Negatywna odpowiedź po rozmowie kwalifikacyjnej — jak ją dobrze przygotować?

Sztuka odmowy to jeden z elementów, który powinien opanować każdy rekruter. Jak odmówić kandydatowi po rozmowie kwalifikacyjnej w taki sposób, aby poczuł się zmotywowany do dalszego poszukiwania pracy i doceniony? Wbrew pozorom, jest to możliwe! Sprawdź nasz kompleksowy poradnik, w którym znajdziesz między innymi gotowe formuły, które można wykorzystać, szykując odpowiedź negatywną.

Dlaczego kontakt rekrutera z kandydatami jest tak ważny?

Poszukiwanie pracy to wymagający proces, który wymaga od potencjalnego pracownika dużego samozaparcia i konsekwencji. Konkurencja na rynku jest duża, a otrzymanie negatywnych odpowiedzi może skutecznie zniechęcać do podejmowania dalszych prób aplikacji. 

Tym, co jeszcze bardziej zniechęca pracowników — a przy tym wpływa negatywnie na wizerunek firmy — jest brak odpowiedzi na poszczególnych etapach procesu rekrutacyjnego. Informowanie każdego kandydata o podjętej decyzji jest niezwykle ważnym elementem rekruterskiej „etykiety” — niezależnie od tego, czy odpowiedź jest pozytywna, czy też nie.

W oczekiwaniu na odpowiedź uczestnicy mogą odrzucać inne oferty i czasowo zawiesić poszukiwania, wciąż licząc na pozytywny wynik rekrutacji. Zwlekanie z nią lub całkowita rezygnacja z rozesłania informacji o nieprzyjęciu kandydata na stanowisko oznacza więc z jego perspektywy sporą stratę. Niepewność z tym związana powoduje również psychologiczny dyskomfort. 

Dlatego utrzymywanie stałego kontaktu i informowanie potencjalnych pracowników o przebiegu rekrutacji jest tak ważna. Wcale nie musi być to czasochłonne — dzięki programom automatyzujących i porządkujących proces rekrutacyjny, jak na przykład Elevato, możesz prowadzić komunikację w sposób szybki i efektywny.

Negatywna odpowiedź po rozmowie kwalifikacyjnej – jak przekazać tę informację?

Wiele zależy od tego, na którym etapie takie podziękowanie jest składane. Jeśli już na etapie składania CV, wystarczy krótkie powiadomienie o niezakwalifikowaniu kandydata do dalszego etapu rekrutacji. Aby uczynić przekaz bardziej przyjaznym i motywującym, można dołączyć dopisek, informujący o tym, że firma zachowa CV kandydata na potrzeby innych rekrutacji (o ile oczywiście wyraził on na to zgodę, akceptując wymagane klauzule.

Niezależnie od etapu rekrutacji, warto rozpocząć od podziękowania. Nie musi być ono rozbudowane — zwykłe „dziękujemy za Twoją aplikację” w zupełności wystarczy.

Jeśli odpowiedź zajęła dość dużo czasu, jak na rekrutacyjne standardy, warto za to przeprosić i załączyć zdanie wyjaśniające tę sytuację, jak na przykład informację o tym, że otrzymaliśmy bardzo dużo aplikacji, których przeanalizowanie wymagało sporo czasu.

Następnie czas na przekazanie rezultatu. Odpowiedź negatywna po rekrutacji wbrew pozorom wcale nie musi zawierać słowa „nie”. Równie dobrze można ująć ją w słowach: tym razem zdecydowaliśmy się na współpracę z inną osobą. Tym razem jest tutaj kluczowe — to drobny zwrot, a jednak łagodzi przekaz. 

Warto uwzględnić też wzmiankę, w której rekruter wyrazi nadzieję, że przy okazji następnych rekrutacji będzie miał okazję poznać się lepiej z kandydatem i zachęci do śledzenia ofert pracy dostępnych na stronie firmy.

Jak zwieńczyć taką wiadomość? Najlepiej życzeniami sukcesów na drodze zawodowej czy w dalszych poszukiwaniach pracy.

Brakuje takich opcji w Twoim ATS? Pobierz naszą checlistę i zweryfikuj 58 aspektów działania tego systemu!

Kiedy powinna pojawić się odpowiedź negatywna po rozmowie kwalifikacyjnej?

Trudno określić ramy czasowe — wiele zależy od tego, ile osób uczestniczy w procesie rekrutacyjnym. Ważniejsze jest poinformowanie kandydata, kiedy może się tej odpowiedzi spodziewać — najlepiej z podaniem konkretnej daty i godziny.

Jak podziękować kandydatowi za rozmowę kwalifikacyjną?

Jak podziękować za udział w rekrutacji? Można zrobić to telefonicznie lub mailowo — w dzisiejszych czasach coraz powszechniejsza jest druga forma, a jej wybór nie wiąże się żadnym nietaktem. Rekruter powinien pamiętać jednak o tym, jaką formę kontaktu zadeklarował podczas rozmowy, aby nie wprowadzić kandydata w błąd. Odmawiając, możesz skorzystać z powyższych formuł. 

Nie ma konieczności podawania powodu odrzucenia kandydatury — taka strategia może przynieść więcej szkód niż korzyści. Zamiast tego, warto podkreślić cechy, które rekruter uznał za pozytywne — jak na przykład łatwość w nawiązywaniu kontaktu, pomysłowość czy szeroka wiedza w danej dziedzinie — i pogratulować ich. 

Oczywiście, przy bardzo dużych rekrutacjach z dziesiątkami takich rozmów, trudno zapamiętać zalety każdego kandydata — jednak na etapach końcowych, gdy potencjalnych pracowników jest zaledwie kilku, warto o to zadbać. Nie tylko ze względu na dobro samych uczestników procesu rekrutacyjnego, ale również wizerunek firmy.

Cechy dobrej odpowiedzi negatywnej po rozmowie kwalifikacyjnej

Zebraliśmy kilka zasad, których warto się trzymać, wysyłając odpowiedzi odmowne — zarówno po etapie gromadzenia CV, jak i po rozmowie kwalifikacyjnej bądź zadaniu testowym. Jaka powinna być właściwie sformułowana odpowiedź negatywna?

1. Zawiera podziękowanie

Jak już wspomnieliśmy — wyrażenie wdzięczności za poświęcony czas i wysiłek oraz chęć bycia częścią firmy to wyraz szacunku wobec kandydata. Tego elementu zdecydowanie nie może zabraknąć w nawet najprostszej odpowiedzi.

2. Zawiera feedback

Ten podpunkt dotyczy procesów rekrutacyjnych, w których przeprowadzana jest rozmowa lub zadanie testowe. Feedback jest w pewnym sensie “zapłatą” za poświęcony czas — kandydat może na jego podstawie wyciągnąć wnioski, które pomogą mu osiągnąć lepsze wyniki w innych rekrutacjach.

3. Jest konkretna

Nie ma sensu „owijać w bawełnę”. Udzielenie odpowiedzi na samym początku wiadomości to również wyraz szacunku wobec kandydata. W końcu to na tę informację czeka on najbardziej.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!