Applicant Tracking System, który jeszcze niedawno był luksusowym narzędziem używanym jedynie przez międzynarodowe korporacje, staje się powoli standardem. Ten początkowo prosty program, pozwalający gromadzić w jednej bazie danych nadesłane CV, jest obecnie kompleksowym rozwiązaniem wspierającym proces rekrutacji. O tym, jak jest istotny dla współczesnego biznesu świadczy fakt, że używają go wszystkie firmy znajdujące się na liście 500 prestiżowego Forbes’a. Poniżej przedstawiamy 5 funkcji ATS, które są niezbędne, by usprawnić proces rekrutacyjny.
Zawartość artykułu
5 ważnych funkcji ATS
Ponad 20 stron praktycznej wiedzy i wskazówek!
Pobierz przewodnik „Jak wybrać i wdrożyć system ATS?”
Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy system ATS?
Każdy system ATS dostępny na rynku oferuje inną kombinację funkcji. Jeden z nich, elevato, posiada funkcjonalności, które są istotne z punktu widzenia prowadzenia i podsumowywania rekrutacji. Jest on intuicyjny i prosty w obsłudze, dzięki czemu wspomaga procesy, nie zaś je utrudnia jak nadmiernie rozbudowane narzędzia.
Publikacja ogłoszeń w wielu kanałach
Do tej pory większość rekruterów była skazana na tworzenie kolejnych ogłoszeń pracy „ręcznie”, co zwykle wiązało się z dużym nakładem czasu. Jednak dzięki narzędziu ATS elevato można z poziomu systemu szybko kreować, edytować, kopiować i publikować oferty pracy w wielu kanałach.
ATS elevato zapewnia:
- automatyczną publikację w zakładce Kariera na stronie firmowej,
- publikację w Intranecie,
- automatyczną publikację w portalach ogłoszeniowych,
- automatyczną publikację w mediach społecznościowych,
- integrację z OLX i StepStone.pl,
- rekomendacje pracownicze zgodne z RODO.
Punktem wyjścia jest założenie projektu rekrutacyjnego i stworzenie oferty pracy, na podstawie której system automatycznie przygotuje ogłoszenie. Jeśli bowiem należą one do danej oferty pracy, wyświetlają się na jednej liście. ATS daje on też możliwość dostosowania szaty graficznej ogłoszenia do specyfiki oferty – konkretnego stanowiska albo działu, identyfikacji wizualnej firmy. Pozwala on również na zdefiniowanie wyglądu i zawartości formularza aplikacyjnego, a także treści wszystkich wiadomości do kandydata. Tworzone bowiem w tym systemie ATS wiadomości mogą być spersonalizowane, co jest elementem pozytywnego candidate experience. Te funkcjonalności służą również marce pracodawcy, pozwalając na komunikację zgodną ze strategią employer brandingową danej firmy.
Zakładka Kariera na stronie firmowej
Warunkiem publikacji w czasie rzeczywistym ogłoszenia o pracę w zakładce Kariera na stronie firmowej jest integracja strony www z elevato. Odbywa się to poprzez prosty widget z wbudowaną wyszukiwarką ofert pracy albo API, dające webmasterom pełną kontrolę nad sposobem wyświetlania się ogłoszeń i formularzy aplikacyjnych.
Zakładka kariera na Facebooku
Dzięki elevato można automatycznie publikować ogłoszenia, zgodne z identyfikacją firmową, w zakładce Kariera na Facebooku. Może ona zawierać wyszukiwarkę ofert, a także dodatkowe informacje dotyczące procesu rekrutacji, warunków pracy, benefitów.
Portal OLX Praca
By publikować ogłoszenia o pracę na OLX, trzeba założyć na portalu konto oraz wykupić pakiety ogłoszeń, a następnie wprowadzić je do systemu elevato i autoryzować.
Inne kanały
System ATS daje możliwość wysłania oferty do portali ogłoszeniowych i mediów społecznościowych. Pozwala również na wiadomości do współpracowników z prośbą o polecenie kandydata. Umożliwia też udostępnianie ogłoszenia o pracę na profilu rekrutera na Facebooku, LinkedInie, Twitterze lub Yammerze.
Wygodna i szybka selekcja CV dzięki ATS elevato
Dzięki narzędziu ATS nie ma konieczności przeglądania CV w nieskończonej liczbie maili. Ponieważ wszyscy kandydaci, niezależnie od źródła, znajdują się w jednej bazie. Są oni także przypisani do określonych projektów rekrutacyjnych. Można ich filtrować według wielu kryteriów, jak np. firma, miejscowość, data urodzenia, stanowisko, doświadczenie, język czy zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Platforma ATS pozwala też na wyszukiwanie według fraz kluczowych oraz Boolean w poszczególnych modułach dotyczących kandydatów, jak CV i inne dokumenty, certyfikaty, wykształcenie, szkolenia, a także tagi. Ta wygodna i intuicyjna funkcja fundamentalnie zmienia i przyśpiesza proces selekcji.
