Platforma HRM usprawnia wiele procesów w firmie – począwszy od rekrutacji, przez zarządzanie szkoleniami i rozwojem pracowników, po strategiczne zarządzanie efektywnością organizacji. Wdrożenie rozwiązania IT w dziale HR nie musi być trudne. Wystarczy zaplanować kilka prostych kroków, dzięki którym zaimplementowanie systemu HR przebiegnie szybko i sprawnie.
Wdrażanie systemu HRM zawsze jest projektem. Aby przeprowadzić go z sukcesem, musisz odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań i zaplanować poszczególne etapy, które pozwolą uniknąć generowania niepotrzebnych kosztów i ewentualnych problemów. Poniżej omawiamy 7 najważniejszych elementów projektu wdrożenia platformy HRM, których zaplanowanie pozwoli bezproblemowo wdrożyć narzędzie IT w Twoim dziale HR.
7 elementów projektu wdrożenia platformy HRM
[ pobierz checklistę do uzupełnienia ]
1. Klient
Ustal: Dla kogo wdrażasz system?
Korzyść: Jednoznaczne ustalenie interesariuszy i zaangażowanie w projekt tych osób, których będzie on dotyczył.
Pierwszym krokiem na drodze do wdrożenia systemu jest określenie grupy osób, których problemy chcesz rozwiązać, a potrzeby zaspokoić. Innymi słowy, musisz określić głównego beneficjenta działań. Może nim być np.:
- dział HR, który chce usprawnić zarządzanie różnymi procesami za pomocą narzędzia IT
- menedżerowie działów, którzy potrzebują narzędzia wspierającego zarządzanie pracownikami
- pracownicy, którzy chcą mieć wgląd do celów i kompetencji
- zarząd, który potrzebuje narzędzia pokazującego pełny obraz firmy
2. Cel
Ustal: Po co wdrażasz system?
Korzyść: Zdefiniowanie głównego celu, który będzie realizowany przy pomocy platformy HRM.
Absolutnie konieczne jest ustalenie celu, dla którego wdrażasz system. Dzięki niemu zweryfikujesz, czy platforma HR na pewno jest potrzebna w Twojej firmie. Być może wystarczy poprawić w firmie niektóre procesy zaplanowane przez dział HR, bez udziału nowoczesnych technologii. Jeżeli natomiast system okaże się niezbędny, to wyznaczenie celu umożliwi sprawdzenie, w jakim stopniu został on osiągnięty po wdrożeniu narzędzia IT. Cel jest zawsze punktem odniesienia do tego, co ma być w systemie, jednakowo pod względem funkcjonalności, jak i raportowania.
3. Wizja
Ustal: Jak ma wyglądać system?
Korzyść: Zaprojektowanie oczekiwanych funkcjonalności oraz otrzymanie dokładnej wyceny wdrożenia systemu.
Wizja to słowo klucz w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi. Z perspektywy zarządu ważna jest wiedza na temat umiejętności i wiedzy pracowników w celu wykorzystania ich do ważnych planów na przyszłość. Natomiast dział HR chce usprawnić procesy, z którymi zmaga się na co dzień. Oto kilka wskazówek, jak stworzyć wizję.
- Ustal, jakie zdarzenie rozpoczyna proces, a jakie go kończy.
- Opisz, kto wykonuje określone zadania i jaki jest efekt poszczególnych prac.
- Sprawdź proces, przechodząc go wstecz.
- Wpisz w system czynności, które mają w nim być.
- Określ interesariuszy i inne systemy, na których pracę będzie wpływać platforma.
- Przeanalizuj wszystkie zebrane dane z procesu.
Spójna wizja systemu niesie za sobą wiele korzyści. Pozwala m.in. jednoznacznie określić interesariuszy i zaangażowanie poszczególnych osób, sprecyzować realne koszta czy też racjonalnie przygotować harmonogram projektu, testy i komunikację dotyczącą wdrożenia platformy HR.
4. Project manager
Ustal: Kto nadzoruje wdrożenie?
Korzyść: Ustalenie osoby, która zadba o prawidłowe, terminowe i sprawne wdrożenie rozwiązania IT w dziale HR.
Każdy dobry projekt powstaje na zasadach hierarchii i podziału zadań. Kluczową osobą w nadzorowaniu projektu jest PM, czyli project manager. W każdym tego typu przedsięwzięciu powinien brać odpowiedzialność za wszelkie zachodzące procesy. Nie musi to być osoba zatrudniona na cały etat, natomiast powinien mieć czas i umiejętność koordynowania zadań. Funkcją project managera jest troska o poprawne przeprowadzenie 7 omawianych kroków. PM nie musi mieć wiedzy z zakresu IT, natomiast doświadczenie i znajomość procesów HR są konieczne.
5. Harmonogram
Ustal: Jaki jest plan wdrożenia?
Korzyść: W przypadku konieczności zmiany harmonogramu możliwość podjęcia takich decyzji, które nie spowodują, że cel nie zostanie osiągnięty.
Jak w każdym projekcie, także we wdrożeniu systemu HRM musi być realny plan realizacji. Powinien uwzględniać nie tylko prace z dostawcą rozwiązania IT (systemu HR), ale także testy oraz komunikację zmiany w firmie (do pracowników). Odpowiedni harmonogram wdrożenia eliminuje ryzyko powstania nieścisłości, chaosu i – co gorsza – niewiedzy wśród pracowników. Wszystkie jednostki muszą zostać poinformowane i stopniowo wprowadzane do systemu.
6. Komunikacja
Ustal: Kogo poinformować o systemie?
Korzyść: Przygotowanie skutecznej komunikacji dotyczącej systemu oraz przeszkolenie tych osób, które powinny zostać przeszkolone.
Dobra komunikacja jest fundamentem skutecznego działania każdej dużej firmy. Komunikowanie to informowanie, a informacja to jedna z najlepszych walut. Podczas wdrażania systemu HRM należy wdrożyć całą załogę firmy: pracowników, menedżerów działów, HR Business Partnerów oraz zarząd. Kluczowe jest, aby informacje docierały w odpowiednim czasie i zakresie. Wprowadzanie platformy HR to kluczowa zmiana w firmie, dlatego należyte przygotowanie pracowników jest priorytetem.
7. Testy
Ustal: Czy i jakie testy są zaplanowane?
Korzyść: Dokładne przetestowanie systemu z uwzględnieniem uwag interesariuszy.
Testy powinny być dobrze zaplanowane i spójne z celami, które firma chce osiągnąć dzięki platformie HR. Umożliwiają uniknięcie zmian w trakcie użytkowania – to niezwykle ważne, by nie tracić czasu na wprowadzanie zmian. Pokazują również, czy system wygląda tak, jak zostało to zaplanowane, czy spełnia oczekiwania, wymagania i realizuje postawiony cel. Testy pozwalają wyłapać ewentualne nieprawidłowości i naprawić je zanim platforma HR zostanie udostępniona wszystkim użytkownikom.
Analiza wymagań systemu HR
[ pobierz checklistę do uzupełnienia ]
Jak widać, wdrożenie systemu wcale nie jest trudne, wystarczy podejść do zadania projektowo i odpowiednio się do niego przygotować. Ważne jest również, aby znaleźć dostawcę rozwiązań IT, który będzie partnerem wspierającym wprowadzenie zmiany w organizacji.
