Niemal połowa polskich pracodawców deklaruje, że ma problemy ze znalezieniem właściwych pracowników. Tezę tę potwierdzają eksperci, nazywając obecny rynek pracy rynkiem pracownika. Pojawiają się jednak głosy, że problem nie tkwi w braku jakościowych kandydatów. Wynika natomiast z nieudolności pracodawców, którzy oferują mało atrakcyjny produkt oraz nie potrafią rekrutować. Bez względu na to, gdzie leży prawda, dla firmy jedynym sposobem dostosowania się do zmian rynkowych jest… zmiana. Powinna ona również wiązać się z udoskonalaniem strategii procesów rekrutacyjnych w oparciu o wskaźniki efektywności.
Wskaźniki efektywności
Ponad 20 stron praktycznej wiedzy i wskazówek!
Pobierz przewodnik „Jak wybrać i wdrożyć system ATS?”
Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy system ATS?
Key Performance Indicators (KPI) stosowane są między innymi do oceny realizacji celów w obszarze Human Resources. W przypadku procesów rekrutacyjnych wskaźniki efektywności dotyczą przede wszystkim takich zagadnień, jak pozyskiwanie kandydatów, ich selekcja, jakość samej rekrutacji (np. koszt, czas, rotacja). Mierniki KPI – dobrane do charakteru firmy, odpowiednio zdefiniowane oraz konsekwentnie analizowane – pozwalają zmierzyć skuteczność rekrutacji. Umożliwiają też zidentyfikowanie błędów i wdrożenie strategii naprawczych.
Mierzenie efektywności rekrutacji
Niektóre z powszechnie stosowanych współczynników mają przede wszystkim wartość informacyjną, statystyczną. Są jednak mało użyteczne dla optymalizacji procesów rekrutacyjnych. Należą do nich między innymi wskaźniki efektywności takie, jak: czas rekrutacji czy liczba aplikacji. Można je stosować w zestawieniu ze wskaźnikami jakościowymi, które wykraczają poza raportowanie, np. mierzą liczbę kandydatów spełniających oczekiwania lub skuteczność źródeł rekrutacji.
Czas rekrutacji
Czas rekrutacji liczy się najczęściej od momentu zgłoszenia zapotrzebowania na pracownika (do znalezienia kandydata: podpisania listu intencyjnego lub umowy. Time to hire (time to fill) dostarcza informacji o średnim czasie zatrudnienia pracownika na określone stanowisko. Tym samym ten wskaźnik KPI pozwala zaplanować działania rekrutacyjne z odpowiednim wyprzedzeniem. Wiedza ta jest istotna w komunikacji z biznesem. Współczynnik dotyczący czasu rekrutacji nie powinien być jednak stosowany w oderwaniu od innych wskaźników, jako że skupianie się wyłącznie na skracaniu okresu rekrutacji może wpłynąć negatywnie na jakość pozyskanych kandydatów. W efekcie łatwo zatrudnić osoby nie spełniające w pełni pożądanych kryteriów lub też niedopasowane do stanowiska, co sprzyja zwiększeniu rotacji. Dodatkowo pośpieszny proces rekrutacyjny może źle wpływać na candidate experience i wizerunek pracodawcy. Wskaźnik KPI taki jak czas rekrutacji najlepiej traktować jako narzędzie informacji o trwaniu poszczególnych etapów rekrutacji.
Liczba aplikacji na dane stanowisko
Key performance indicators pokazuje liczbę aplikacji na dane stanowisko. Powinien uwzględniać wszystkie źródła aplikacji kandydatów, także działania sourcingowe, polecenia pracownicze czy poprzednie procesy rekrutacyjne. W oderwaniu od innych wskaźników ma wartość jedynie statystyczną. Ten wskaźnik KPI dostarcza bowiem wiedzy na temat ilości zgłoszeń z poszczególnych kanałów rekrutacyjnych bez uwzględnienia ich wartości. A przecież o efektywności rekrutacji nie świadczy liczba aplikacji, ale liczba aplikacji spełniających pożądane kryteria. Przywiązywanie nadmiernej wagi do tego miernika może doprowadzić do błędnej oceny wartości źródeł pozyskiwania kandydatów, a w efekcie na przykład do niewłaściwego zaplanowania budżetu na działania rekrutacyjne.