W elevato dla każdego projektu rekrutacyjnego tworzona jest wspólna baza CV z kandydatami z wielu źródeł.
Do profilu każdego z nich z łatwością można dołączyć dokumenty, notatki i tagi.
Dzięki temu zarządzanie bazą jest zaskakująco łatwe.
Funkcje szybkiej weryfikacji kandydatów
- Szybki podgląd,
- Zaawansowane filtry,
- Szablony wiadomości,
- Przejrzysta ocena kandydatów,
- Notatki, zadania, tagi,
- Kalendarz spotkań,
- Konfigurowanie etapów rekrutacji zgodnie ze specyfiką firmy,
- Zarządzanie projektami rekrutacyjnymi i bazą CV.
ATS elevato gwarantuje dobrą współpracę z biznesem
ATS jest także wygodną platformą współpracy menedżerów i pracowników HR, począwszy od zgłoszenia wakatu, po stworzenie ogłoszenia, a następnie powiadomienia o zmianie statusów. Rekruterzy dysponują też opcją udostępniania menedżerom wszystkich albo wybranych kandydatów i innych informacji w ramach konkretnego procesu rekrutacyjnego. Strony zaangażowane w rekrutację mogą w prosty i czytelny sposób dzielić się uwagami i rekomendacjami, jak też mają dostęp do raportów z przebiegu procesu. Niezależnie od czasu, miejsca i… urządzenia: komputera, laptopu, telefonu.
Sprawna komunikacja pomiędzy menedżerami i rekruterami
- Zgłaszanie potrzeb rekrutacyjnych przez menedżerów,
- Udostępnianie menedżerom danych kandydatów przez rekruterów,
- Dzielenie się notatkami, rekomendacjami, ocenami,
- Dostęp przez komputer, laptop, telefon z każdego miejsca i o każdej porze.
Raporty i podsumowania w ATS elevato
Dzięki wbudowanym w ATS elevato funkcjom możliwa jest ocena wszystkich aspektów procesu rekrutacyjnego. System ten bowiem tworzy zaawansowane statystyki, raporty i podsumowania. Z ich pomocą łatwo na bieżąco optymalizować rekrutacje pod względem istotnych wskaźników KPI. Należy do nich m.in. przegląd najskuteczniejszych metod pozyskiwania kandydatów według źródeł aplikacji czy statusów. Dodatkowo ATS elevato pozwala na monitorowanie aktywności zespołu dzięki opcjom, takim jak: raporty z notatek, statusy projektów, stan spotkań, raporty z realizacji zadań przez rekruterów. Wszystkie zgromadzone w nim dane można wyeksportować do PDF lub do Excela w celu wydruku, raportowania i dalszej pracy.
Monitorowanie i optymalizowanie procesów
- Zestaw niezbędnych raportów,
- Przegląd skuteczności źródeł pozyskiwania kandydatów,
- Monitoring aktywności rekruterów,
- Eksport danych do PDF i Excela.
ATS elevato: bezpieczeństwo i zgodność z RODO
Wraz z wprowadzeniem RODO kwestie bezpieczeństwa i dostępu do danych kandydatów oraz zarządzania klauzulami i zgodami na przetwarzanie danych osobowych stały się fundamentem każdego procesu rekrutacyjnego. W przeciwieństwie do klasycznych form naboru, ATS elevato zapewnia kontrolę nad wszystkimi elementami wynikającymi z przepisów RODO i zaleceń Inspektora Ochrony Danych. System ten pozwala też na elastyczność w przetwarzaniu, gromadzeniu, archiwizowaniu i personalizowaniu (anonimizowaniu) potrzebnych dokumentów.
W praktyce oznacza to możliwość:
- Tworzenia i zarządzania zgodnego z RODO klauzulami informacyjnymi i zgodami,
- Uzyskiwania zgody na toczącą się rekrutację i przyszłe nabory,
- Samodzielną zmianę przez kandydata ważności zgody (wycofanie jej lub przedłużenie na przyszłe rekrutacje).
- Otrzymywanie raportów ważności zgód,
- Automatyczne usuwanie kandydatów po zamknięciu rekrutacji.
System ATS elevato generuje raporty ważności zgód oraz automatyczne usuwa dane kandydatów, którzy wyrazili zgodę na przetwarzanie swoich danych jedynie podczas konkretnej rekrutacji, po jej zamknięciu. Dzięki temu przetwarzanie danych odbywa się zawsze zgodnie z przepisami.
Bezpieczeństwo infrastruktury
Infrastruktura techniczna ATS elevato poddawana jest regularnie testom pod kątem zabezpieczenia przed działalnością oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu. Dysponuje też data center z certyfikatem ISO/IEC 27001:2013. Wyposażona jest także w zabezpieczenia fizyczne i logiczne przed zagrożeniami z sieci publicznej.
