Jak skutecznie pracować z hiring managerami?

Rekruter i hiring manager to duet, którego współpraca potrafi przynieść tak samo wiele satysfakcji, jak i frustracji. W tym artykule chcielibyśmy opowiedzieć Ci, jak zaprojektować wspólne działania tak, aby przyniosły jak najwięcej korzyści. Nie jest tajemnicą, że zrozumienie potrzeb obu stron jest kluczowe, aby proces rekrutacji był sprawny i efektywny, ale jak to zrobić? Odpowiadamy 🙂

Kim jest hiring manager i jaka jest jego rola

Pozornie dwie główne postaci w rekrutacji są oczywiste – rekruter i kandydat. Jednak moment rozpoczęcia procesu to nie publikacja ogłoszenia, a powstanie i zgłoszenie zapotrzebowania na obsadzenie stanowiska. I tutaj zaczyna się rola managera zatrudniającego.

Hiring manager, bo to o tej osobie mowa, przekazuje do działu HR informację o zapotrzebowaniu zapełnienia wakatu. Jednak jego rola nie kończy się tutaj! Współpraca hiring managera z rekruterem wpłynie na dobre zrozumienie potrzeb stanowiska, sourcing kandydatów oparty o realne potrzeby i skrócenie procesu. Po ukazaniu się ogłoszenia i spływie CV to hiring manager opiniuje dokumenty aplikantów, uczestniczy w rozmowach kwalifikacyjnych (czasem tylko w końcowych etapach), wydaje decyzję o zatrudnieniu, a na końcu wspiera proces onboardingowy.

To nie brzmi jak projekt, który można zamknąć w godzinę, a nie zapominajmy, że hiring manager ma przecież swoje codzienne obowiązki. Jak zatem przejść przez współpracę bezboleśnie i z korzyścią dla wszystkich stron?

Jak pracować efektywnie – etapy

Jeszcze przed zgłoszeniem potrzeby rekrutacyjnej warto uświadomić hiring managera, w jaki sposób to robić. Możesz przygotować formularz, możesz przeprowadzić spotkanie, możesz opracować manual. Ze swojego doświadczenia proponujemy formularz i spotkanie.

Dlaczego? Bo często łatwiej jest wytłumaczyć wagę poszczególnych informacji przekazywanych w potrzebie rekrutacyjnej podczas spotkania. Dobrze zgłoszone zapotrzebowanie pozwoli Ci poznać specyfikę danego stanowiska, zakres obowiązków, a nie tylko kluczowe warunki brzegowe (praca stacjonarna czy zdalna? Jakie widełki wynagrodzeń? Jaki rodzaj umowy możemy zaoferować?). Nierzadko będzie tak, że kiedy spojrzysz na zgłoszoną potrzebę rekrutacyjną, i tak pojawią się pytania.

Ustalcie i doprecyzujcie kwestię potrzeb danego stanowiska wspólnie. Warto zaznaczyć, że czas, który poświęcicie na to teraz, zaprocentuje w postaci braku spotkań korygujących w przyszłości. Postarajcie się zlokalizować potencjalne trudności, które mogą się wydarzyć w trakcie tej rekrutacji. Możesz skorzystać przy tym z przygotowanej przez nas formatki Persony kandydata.

Zrób krótki research na LinkedInie i spójrz, czy kandydaci w podstawowym wyszukiwaniu spełniają wszystkie wymagania, czy może pojawia się jakiś powtarzalny zestaw trudności. 

Spotkaj się z managerem na rozmowę wstępną, w czasie której możecie porozmawiać o:

• W jaki sposób i w jakim czasie będziecie się ze sobą komunikować. Jeśli to będą cykliczne spotkania, zablokujcie dla siebie nawzajem czas w kalendarzu, jeśli to będzie inna forma – upewnijcie się, czy jest dla Was równie dostępna.
• Jakie są kluczowe kompetencje, bez których nie zaprosisz danej osoby do udziału w procesie?
• O czasie trwania procesu – czy założenia hiring managera są realistyczne? Często wraz ze zgłoszeniem potrzeby rekrutacyjnej idzie duża presja, aby stanowisko obsadzić jak najszybciej. Jeśli dysponujesz wskaźnikami dotyczącymi tego, jak rozłożone w czasie były poprzednie procesy na to samo lub pokrewne stanowiska, warto się nimi podeprzeć. Uświadomienie czasu trwania procesu może zdjąć z Was dużo napięć w przyszłości.
• Jeśli używasz systemu ATS możesz upewnić się, że także hiring manager wie, jak z niego korzystać – takie rozwiązanie może być dla Was najwygodniejsze i najmniej absorbujące czasowo.

Podsumuj spotkanie z hiring managerem i wyślij mu maila po zakończonym spotkaniu. To pozwoli na wyznaczenie jasnych ram współpracy i ewentualne ujawnienie kwestii, które trzeba jeszcze doprecyzować. Dzięki temu będziecie partnerami w rekrutacji zamiast przeciwnymi stronami, które nie do końca rozumieją się nawzajem, ale bardzo się potrzebują.

Funkcje od elevato, które pozwolą Ci współpracować skutecznie

Z hiring managerem można komunikować się na różne sposoby. Wysyłać dokumenty aplikacyjne mailowo, omawiać je podczas spotkań, robić i wprowadzać notatki. To tradycyjne metody, które nie kosztują niczego poza czasem i ryzykiem, że któraś strona przeoczy maila lub zgubi notatkę. O kwestiach RODO nie wspominając.

