypadku ewentualnych pytań, np. w kwestiach technicznych. Dobrze zaplanowany system do onboardingu powinien zakładać również monitorowanie komfortu psychicznego nowego pracownika oraz aktualnego stopnia opanowania wiedzy. 

Aby proces wdrożenia nowego pracownika online był pełny, nie może zabraknąć możliwości zdalnych ankiet badających zadowolenie nowo przyjętych pracowników zarówno na poziomie zapoznania z obowiązkami, jak i zespołem (post-onboarding).

Jak odtworzyć “pierwszy dzień pracy” online?

Odtworzenie pierwszego dnia w pracy online to nie lada wyzwanie. Zanim wybuchła pandemia, cały onboarding zaczynał się od przygotowania miejsca pracy jeszcze zanim noga pracownika stanęła w nowym biurze. Mamy tu na myśli skompletowanie niezbędnych przedmiotów i narzędzi (biurko, narzędzia takie jak: komputer i telefon) i skonfigurowanie poczty e-mail, przydzielenie dostępów do firmowych platform, wydruk wizytówek, itp. W pierwszym dniu odpowiadano na pytania, oprowadzano zatrudnionego po biurze, pokazywano miejsca pracy innych pracowników, sale konferencyjne, zaplecze socjalne, toalety, itp. 

W zdalnym onboardingu cały proces odbywa się online, ale największym wyzwaniem może okazać się logistyka przed właściwym dniem onboardingu: należy zdalnie podpisać umowy, bezpiecznie przekazać sprzęt i welcome pack z gadżetami firmowymi kurierem. W dniu onboardingu online następuje połączenie się z nowym pracownikiem na wspólnej wideokonferencji. Po przywitaniu i zapoznaniu się z wszystkimi pracownikami (w przyjaznej atmosferze, która sprzyja budowaniu relacji), osoba z zespołu IT powinna pomóc pracownikowi zdalnie skonfigurować sprzęt. Dobrą praktyką w firmie jest wykonanie wspólnego zdjęcia na koniec onboardingu, potwierdzającego niejako przynależność nowego członka firmy do zespołu – w tym przypadku będzie to nic innego, jak zrzut ekranu, który może zostać opublikowany na wewnętrznym blogu firmy. 

Możliwości komunikacji z nowymi pracownikami

Pewne rzeczy są trudne do wykonania zdalnie, chociażby fakt, iż nowo zatrudniony pracownik podczas onboardingu miał okazję poznać elementy kultury organizacyjnej podczas nieformalnych rozmów, niejako „oddychając atmosferą biura”. Obecnie komunikacja z pracownikami musi odbywać się zdalnie, choć i to nie jest przeszkodą, by spotykać się na „wirtualnej kawie”. Istnieją bowiem aplikacje, które parując dane osoby ze sobą, umożliwiają wirtualne pogawędki, które choć trochę zastępują codzienne spotkania przy lunchu w biurze. Zarząd także winien regularnie rozmawiać online z całą firmą, aby przedstawiać aktualności, a jedyna różnica jest taka, że wszystko odbywa się w procesie wideorozmów.

Zobacz darmowe demo i sprawdź, co potrafi Elevato!

Śmiało! Już nie możemy się doczekać, żeby pokazać Ci wszystkie super moce Elevato 😊.

Kobieta z rękami przy twarzy

Podsumowanie

Choć początkowo nie wiązano z systemem pracy zdalnej dalekosiężnych planów, jesienna druga fala pandemii szybko pokazała, że nieprędko powrócimy do normalności i pracy w biurach. W dobie koronawirusa także my, jako przedstawiciele z branży technologicznej i HR stanęliśmy przed nowym wyzwaniem. Przemyślany program onboardingowy online to rozwiązanie na miarę dzisiejszych czasów. Niesie szereg korzyści nie tylko względem pracownika, lecz także pracodawcy. Jak wskazują badania, prawidłowo przeprowadzony onboarding może zatrzymać około 91% pracowników w firmie na minimum trzy lata, a to z kolei przyczynia się do mniejszej rotacji pracowników (a ta jest związana z kosztami i czasem, którego zawsze brakuje). 

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!