Na bogactwo działu HR składają się dwa elementy: zaangażowani pracownicy oraz baza kandydatów. Zmiana ATS nie wpływa na skład zespołu, ale mogą pojawić się obawy o to, czy bazę uda się przenieść. Mamy dobrą wiadomość: z Elevato to możliwe!
Wiemy, że dane i baza kandydatów to cenny zasób, często gromadzony przez lata. Dlatego migracja danych musi odbywać się w sprawdzony i bezpieczny sposób. Doświadczenie partnera jest gwarancją, że dane w nowym systemie będą od razu gotowe do użycia.
Na co zwrócić uwagę przy przygotowaniach i jak robimy to w Elevato? Odpowiadamy!
Zawartość artykułu
Jakie dane możemy przenieść?
W zdecydowanej większości przypadków przenosimy wszystkie dane. Mimo że systemy ATS mogą różnić się funkcjami, to dzięki ilości przeprowadzonych migracji mamy obszerne know-how. Wiemy, jakie rozwiązania zaproponować, aby nasz system służył Ci od samego początku. Do danych, na których najbardziej zależy działom HR, należą:
Ponad 20 stron praktycznej wiedzy i wskazówek!
Pobierz przewodnik „Jak wybrać i wdrożyć system ATS?”
Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy system ATS?
- listy kandydatów,
- dokumenty aplikacyjne,
- pozostałe pliki kandydatów — portfolio, zadania rekrutacyjne itp.,
- udzielone zgody oraz klauzule RODO,
- trwające i zrealizowane procesy rekrutacyjne,
- informacje o statusach rekrutacji,
- notatki.
To kluczowe, ułatwiające pracę dane. Zmiana ATS-a to duże wydarzenie. Jeśli pójdzie za nią nie tylko konieczność przyzwyczajenia się do nowego interfejsu, ale także konieczność okrojenia funkcji, może to wywołać opór. Na szczęście z Elevato przeniesiesz wszystkie powyższe elementy.
Co ważne, ich ilość wpłynie na wielkość bazy danych, którą należy przenieść. A mówiąc o wielkości…
Czy wszystkie dane warto przenosić?
Może Cię zaskoczymy, ale zdecydowanie nie! Jeśli w swojej bazie kandydatów masz takich, którzy nie przedłużyli zgód i nie mają aktualnych klauzul, to takich pozycji wręcz nie powinno się przenosić. Zgodnie z prawem nie możesz wykorzystać tych danych, a ich przetwarzanie bez zgód będzie naruszeniem, które – w razie kontroli – może podlegać karze.
Jak się przygotować do migracji?
Migracja danych nie jest skomplikowana, jeśli dobrze ją zaplanujesz. Polecamy skorzystanie z 3 prostych kroków:
1. Dowiedz się, jakie dane chcesz importować
Aby zacząć planować migrację danych, warto zadać kilka kluczowych pytań.
- W jakiej formie obecny dostawca dostarczy dane? Zapytaj o możliwość wyeksportowania danych w formacie Excel lub CSV. Upewnij się, że osobno dostarczone będą pliki z CV kandydatów i innymi ich dokumentami.
- Czy wszyscy kandydaci z przenoszonej listy mają aktualne zgody i klauzule RODO?
Sama migracja danych nie jest czasochłonną operacją. Zazwyczaj trwa 2, maksymalnie 3 dni. Jeśli uszczuplisz bazę o nieprzydatne dane (na przykład informacje o kandydatach, których dokumentów nie możesz już przetwarzać), może się okazać, że przeniesienie zajmie mniej czasu.
2. Zleć import próbny
Przed zaplanowaną akcją warto skorzystać z możliwości próby generalnej. To oznacza przeniesienie danych, ale na początek na niewielkiej grupie kontrolnej lub testowo na całości danych. Taki zabieg pozwoli upewnić się, że podczas planowania nic nie zostało pominięte i żadna istotna dana nie zostanie utracona.
3. Zaktualizuj dotychczasowe ogłoszenia o pracę
Zwróć uwagę na publikowane wcześniej ogłoszenia o pracę. Jeśli takie publikacje odbywały się bezpośrednio przez system ATS, linki kierujące do aplikacji trzeba będzie podmienić. Niezbędna będzie lista ogłoszeń z użytymi linkami oraz lista nowych linków aplikacyjnych, które zostały wygenerowane od nowego dostawcy.
Obie listy gotowe? Świetnie! Jeśli na portalach ogłoszenia dodajesz ręcznie, podmianę linków można przeprowadzić manualnie. Natomiast jeśli publikacja ogłoszeń z adresami kierującymi do aplikacji jest zautomatyzowana, może okazać się konieczne skontaktowanie z opiekunem z portalu. Przekaż mu zestawienie ogłoszeń oraz informacje, co, kiedy i w jaki sposób należy zmienić.
Co ważne, aktualizację linków rozpocznij w chwili, kiedy nowy system ATS jest już wdrożony. Dlaczego? Aplikacje z nowych linków będą pojawiały się bezpośrednio w nowym systemie. To ważne, aby można było bez problemu pracować z nowo otrzymanymi aplikacjami.
Podsumowanie
Jak widzisz, proces migracji danych nie jest skomplikowany. Przy każdej zmianie warto zaplanować i wdrożyć harmonogram, który upłynni przejście. Jeśli decydujesz się zmienić ATS oznacza to, że w nowym rozwiązaniu znajduje się coś, co bardziej Ci odpowiada. Trzymamy kciuki, aby zmiana przyniosła Ci same korzyści i zwiększyła Twoją satysfakcję z pracy!A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach Elevato, skontaktuj się z nami i skorzystaj z 14-dniowego, bezpłatnego okresu testowego 🙂