W elevato znamy te bolączki, dlatego nasz ATS umożliwia współpracę z hiring managerami od momentu zgłoszenia potrzeby rekrutacyjnej aż do zatrudnienia. 

Potrzeba rekrutacyjna – hiring manager

Kiedy pojawia się stanowisko do obsadzenia, hiring manager ze swojego konta ma możliwość wypełnienia gotowego formularza potrzeby rekrutacyjnej. Nie musi zastanawiać się, czego potrzebujesz, wystarczy, że uzupełni to, co zobaczy na ekranie. 

Wiemy, że każdy proces i każda organizacja ma swoją specyfikę i potrzeby, dlatego na końcu formularza hiring manager znajdzie miejsce na wgranie dodatkowych dokumentów. Po przypisaniu potrzeby rekrutacyjnej do konkretnej osoby z działu HR, wiadomość pojawi się u konkretnej osoby w skrzynce. Na potrzeby tego przykładu załóżmy, że mail pojawił się u Ciebie.

Potrzeba rekrutacyjna – rekruter

Wchodzisz na swój profil w Elevato i widzisz nową potrzebę rekrutacyjną. Możesz ją zatwierdzić lub odrzucić. Jeśli wszystko jest w porządku, po zatwierdzeniu ATS przeniesie Cię do stworzenia projektu rekrutacyjnego.

Rozpoczęcie procesu

Na etapie projektu rekrutacyjnego możesz zaprojektować go od nowa lub wybrać dostępny szablon (o projektowaniu procesów pisaliśmy tutaj). Dodaj hiring managera do rekrutacji z ujęciem jego roli. Dzięki temu wszystkie zainteresowane osoby będą na bieżąco – wystarczy zajrzeć w ATS.

Z rozpoczęcia procesu płynnie przejdziesz do tworzenia oferty pracy, która zostanie automatycznie uzupełniona danymi zawartymi w zgłoszonej potrzebie rekrutacyjnej. Wszystko gotowe – treść zredagowana, masz przed sobą ogłoszenie idealne? Fantastycznie! Po kliknięciu przycisku „zapisz” oferta opublikuje się na wszystkich zintegrowanych stronach – w zakładce kariery i zintegrowanych portalach z ogłoszeniami o pracę. Zgody i klauzule RODO zostaną dodane przez system automatycznie.

Spływ aplikacji

Aplikacje spływają, ale już po ich wstępnym przejrzeniu wiesz, że nie wszystkie osoby zostaną zaproszone dalej. Aby nie dodawać hiring managerowi pracy, w prosty sposób możesz utworzyć regułę, która pozwoli na wyświetlanie mu tylko CV oznaczonych odpowiednim statusem. Dzięki temu odrzucone aplikacje nie będą zmniejszały decyzyjności hiring managera w kluczowych kwestiach.

Hiring manager po przejrzeniu aplikacji opiniuje je używając skali liczbowej i dodając status, np. „Umówić spotkanie”. Może także przeczytać Twoje notatki i dodać swoje (i wysłać Ci o tym mailowe powiadomienie), a także zerknąć na oczekiwania finansowe. To odróżnia go od weryfikatora technicznego, który widzi jedynie informacje o umiejętnościach kandydata i pole do wprowadzenia notatki technicznej.

Hiring manager nie daje się przekonać do zajrzenia w ATS? Nie wie, co traci! Ale nie martw się. Bez problemu wygenerujesz dla niego link do karty kandydata. Co ważne, link jest imienny: w systemie zawsze zostaje ślad, komu nadaliśmy uprawnienia do zajrzenia w dane osobowe aplikantów.

Umówienie spotkania

Zarówno hiring manager, jak i Ty macie możliwość zaproszenia kandydata na spotkanie i dodanie do niego dodatkowych osób. Spotkanie może odbywać się stacjonarnie lub online. ATS od Elevato można zintegrować z pakietem Microsoft 365 i Google Workspace tak, aby informacja o spotkaniu pojawiła się od razu w firmowym kalendarzu.

Jeśli nie działasz w żadnym z tych środowisk, ATS wygeneruje link do spotkania online za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji Jitsi.

Zatrudnienie i zamknięcie procesu

Po spotkaniach hiring manager podejmuje decyzję o zatrudnieniu. Twoje rekomendacje są bardzo ważne, ale pamiętaj, że to przełożony będzie miał nową osobę w zespole, który buduje, dlatego jego zdanie w tej kwestii jest kluczowe.

W Elevato możesz dodać własne szablony umów, aby przyspieszyć i zautomatyzować proces zatrudnienia. System automatycznie wstawi dane kandydata i będziesz mógł wysłać gotowe umowy do podpisu.

Po zatrudnieniu proces rekrutacyjny należy zamknąć. Kiedy to zrobisz, usunięte (zanonimizowane) zostaną aplikacje kandydatów, którzy nie dali zgody na przetwarzanie w przyszłych rekrutacjach. 

Podsumowanie

System ATS to ogromna wygoda, ponieważ wszystkie potrzebne informacje znajdują się w jednym miejscu. W podglądzie kandydata znajdziesz jego CV, podpięte dokumenty, historię spotkań, notatki swoje i innych osób zaangażowanych w proces. To znacznie skraca czas trwania samego procesu i korzystnie wpływa na decyzyjność. I co ważne: systemy ATS doceniają nie tylko rekruterzy, lecz także hiring managerowie. 

Zaciekawiliśmy Cię, czujesz, że potrzebujesz swojego ATS-a? Napisz do nas i umów się na prezentację 🙂

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij go!