Skuteczność kanałów rekrutacji
Recruitment source effectiveness jest wskaźnikiem, który umożliwia rzeczywistą ocenę efektywności poszczególnych źródeł aplikacji, a tym samym wykluczenie tych, które jedynie pożerają czas i budżet. Ten wskaźnik KPI pokazuje, ile wartościowych aplikacji napłynęło z konkretnego źródła, jak np. sourcing, reklama płatna, ogłoszenia w mediach społecznościowych lub w serwisach pracy, jaki był odsetek ofert zaakceptowanych przez kandydatów i odsetek przedłużeń po okresie próbnym. Odwołuje się również do kosztów naboru odpowiednich kandydatów za pomocą konkretnych kanałów. Interpretacja wyników wymaga analizy, czy inne czynniki nie miały negatywnego wpływu na efekt rekrutacji. Być może na przykład forma wizualna ogłoszenia czy brzmienie komunikatów były nietrafione.
Liczba kandydatów spełniających oczekiwania
Wskaźnik KPI candidate quality pozwala określić, ile aplikacji należy pozyskać, by wyłonić wartościowych kandydatów. Odwołuje się do liczby osób, które przesłały CV i zostały zaproszone na rozmowę rekrutacyjną. Pokazuje, jak bardzo intensywne powinny być działania rekrutacyjne, aby spełnić oczekiwania biznesu.Wskazuje, czy stosowane narzędzia rekrutacji są skuteczne.
Candidate experience
Ten wskaźnik KPI mierzy zadowolenie kandydatów, którzy aplikowali do firmy z przebiegu rekrutacji. Daje feedback od kandydatów, które elementy procesu oceniają pozytywnie, a które trzeba zmienić. Może się okazać, że doceniają fotoreportaż pokazujący firmę od środka, ale czas pomiędzy poszczególnymi etapami rekrutacji uznają za zbyt długi. Ten wskaźnik KPI dostarcza informacji, co należy w procesie rekrutacyjnym udoskonalić oraz pokazuje odsetek kandydatów chętnych polecać aplikowanie do firmy. Narzędziem stosowanym dla określenia tego wskaźnika może być krótka ankieta metodą NPS (Net Promoter Score).
Jakość zatrudnienia
Quality of hire powinien wskazywać na wartość, jaką wnoszą nowi pracownicy do firmy. Pomiar jakości zatrudnienia może uwzględniać różne aspekty, począwszy od produktywności. Ten wskaźnik KPI wymaga więc precyzyjnego zdefiniowania obszaru, który jest mierzony.
Wskaźnik rotacji
Wskaźniki efektywności takie jak candidate quality czy quality of hire zyskują dodatkowy sens w zestawieniu ze współczynnikiem rotacji. Marny bowiem pożytek z najlepszych kandydatów, którzy wkrótce po zatrudnieniu decydują się odejść z firmy. Retentions rate pokazuje, ilu pracowników spośród zatrudnionych w danym okresie pozostaje w firmie w tym przedziale czasowym.
Koszty zatrudnienia
Analiza kosztów zatrudnienia (cost per hire) pozwala na określenie budżetu planowanych rekrutacji. Umożliwia sprawdzenie, które rozwiązania są najbardziej optymalne pod kątem finansowym, np. które źródła aplikacji kandydatów należą do najbardziej kosztownych. Również i ten wskaźnik KPI trzeba stosować w zestawieniu z innymi miernikami w rekrutacji. Kanał najdroższy może okazać się najbardziej efektywnym, a działanie nie generujące wysokich kosztów – nieskuteczne. Trzeba przy tym pamiętać, że na całkowity koszt rekrutacji składają się zarówno wydatki na publikację ogłoszeń i reklamę, jak i wynagrodzenie działu HR, utrzymanie systemu ATS oraz onboarding pracownika.
Pomocą w analizie wielu mierników rekrutacji służą systemy wspomagające zarządzanie rekrutacjami ATS, jak np. elevato. Daje on możliwość monitorowania przebiegu rekrutacji oraz generowania raportów, jak na przykład przegląd najlepszych źródeł pozyskania kandydatów.
