Candidate experience, czyli jak dać kandydatowi dobry feedback

Rozmowy z kandydatami mają wyłonić najlepszą osobę na dane stanowisko. A co z osobami, które nie były najlepsze? Im tym bardziej należy się feedback. Być może za jakiś czas do nich powrócisz i dobrze, żeby miały wtedy pozytywnie doświadczenia, prawda?

Przekazanie odpowiedzi zwrotnej to ważny element budowy doświadczeń kandydata. Niestety, wiele osób nadal go pomija lub przekazuje go, ale w niefortunny sposób. Niezależnie od wyniku rozmowy kwalifikacyjnej, feedback da się skonstruować tak, by stał się dla kandydata wartością. Nawet jeśli nie dostanie pracy, dowie się czegoś, co może pomóc mu w tym w przyszłości.

Tylko jak to zrobić? Odpowiadamy.

Na co zwrócić uwagę przy udzielaniu feedbacku?

Kandydat zbiera doświadczenia od momentu wysłania dokumentów aplikacyjnych do zakończenia procesu. Rodzą się w nim odczucia, którymi dzieli się z rodziną, znajomymi lub znajomymi z branży, niezależnie od wyniku rekrutacji. Brzmi już trochę jak employer branding, prawda? Choćby dlatego warto zadbać o przekazywanie informacji zwrotnej w ogóle (wiele firm nadal tego nie robi, a szkoda!) oraz jej jakości.

Jest kilka uniwersalnych kwestii, które Ci pomogą. Nie dotyczą jedynie rekrutacji, ale także codziennych sytuacji w zespole. Jeśli przygotowujesz właśnie taki komunikat, pamiętaj o tym, jak ważne są:

1. Konkrety

Wszyscy wyrabiamy sobie jakieś opinie, ale w tym przypadku odczucia zostaw dla siebie. Skup się na faktach, doświadczeniach i umiejętnościach. Niedopasowanie do kultury organizacyjnej firmy brzmi ładnie i gładko, ale nic nie daje — dla kandydatów to często synonim tego, że pojawił się ktoś „tańszy”.

Oczywista oczywistość, ale jeśli piszesz o wyniku weryfikacji umiejętności to sprawdź dla pewności, czy na pewno dotyczą tego kandydata. Negatywny feedback potrafi sam w sobie wywołać frustrację, a taki, w którym nie wszystko dotyczy danej osoby, nie pomoże Twojemu employer brandingowi.

Widzisz, że umiejętności językowe kandydata wymagają poprawy lub przydałyby się jakieś uprawnienia? Powiedz o tym kandydatowi, wskaż mu pola, których rozwój według Ciebie — rekrutera — pomoże mu w karierze zawodowej.

2. Dostrzeżenie mocnych stron

Wyszczególnij to, co według Ciebie jest siłą kandydata w procesie rekrutacyjnym. Może zauważysz w kandydacie coś, czego sam jeszcze nie dostrzega? To w połączeniu z podpowiedzią rozwoju może sprawić, że kandydat przestanie postrzegać Cię jako rekrutera, który go odrzucił. Zobaczy raczej osobę, która stara się mu pomóc.

3. Empatia i szacunek

Pamiętaj, że kandydat poświęcił swój czas na udział w procesie rekrutacyjnym. Być może wziął nawet dzień wolny w pracy. Osobom biorącym udział w rekrutacjach towarzyszą duże emocje. Może to banalne, ale pamiętaj, aby szczerze podziękować za to, że kandydat się z Tobą (realnie lub wirtualnie) spotkał. Słowo „dziękuję” ma ogromną moc!

Kiedy przygotujesz informację zwrotną, zadaj sobie pytanie „gdybym był kandydatem, jakbym się poczuł po otrzymaniu takiego feedbacku?”. Czasem pomaga to doszlifować przekaz.

4. Terminowość

Oczekiwanie na informację zwrotną bywa bardzo stresujące. Dlatego o ile to możliwe, nie odsuwaj momentu przekazania feedbacku w nieskończoność. Zbierz informację od osób, które towarzyszyły Ci w procesie rekrutacyjnym, w razie potrzeby zredaguj je zgodnie z powyższymi wskazówkami i nie zwlekaj z przekazaniem ich kandydatowi.

Pomocne będzie ujęcie feedbacku w planowaniu procesu rekrutacyjnego jako jeden z jego etapów. Dzięki temu Ty o nim nie zapomnisz, a hiring manager będzie miał świadomość, że przekażesz kandydatowi informację zwrotną (i że powinien uczestniczyć w jej konstruowaniu).

5. Bonus: kanapka feedbackowa

Mimo że nazwa brzmi raczej kulinarnie, to jest to jeden z najbardziej promowanych sposobów kultury przekazywania informacji zwrotnej. Polega na tym, aby przed i po niekorzystnej wiadomości powiedzieć coś dobrego. Dzięki temu dana osoba wie, jaki jest obszar do poprawy, ale wie również że wiesz o jej dobrych stronach.

Jak przekazywać negatywny feedback?

Powyższe informacje pomogą Ci uporać się nie tylko z feedbackiem rekrutacyjnym, ale wiele elementów możesz zastosować w konstruowaniu odpowiedzi zwrotnej w ogóle. Dlatego na koniec mamy dla Ciebie jeszcze garść wskazówek.

Postaw na uczciwość i transparentność — wyjaśnij powody podjętej decyzji i jeśli tylko możesz, nie opakowuj ich w pusty frazes. Wskaż mocne strony kandydata i zasugeruj, co w przyszłości zwiększyłoby jego szansę na zatrudnienie.

Pamiętaj o byciu konstruktywny — skup się na doświadczeniach i umiejętnościach kandydata, a nie na tym, jaki Ci się wydaje. Pamiętaj o zaznaczeniu, że rozwój nie kończy się w momencie otrzymania feedbacku i być może, jeśli kandydat zdecyduje się za jakiś czas wziąć udział w procesie ponownie, decyzja o zatrudnieniu będzie inna.

Zakończ budującym, motywującym komunikatem. Pamiętasz o kanapce feedbackowej? Mówiąc kandydatowi także o tym, że dostrzegasz jego dobre strony, nie stawiasz się w pozycji strofującego szefa, a raczej wsparcia na drodze rozwoju zawodowego.

Czy ATS jest pomocą w konstruowaniu informacji zwrotnej?

Zdecydowanie tak! W elevato każda osoba zaangażowana w proces rekrutacyjny — rekruterzy, hiring manager, weryfikator techniczny — mają możliwość pozostawienia notatki przy profilu kandydata. Dzięki temu nawet, jeśli proces rozpoczął się tygodnie temu, możesz wrócić do tej wiedzy, odświeżyć informacje i na tej podstawie przygotować feedback. Bez karteczek i analogowych notatek, które niosą kilka potencjalnych niedogodności. Mogą się zgubić, a nieodpowiednio zabezpieczone mogą stać się podstawą naruszeń RODO. Lepiej skorzystać z opcji, która ułatwia rekruterskie życie, prawda?