Nieudzielanie informacji zwrotnej kandydatom plasuje się wysoko na liście rekrutacyjnych grzechów. Wpływa bowiem negatywnie na candidate experience, a tym samym na wizerunek pracodawcy. Dlaczego więc rekruterzy nabierają wody w usta, kiedy nadchodzi czas na feedback? Wynika to zapewne najczęściej z dwóch powodów: braku czasu i braku umiejętności konstruktywnego przekazywania odmownej decyzji co do zatrudnienia. Ten pierwszy problem łatwo rozwiązać, konfigurując system ATS do rekrutacji tak, by usprawniał kontakt z kandydatami dzięki funkcjom takim, jak automatyzacja komunikacji czy szablony wiadomości. Sprawa z tym drugim jest trudniejsza. Przygotowywania informacji zwrotnej trzeba się po prostu nauczyć.
Przeczytaj artykuł na blogu elevato “Błędy w rekrutacji – 5 najczęściej spotykanych”.
Informacja zwrotna dla kandydata
Ponad 20 stron praktycznej wiedzy i wskazówek!
Pobierz przewodnik „Jak wybrać i wdrożyć system ATS?”
Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy system ATS?
Informacja zwrotna dla kandydata powinna pojawiać się na różnych etapach procesu rekrutacji. Zaliczyć do niej można:
- potwierdzenie otrzymania aplikacji,
- przesłanie wiadomości o zakwalifikowaniu się do kolejnego etapu rekrutacji wraz z podaniem terminu spotkania,
- podziękowanie za spotkanie wraz terminem kolejnego kontaktu,
- informację o powodach odrzucenia kandydatury wraz z podziękowaniem za udział w rekrutacji,
- wiadomość o niezatrudnieniu wraz z podziękowaniem za udział w rekrutacji,
- informację o pozytywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej, obejmującą podsumowanie ustaleń.
Bieżące komunikowanie się z kandydatami świadczy o profesjonalizmie i wysokiej kulturze osobistej rekrutera. Pokazuje również, że firma traktuje pracowników po partnersku. Automatycznie feedback sprzyja też budowaniu trwałych relacji, dających szansę na współpracę w przyszłości.
Jak skonstruować konstruktywną odpowiedź?
Niewątpliwie najtrudniejszą formą informacji zwrotnej dla kandydata jest ta o odrzuceniu jego kandydatury, szczególnej na ostatniej prostej rekrutacji. Jak więc przygotować feedback, by pozostawić po sobie dobre wrażenie? Jak sprawić, by reakcja kandydata była pozytywna i by mimo wszystko wzbudzić w nim sympatię do pracodawcy?
Informacja zwrotna dla kandydata spełni swoją rolę, jeśli będziesz:
- Trzymać się terminów
Jeśli proces decyzyjny się przedłuża i nie jest możliwe przekazanie informacji kandydatowi w zapowiadanym terminie, należy poinformować go o tym fakcie i wyznaczyć nową datę na odpowiedź. - Traktować kandydata indywidualnie
Indywidualna opinia, pozbawiona ogólnikowych, nic nie znaczących sformułowań pokaże rzeczywiste zainteresowanie osobą kandydata i pozostawi go z dobrą opinią o pracodawcy, która pójdzie w świat. - Traktować kandydata z szacunkiem
Podstawą konstruktywnego feedbacku jest pełna szacunku i nieprotekcjonalna postawa, niezależna od tego jak zaprezentował się kandydat. Informacja zwrotna dla kandydata nie może zdemotywować, zawstydzić, a tym bardziej upokorzyć uczestnika rekrutacji. Należy również unikać porównywania go z innymi kandydatami. - Uzasadniać decyzję
Feedback powinien zawierać szczerze, ale taktowanie i jasno sformułowane powody niezatrudnienia kandydata dotyczące jego kompetencji, a nie osoby. Każdy uczestnik procesu rekrutacyjnego ma bowiem prawo dowiedzieć się, jakie względy spowodowały odrzucenie jego kandydatury. Jest to tym istotniejsze, że niezatrudnienie kandydata nie zawsze wynika zza niskich kwalifikacji, ale z faktu, iż inna osoba lepiej odpowiada profilowi poszukiwanego pracownika. - Posługiwać się konkretami i odwoływać do faktów
Ocena prezentacji kandydata, zawierająca informacje o jego mocnych i słabych stronach, powinna być poparta konkretnymi argumentami. Dzięki temu uczestnik rekrutacji będzie mógł wyciągnąć wnioski, poszerzyć wiedzę czy kwalifikację i lepiej przygotować się do kolejnych procesów rekrutacyjnych. - Podkreślać atuty kandydata
Warto podkreślić zalety kandydata, dzięki czemu feedback nie zniechęci go, ale zmotywuje do działania. - Przeprowadzać badanie candidate experience
Dobrze również zapytać kandydata o opinię na temat procesu rekrutacji. Pozwoli to nie tylko na pozyskanie cennej wiedzy, ale sprawi też, że poczuje się on ważny.
Dobra komunikacja pracodawcy z kandydatem w procesie rekrutacyjnym przynosi realne korzyści dla każdej ze stron. Kandydat zyskuje wiedzę o tym, co dzieje się z jego kandydaturą, a pracodawca możliwość przedstawienia się jako partnera w biznesie, co wpływa pozytywnie na jego wizerunek.
